Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нужно ли заключать соглашение об электронном документообороте». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Поэтому для того, чтобы получать документы, нужно подключиться к тому же оператору, к которому подключена компания, которая отправляет документы. Так что если ваши контрагенты работают через разных операторов, для того, чтобы обмениваться с контрагентами документами, вам придется заключить договор с каждым из операторов.
В марте 2020 года я зарегистрировался в качестве ИП, но расчётный счёт открыть не успел — попал на самоизоляцию.
Электронный документооборот с контрагентами: с чего начать
Первыми на электронный документооборот перешли не отдельные компании или ИП. Система электронного документооборота в ее современном виде затронула большинство бизнесменов десяток лет назад, когда налоговые органы и внебюджетные фонды стали вдруг требовать от налогоплательщиков и страхователей представлять не бумажную отчетность, а ее электронные образы.
С тех пор мы стали постигать все премудрости работы с электронными документами. Постепенно знакомились со спецпрограммами, позволявшими формировать электронные отчеты. Многократно посещали инспекции с одним электронным отчетом из-за невозможности самостоятельно выявить ошибки на стадии его подготовки (контроль происходил только непосредственно в программе контролирующего органа).
В связи с этими и некоторыми другими причинами работу с кадровыми документами ведут с применением бумаги.
В любом другом случае, электронная подпись, прежде всего, подчеркивает персональное участие конкретного лица в подписании документа.
В регистрационных данных поля номер и дата соглашения можно оставить пустыми, они не обязательные.
При заключении договора с удостоверяющим центром необходимо обратить внимание на правовой статус удостоверяющего центра.
Заявление заполняется в единственном экземпляре и передаётся в региональное Отделение ПФР (ОПФР). Соглашение составляется в двух экземплярах, подписывается уполномоченным лицом страхователя (на которого оформлен сертификат ЭЦП для представления отчётности в ПФР) и передаётся на подпись в УПФР по месту регистрации в качестве страхователя.
На 1 марта у вас был основной код 47.8? Он не относится к пострадавшим отраслям, нужна именно расшифровка -…
По общему правилу договоры между юридическими лицами заключаются в простой письменной форме (п.п. 1, 3 ст. 154, пп. 1 п. 1 ст. 161, п. 2 ст. 420, п. 1 ст. 434 ГК РФ).
Другие вопросы рубрики «Работа с контрагентами»
Преимуществами электронного документооборота компании стали пользоваться не только при взаимодействии с контролирующими органами, но и внутри бизнес-сообщества между собой.
В графе 4 ставите количество ставок преподавателей. Например, это может быть и 3 ставки (например, если максимум…
Перейдя на ЭДО с несколькими контрагентами, можно разослать остальным письма о переходе на ЭДО и пригласить их присоединиться к системе.
Электронный документ — это обычный док- или пдф-файл, который можно создать и прочитать в любом редакторе. Важно, чтобы он был подписан специальной электронной подписью и отправлен особым образом.
Заявление нужно заполнить и подписать в ПФР в 2 экземплярах. В графе «Спецоператор» укажите АО «ПФ «СКБ Контур».
Одним из доступных вариантов для минимизации рисков является электронный документооборот (ЭДО), который представляет собой, в том числе, и обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи.
В системе формируется сразу оригинал документа. Если проверяющие органы запрашивают какие-либо документы, можно распечатать им копии или отправить бумагу в электронном виде.
Сложившаяся практика более лояльно относится к заключению договора через обмен скан-копиями с подписями сторон.
Основные законодательные акты в сфере ЭДО:
- ФЗ «Об электронной подписи» от 6 апреля 2011 года №63-ФЗ. Регулирует применение электронной подписи, устанавливает порядок пользования данным инструментом.
- Приказ Минфина от 10 ноября 2015 года №174н. Посвящен порядку выставления и получения счетов-фактур в электронной форме.
- Налоговый кодекс РФ.
Данное действие регламентируется Федеральным законом от 06.12.11 № 402-ФЗ (о бухгалтерском учете). То есть, чтобы использовать обмен ЭД, включая первичку, следует зарегистрироваться у оператора, внести правки в учетную политику и заключить соглашение об обмене с контрагентом, который должен выполнить те же самые действия.
Если вы решили перейти на электронные документы
Электронный документ, подписанный электронной подписью, может применяться в любых правоотношениях, если законодательство РФ не содержит прямого запрета на их использование. Таким образом, договоры, различные счета, заявки, отчеты, заявления, а также товарные накладные, акты и даже счета-фактуры и т.д. могут быть электронными.
Запрещено составлять и использовать в электронном виде документы строгой отчетности, требования к оформлению которых, жестко закреплены в нормах законодательства РФ.
Соглашение об обмене электронными документами может не предполагать подключения оператора ЭДО и допускать использование неквалифицированных сертификатов при подписании, что будет накладывать определенные ограничения. Основным ограничением является обмен теми ЭД (электронными документами), в отношении которых установлены требования передачи только через операторов.
Однако оценка достоверности того, что электронный документ действительно исходит от стороны договора, зависит в том числе от вида электронной подписи, который будут использовать стороны. Если электронные документы подписываются квалифицированной электронной подписью, они признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.
Электронный документооборот представляет собой способ работы с документами. Особенности электронного документооборота состоят в том, что электронные документы, подписанные электронной цифровой подписью. Такой документ, подписанный ЭЦП, равен по своему значению документу на бумажном носителе.
Пятая причина связана с тем, что сегодня многие компании работают в различных регионах, с разными городами, поэтому для организации эффективного бизнеса необходимо ускорить документооборот и упростить взаимоотношение между сторонами. В этой связи интуитивно многие компании вводят электронный документооборот.
Нужно ли заключать с контрагентом отдельное соглашение об электронном документообороте, чтобы обмениваться документами в электронном виде в системе ViPNet ЭДО?
Для них доставка бумаг напрямую влияет на скорость сделок. Издержки на документооборот могут составлять сотни тысяч рублей в год, а риски, связанные с потерями, ошибками и штрафами от налоговой, еще больше увеличивают расходы.
Электронную подпись прикрепляют к любому документу, после чего он считается подписанным. Документ можно прочитать и без подписи. Она лишь гарантирует, что перед вами тот самый неизменный документ, в том виде, в котором его вам отправили. Если поменять что-то в документе и сохранить, поменяется его набор битов — подпись будет недействительной.
При составлении договора необходимо сделать специальную ссылку на возможность заключения, изменения договора, а также ведения деловой переписки по исполнению договора в электронном виде.
В отдельных отраслях, например в ювелирном производстве, передавать через оператора желательно не только внешние, но и некоторые внутренние документы организации. Внутренние документы обычно не обязательно подписывать усиленной квалифицированной подписью. По решению самой организации может быть достаточно усиленной неквалифицированной или даже простой электронной подписи.
Обратитесь за подписью на соглашении в сервисный центр, где приобретали Контур.Экстерн.
Обязательно ли одновременно заключать договор с удостоверяющим центром — организацией, выдающей электронные подписи?
В настоящих условиях, в случаях, не терпящих отлагательств, рекомендуем заключать договоры купли-продажи, аренды недвижимости, иные виды договоров, требующих соблюдения нотариальной или простой письменной формы, в виде предварительного или рамочного договора, соглашения о намерениях, позволяющего закрепить вашу волю и условия сделки, которые впоследствии будут оформлены надлежащим образом.
Хранение документации в цифровом формате регламентируется теми же сроками, что и для бумажных аналогов. Важно отметить, что для целей бухгалтерского учета «первичка» хранится 5 лет, а для целей налогообложения – 4 года. На практике бывали случаи утери при ЧП и прочих обстоятельствах электронных документом, поэтому в соглашении важно прописать возможность получения копий у контрагента.
Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, определены ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ “Об электронной подписи” (далее – Закон № 63-ФЗ).
Неквалифицированная электронная подпись – криптографически преобразованная информация (процесс называется – хеширование), позволяющая определить личность владельца. Такая подпись усилена средствами криптошифрования (ст. 12 ФЗ «Об электронной подписи»).
Как составить соглашение об ЭДО между юрлицами
Какими документами можно обмениваться электронно, как составить соглашение с контрагентом для налаживания электронного взаимодействия и что прописать в регламенте?
Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.
Обратим внимание, что п. 2 ст. 434 ГК РФ не указывает вид электронной подписи, который должны использовать стороны договора при обмене документами посредством электронной связи для того, чтобы договор считался заключенным.
Все эти условия вместе и представляют собой соглашение, которое фактически является документом-регулятором обмена в цифровом виде.
Доказательствами того, что договор заключен, может являться принятие полного или частичного исполнения по договору. Либо иное подтверждение действия договора, при котором сторона не вправе недобросовестно ссылаться на то, что договор является незаключенным.