Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заполнить книгу учета движения трудовых книжек». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна заполняться. Просто иметь заведенную книгу недостаточно!
Занесите серию и номер трудовой книжки или вкладыша. Работники старшего возраста могут предъявить трудовые книжки образца 1938 г., где нет серии и номера.
Основные правила заполнения журнала движения трудовых книжек
В отличие от большинства журналов учета, книга заводится не на один отчетный период, а применяется из года в год до тех пор, пока не закончатся страницы. По окончании текущей книги оформляется новая.
С этой целью были разработаны Правила ведения и хранения, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила). Ставить дату необходимо в определенной последовательности. Пример написания: 22.11.2016. Запись: 22 ноября считается неправильной.
Книга учета движения трудовых книжек: правила заполнения и образец
В журнал по учету движения трудовых книжек должна быть занесена следующая информация:
- о трудовых книжках, отданных в кадровую службу сотрудниками при устройстве на работу}
- о трудовых книжках и их вкладышах при трудоустройстве в первый раз в данную организацию, а также пометки о вкладышах, которые выдаются на протяжении работы в этой компании.
Впишите дату и номер распорядительного документа (приказа, распоряжения) или иного решения работодателя (например, протокола общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью), на основании которого произведен прием работника.
Последняя страница содержит подпись ответственного лица либо руководителя организации. Журнал учета должен быть опечатан сургучной либо пленочной печатью, в соответствии с ГОСТом.
Принятие нового сотрудника на работу сопряжено с предоставлением работодателю необходимых документов и оформлением трудового соглашения. Факт занятия вакантной должности новым сотрудником отображается в приказе о приеме на работу, после чего в его трудовой книжке делается соответствующая запись.
Дату следует проставлять цифрами строго в формате XX.XX.XXXX. То есть если, к примеру, книжка была оформлена 29.11.2019, то нужно указать 29.11.2019.
Каждый работодатель, будь то руководитель организации или индивидуальный предприниматель, должен вести строгий учет и правильное хранение документов, которые обусловлены деятельностью служащего персонала. Эта обязанность подтверждена законом: соответствующие положения содержатся в Правилах по оформлению и ведению документооборота, и Инструкции по делопроизводству.
Бланки будущих трудовых книжек и их вкладышей подлежат строгому учету в специальной приходно-расходной книге. Она находится «на балансе» бухгалтерского отдела.
В последние годы довольно часто учет сотрудников в различных организациях и компаниях ведется в электронном виде. Не составляет исключения и книга движения трудовых. Ее страницы разрабатываются в формате Ворда или эксел, что удобно для внесения информации. Чиновники не имеют возражений, тем более, что в 2002 году был принят Федеральный закон об электронной подписи.
Журнал учета трудовых книжек (образец)
Нельзя заполнить, а потом выкинуть тетрадь. Ведь журнал учета трудовых книжек должен сохраняться внушительный срок – 75 лет.
Законодатель не делает разницы между организациями по величине финансовых оборотов или численности персонала – обязанность вести регистр учета трудовых формуляров одинакова и для огромной корпорации, и для мини-предприятия со скромным штатом.
Заполнение книги учета осуществляется по особым правилам. Кроме этого, он должен шнуроваться, а страницы должны быть прошиты. Кроме того, на документ в обязательном порядке ставится опечатка. В противном случае книга учета теряет свою юридическую силу, и документ признается недействительным. В случае если сотрудник увольняется, ему должны вернуть трудовую книжку.
Имейте в виду: проверка, проводимая трудовой инспекцией, начинается с просмотра обязательных регистров, в том числе книги/журнала учета движения трудовых документов. Отсутствие ее чревато наложением немалого штрафа – от 30 до 50 тысяч рублей.
Заполнение книги учета осуществляется по особым правилам. Кроме этого, он должен шнуроваться, а страницы должны быть прошиты. Кроме того, на документ в обязательном порядке ставится опечатка. В противном случае книга учета теряет свою юридическую силу, и документ признается недействительным. В случае если сотрудник увольняется, ему должны вернуть трудовую книжку.
Значит, нумерация каждой книги начинается заново. И нумерация с начало года продолжается ( с единицы, если книга закончилась, и необходимо завести новую).
Руководство по ведению журнала учета трудовых книжек
Книга заполняется и хранится в административной службе организации, в функции которой входит прием и увольнение персонала: отдел кадров, бухгалтерия, секретариат и т.д.
Твердая обложка. Книга имеет крайне длительный срок хранения – 75 лет. Мягкая обложка не позволит сохранить документ в пригодном виде на протяжении такого срока.
Графа 9 предназначена для отражения реквизитов документа, который закрепил поступление работника в штат фирмы (приказ о приеме).
Что касается срока хранения документа, то он довольно длительный и составляет 75 лет. После окончания Книги она сдается на хранение в архив предприятия или любой другой отдел, который выполняет функции хранения документов.
Они предусматривают, что все трудовые документы работников, вкладыши, находящиеся в них, а также запасные их бланки должны фиксироваться в специальном журнале, а именно в книге учета движения трудовых книжек.
Понятие о регистрации документов, значение этой процедуры с юридической стороны и значимость процесса в делопроизводстве показывают, что кадровой службе любой организации приходится работать с большим числом регистрационных журналов и книг, которые в большинстве случаев не имеют строгой формы. Исключением является журнал, регистрирующий трудовые книжки. Если у принятого работника уже вшит вкладыш в трудовую книжку, то в журнал записывается только первоначальный документ.
Внимание! Книга имеет стандартную форму, которая утверждена Положением №3 Постановления Минтруда РФ за № 69 от 10. 10. 2003. На ее станицах отображается вся информация о внутренних перемещениях данных документов.
Грамотное ведение журнала и корректное внесение данных указывает на то, что должностное лицо досконально изучило порядок его заполнения. Согласно положениям, в него необходимо записывать трудовые книжки:
- переданные в отдел кадров при оформлении на работу;
- только что оформленные, поскольку трудоустройство является первичным;
- вкладыши, которые выдаются после окончания места в основном формуляре.
Порядок внесения исправлений в журналы регистрации приказов законом не установлен. Он устанавливается работодателем самостоятельно на локальном уровне.
Важно! Правила предписывают, что вести нужно не только заполненные документы, но и бланки, которые будут выданы в дальнейшем.
Какими чернилами нужно заполнять КУДТК (книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них)?
Вместе с обязанностью ведения предписанного регистра учета, на предприятии следует должным образом организовать этот процесс.
Подскажите, пожалуйста, увольняясь с предыдущей работы кадровик сделал ошибку в дате приказа, это была последняя запись в трудовой. Надо ли исправлять? И куда обращаться?
В настоящее время для пломбировки этих документов часто используется специальная контрольная пломба. Она представляет собой одноразовый индикаторный прибор, предназначение которого заключается в обнаружении факта несанкционированного доступа. При его использовании, прежде чем начать заполнение книги, нужно вписать номер устройства в специальную строку.
Т.е. вы хотите спросить, как исправить запись задним числом? Такой ответ я вам точно не дам, тем более, увольнение в связи с ликвидацией вам точно не поможет с досрочным выходом на пенсию — для этого требуются иные основания.
Что делать если книга учёта движения трудовых книжек не велась?
В журнале регистрации трудовых договоров забыли зарегистрировать несколько договоров. Хватились сейчас, перед проверкой Гострудинспекции. После забытых договоров уже зарегистрировали следующие. Что делать и как исправлять? Что будет, если ГИТ заметит это?
Кто ведет реестр выданных личных медицинских книжек? Должен ли работодатель фиксировать в специальном журнале принятые от работников личные медицинские книжки?
Законодатель обязывает любого работодателя вести учет всех поступивших к нему книжек (п. 40 правил ведения книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Стоит принять к сведению, что та книга, которая оказалась «неправильной», ни в коем случае не должна быть уничтожена. Это связано с тем, что в ней содержится информация не только о работниках, принятых ранее, но и отметки о получении трудовых книжек увольняемых сотрудников.
Как правильно заполнить журнал
Смотря где, в первую очередь. Как правило же, если характер пятна позволяет, можно воспользоваться так называемой «мазилкой», с помощью которой закрашивают записи или в данном случае кляксу.
Журнал учета трудовых книжек предстоит вести весь период существования субъекта хозяйственной деятельности, поэтому регистр надлежит оформить соответствующим образом:
- облачить журнал в жесткий переплет;
- пронумеровать по возрастающей;
- прошить и опломбировать книгу, заверить сургучом или номерной разовой пломбой. Шнур для прошивки закрепляется на последней странице журнала с двух сторон – изнутри и снаружи.