Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое гриф утверждения документа». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л.Гавлин, А.С.Красавин, Л.В.Кузнецов и др.; Общ. ред.
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами, включает 13 знаков и является постоянным реквизитом.
Код формы документа представляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации – ОКУД; только на документах, имеющих унифицированную форму, название которой включено в классификаторы управленческой документации. Код состоит из 7 знаков. Код формы документа – обязательный реквизит для оформления всех документов, кроме письма.
ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА
Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Этот реквизит указывается на общем бланке или бланке вида документа (например: приказ, распоряжение, постановление, протокол и т.д.).Место составления или издания указывают с учётом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
2. Создание грифа «Утверждение»
При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.
Обязательно указывать почтовый адрес и номера телефонов. Почтовый адрес оформляются в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утверждённых Постановлением Правительства РФ в 2004 году. В нём указывается: название улицы, номер дома, наименование населённого пункта (города, посёлка), наименование области, края, почтовый индекс.
Я надеюсь, что мой совет, как побороть смещение границ, поможет вам в работе с таблицами. Берегите лучезапястную мышцу!
Такой подход исключает вероятность подделки бумаги. Рассматриваемый гриф указан в перечне реквизитов ГОСТ Р 6.3О- 2ОО3. Есть определённые правила размещения рассматриваемой формы.
В ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» находим подтверждение этому: документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом (п. 3.16).
Гриф утверждения – особый способ введения документа в действие. Он проставляется на некоторых видах актов, договоров, инструкциях и других документах. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.
Рассмотрим ситуацию, когда сначала на первой странице создали таблицу, а потом решили сверху текст добавить. Собственно, мы только что создали такую ситуацию. Выход есть!
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лиц утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
Процедура утверждения образца документа представляется окончательным шагом в его формировании. Существует перечень бумаг, подлежащих обязательному согласованию.
Оттиск печати проставляется так, чтобы захватить часть наименования должности лица, подписавшего документ. Иногда это место помечают буквами «МП» или изображением круга с пометкой «ставить точно в круг». Оттиск печати должен хорошо читаться.
Дата (день месяца) утверждения в грифе «УТВЕРЖДАЮ» проставляется должностным лицом, утвердившим документ.
После подписания некоторых видов документов требуется их утверждение, после чего они приобретают юридическую силу. Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: специально издаваемым документом (чаще всего распорядительным: постановлением, решением, приказом, иногда протоколом)…
Дата (день месяца) утверждения в грифе «УТВЕРЖДАЮ» проставляется должностным лицом, утвердившим документ.
Сначала необходимо подготовить документ (например приказ), которым будет утверждаться другой документ (например, Регламент) (Пример 1).
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
Таким образом, издание распорядительного документа для утверждения какого-либо документа позволяет не только дать необходимые разъяснения, но и регламентировать работу, касающуюся не самого утверждаемого документа, а того, как наиболее эффективно ввести его в действие.
Последовательность утверждена ГОСТом и подлежит обязательному соблюдению.
- Сверху прописывается слово УТВЕРЖДАЮ. Указанное слово пишется всегда в именительном падеже, в единственном числе и в настоящем времени.
- Далее вносится должность, которую занимает руководящее лицо. Должность указывается под словом УТВЕРЖДАЮ.
- Прописывается название компании. Название компании должно быть внесено полностью, в развёрнутом виде.
- В последнюю очередь прописывается дата, согласно которой произошло согласование. Дата вносится фактическая.
УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 16. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.
«Утверждаю» на документе — образец
ГОСТ Р 7.0.3-2006: Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Издания. Основные элементы.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утвердившего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
Подпись на разных видах документов имеет некоторые особенности. Оформляя реквизит «Подпись», необходимо помнить следующее.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
ПРИЛОЖЕНИЕ А (справочное). СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
Ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность. Печати делятся на гербовые и простые. Гербовая печать – круглая с изображением в центре герба РФ, по окружности указывается полное название учреждения.
При наличии двух или нескольких грифов утверждения они могут располагаться справа и слева от наименования вида документа, размещаемого по центру.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ на № _______ от _________Этот реквизит размещается на бланке и заполняется при составлении письма-ответа.
Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству. Основанием для составления перечня являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов.
Гриф согласования документа стоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Например: СОГЛАСОВАНО Ректор Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации…
При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения включает слово УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованное с наименованием вида утверждаемого документа.
Как правило, согласовывать образцы может исключительно генеральный директор. Как вариант, утверждением может заниматься руководитель организации.
Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.
Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО согласуются с видом документа, например: инструкция УТВЕРЖДЕНА, положение УТВЕРЖДЕНО.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.
Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.
1.1. Оформление реквизитов
Такой вариант представляется самым элементарным. На процедуру не требуется много времени. После того, как руководитель ознакомится с содержимым образца документа, он ставит свой автограф, тем самым согласовывая его.
Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение № 1, Приложение № 2). Если приложение одно, оно не нумеруется.
Гриф утверждения документа является его реквизитом, т.е. обязательным элементом, несущим определенные сведения. Утверждение штатного расписания (ст. 57 ТК РФ), графика отпусков (ст. 123 ТК РФ), графика сменности (ст. 103 ТК РФ) и других локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, может производиться приказом (распоряжением) как работодателя, так и установленного должностного лица.