Новый ГОСТ по оформлению документов в 2022 году

1. ФНС и её доверенные партнёры — для ЮЛ и ИП.
2. Банк России — для кредитных организаций.
3. Федеральное казначейство — для бюджетных организаций.

\r\n\r\n

Межведомственная рабочая группа при правительстве РФ, в состав которой входят представители Минцифры, ФНС и других госорганов, решила ввести переходный период для использования электронной доверенности (иначе «машиночитаемой доверенности», МЧД). Об этом сообщает РБК со ссылкой на представителя вице-премьера Дмитрия Чернышенко. Участники заседания отметили, что переходный период необходим, чтобы информационные системы и участники ЭДО успели подготовиться к работе с МЧД.

Новое в учетной политике на 2022 год

\r\n\r\n

С 1 января 2022 года лица, уполномоченные подписывать отчетность, должны были перейти на новый формат подписания документов: использовать личную электронную подпись физлица и прилагать к ней машиночитаемую доверенность (МЧД). Такой порядок вводили поправки в 63-ФЗ «Об электронной подписи». В связи с поздним появлением соответствующих нормативных правовых актов участники рынка ЭДО могли не успеть перейти на МЧД к 1 января 2022 года.

\r\n\r\n

Межведомственная рабочая группа при правительстве РФ, в состав которой входят представители Минцифры, ФНС и других госорганов, решила ввести переходный период для использования электронной доверенности (иначе «машиночитаемой доверенности», МЧД). Об этом сообщает РБК со ссылкой на представителя вице-премьера Дмитрия Чернышенко. Участники заседания отметили, что переходный период необходим, чтобы информационные системы и участники ЭДО успели подготовиться к работе с МЧД.

С 1 января 2022 года лица, уполномоченные подписывать отчетность, должны были перейти на новый формат подписания документов: использовать личную электронную подпись физлица и прилагать к ней машиночитаемую доверенность (МЧД). Такой порядок вводили поправки в 63-ФЗ «Об электронной подписи». В связи с поздним появлением соответствующих нормативных правовых актов участники рынка ЭДО могли не успеть перейти на МЧД к 1 января 2022 года.

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее — документы), в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), класс 0200000.

Настоящий стандарт определяет состав реквизитов документов, правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения настоящего стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.

При подготовке и оформлении документов используют реквизиты, определения которых приведены в ГОСТ Р 7.0.8.

01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

02 — эмблема;

03 — товарный знак (знак обслуживания);

04 — код формы документа;

05 — наименование организации — автора документа;

06 — наименование структурного подразделения — автора документа;

07 — наименование должности лица — автора документа;

08 — справочные данные об организации;

09 — наименование вида документа;

10 — дата документа;

11 — регистрационный номер документа;

12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

13 — место составления (издания) документа;

14 — гриф ограничения доступа к документу;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — заголовок к тексту;

18 — текст документа;

19 — отметка о приложении;

20 — гриф согласования документа;

21 — виза;

22 — подпись;

23 — отметка об электронной подписи;

24 — печать;

25 — отметка об исполнителе;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка о поступлении документа;

28 — резолюция;

29 — отметка о контроле;

30 — отметка о направлении документа в дело.

5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.

Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.2 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Пример

ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен в действие 01/07/18, и именно он устанавливает базовые требования по оформлению документов в делопроизводстве. Рассмотрим обзорно, что собой представляет этот документ.

Он достаточно объемный, с подробным изложением информации, предназначенной для делопроизводителей, секретарей, руководства. Требования подразделяются в нем следующим ниже порядком:

1. Общие требования к созданию документа. Сюда входят: характеристика материальных носителей документа (бумажный, электронный), порядок нумерации страниц, рекомендуемые для набора шрифты, отступы, интервалы, выравнивание, длина строки – в цифрах, с выделением важных нюансов.
2. Состав реквизитов. Первая группа 01-08 включает в себя герб, товарный знак, знак обслуживания, код документальной формы, наименование организации, ее подразделения, должности автора документа, данные организации справочного характера. Вторая группа 09-16 объединяет данные о документе: наименование, дату, номер, ссылку на рег. номер, где составлен, пометку об ограничении доступа, кому адресован, гриф, подтверждающий утверждение. Третья группа 17-18 – это реквизиты заголовка текста и сам текст. Четвертая группа 19-30 – различные визирующие, резолюционные, контрольные, согласовательные отметки, подпись, печать, данные об исполнителе. По каждому реквизиту даны рекомендации, как он оформляется и где располагается в документе. К примеру, подчеркивается, что наименование вида документа можно опустить, только если это деловое письмо, а место составления можно не указывать, если указание на местонахождение организации уже есть в ее наименовании.
3. Бланки. Отдельно законодатель характеризует бланки документов, рекомендуемый формат для обычных документов, для резолюций, предельные размеры полей. Следует описание, как должны располагаться реквизиты на том или ином бланке, какого вида бумага должна использоваться.

В приложениях А, В даны:

• схема расположения реквизитов документа на титульном листе;
• образцы бланков документов организации с расположением реквизитов.

На заметку! В ГОСТе уделено много внимания вопросам электронного документооборота, в связи с его все более широким распространением.

На какие реквизиты документов и правила оформления следует обратить внимание особое внимание, используя ГОСТ Р 7.0.97-2016, прежде всего?

Вот эти важные моменты:

1. Шрифты. Для создания документа размер шрифтов ограничен, можно использовать только 12, 13, 14 номера. Допускается более мелкий шрифт, но только в таблицах.
2. Герб. На документах теперь можно отражать герб субъекта РФ, муниципального образования (10 мм от верха листа).
3. Реквизиты. Такие реквизиты фирмы, как ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП, указываются в составе реквизита «справочные данные об организации».
4. Отметка об ограничении доступа к информации документа. Она проставляется на первом листе, сверху, в углу.
5. Обращение к адресату. Теперь можно использовать обращение «господин» и «госпожа», сокращая его: «г-ну», «г-же». Если у адресата есть электронная почта и письмо отправлено по этому каналу, можно указать электронный адрес, на который отправлялось письмо.
6. Печать организации. Она не должна «перекрывать» подпись должностного лица под документом.
7. Подпись. Гражданин, имеющий право подписывать документы за временно отсутствующего руководителя, не может в напечатанном бланке перед должностью руководителя ставить знак косой черты, использовать предлог «за». Исправление может быть внесено от руки или поставлен определенного вида штамп, свидетельствующий о том, что подписывает документ другой человек.

Требования к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время государственным стандартом, действующим с середины прошлого года за №Р 7.0.97-2016. На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.

В действующем ГОСТе законодатель предлагает рекомендации по оформлению реквизитов, бланков, излагает требования при создании документов. По сравнению с утратившим силу стандартом, некоторым спорным и неясным вопросам уделено особое внимание. В частности, разъясняется, каким шрифтом должен создаваться документ, как оформляется подпись за директора иного ответственного лица, и говорится о том, что печать организации не должна ставиться поверх подписи ответственных лиц.

Новый гост для оформления документов

С 01.01.2022 вступают в силу изменения[1], внесенные в Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»[2] (далее – Федеральный закон № 63-ФЗ), которые вводят новый порядок выдачи сертификатов и использования КЭП.

Согласно ч. 1 ст. 17.2 новой редакции Федерального закона № 63-ФЗ в случае использования КЭП при участии в правоотношениях юридических лиц:

1) применяется КЭП юридического лица, квалифицированный сертификат которой выдается УЦ ФНС России в установленном уполномоченным федеральным органом порядке с указанием в качестве владельца квалифицированного сертификата физического лица, действующего от имени юридического лица без доверенности (единоличный исполнительный орган – далее ЕИО);

2) в случае, если от имени юридического лица электронный документ подписывает работник, не являющийся ЕИО, электронный документ подписывается КЭП, оформленной на этого работника, и одновременно представляется электронная доверенность на этого работника, которая должна быть подписана КЭП, указанной в пункте 1. Предоставление доверенности контрагенту осуществляется посредством ее включения в пакет электронных документов.

На линию Службы поддержки пользователей фирмы «1С» поступают вопросы от организаций, в том числе касательно механизма получения сертификатов и использования КЭП с 01.01.2022. В статье ответим на наиболее часто встречающиеся вопросы.

Все ли организации и индивидуальные предприниматели с 01.01.2022 должны получать сертификаты КЭП в УЦ ФНС России?

Есть исключения. Кредитные организации, операторы платежных систем, некредитные финансовые организации и индивидуальные предприниматели, осуществляющие виды деятельности, перечисленные в ч. 1 ст. 76.1 Федерального закона от 10.07.2002 № 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)»[3], получают сертификаты КЭП в УЦ Центрального банка Российской Федерации. Должностные лица государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственному органу или органу местного самоуправления организации – в УЦ Федерального казначейства.

Какой порядок получения сертификата КЭП организации для работы с 01.01.2022? Возможно ли получение сертификата КЭП организации не в УЦ ФНС России, а в другом уполномоченном УЦ? Есть ли перечень таких организаций?

С 01.07.2021 ФНС России уже начала осуществлять выдачу сертификатов КЭП организациям. Услуга по выдаче сертификатов КЭП предоставляется в операционных залах налоговых органов. Воспользоваться этой услугой можно не во всех территориальных подразделениях, а только в тех, которые входят в перечень, опубликованный на портале ФНС России в разделе «Иные функции ФНС России» (далее выбирайте «Удостоверяющий центр ФНС России», «Порядок получения электронной подписи»). Можно обратиться в ближайшую точку выдачи КЭП – услуга оказывается экстерриториально.

Чтобы получить КЭП, необходимо выполнить ряд действий (Алгоритм). Подробно рассмотрим их.

• Электронная подпись: вчера, сегодня, завтра

• Электронная подпись: виды и использование

Документы можно подготовить как в электронном, так и в рукописном виде. Для каждого варианта есть свои ГОСТы.

1. Машинописным способом в соответствии с ГОСТ 13.1.002-2003. Межгосударственный стандарт. Репрография. Микрография. Документы для микрофильмирования. Общие требования и нормы (введен в действие Постановлением Госстандарта России от 26.02.2004 № 63-ст).
2. Рукописным методом, используя положения ГОСТ 2.304-81. Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Шрифты чертежные (утверждён Постановлением Госстандарта СССР от 28.03.1981 № 1562).
3. Применяя ЭВМ, согласно ГОСТ 2.004-88. Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ (утверждён Постановлением Госстандарта СССР от 28.11.1988 № 3843).
4. На электронных носителях информации.

Обратите внимание, что текстовые документы электронных (ТДЭ), согласно правилам, допускается готовить с использованием стандартизованных информационных моделей программ. Данные будут либо сгенерированы автоматически с помощью специализированных программных средств из заранее подготовленных фрагментов, либо набираются вручную.

Правила ГОСТ к оформлению тестовых документов отличаются. Всё зависит от того, кто утверждал стандарт (Таблица 1).

Таблица 1. Разница и сходство редакций ГОСТ.

При переносе части таблицы на ту же или другие страницы наименование нужно поместить только над первой частью таблицы.

Нумерацию документов ЕСКД позволяет сделать как сквозной, так и отдельной для каждого раздела.

В требованиях к текстовым документам содержится ряд запретов. Например, требования единой системы конструкторской документации (ЕСКД 2020) года запрещают:

1. Указывать индексы стандартов без обозначения присвоенного им регистрационного номера.
2. Писать математические знаки без числового сопровождения.
3. Ставить знак минус для обозначения отрицательных чисел.
4. Перечеркивать круг в качестве обозначения диаметра.

В самом тексте недопустимо применять:

5. Сокращения слов, кроме установленных правилами русской орфографии, соответствующими государственными стандартами, а также в данном документе.
6. Обороты разговорной речи, техницизмы, профессионализмы.
7. Для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов в русском языке.
8. Произвольные словообразования.

К физическим величинам тоже есть требования:

9. Нельзя сокращать обозначения единиц физических величин (если они употребляются без цифр, за исключением единиц физических величин в заголовках и боковиках таблиц и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы и рисунки).

Отклонение от обязательных требований не допускается, в соответствии с действующими правилами следует оформлять любой элемент текста.

С 1 июля 2022 года в многофункциональных центрах государственных и муниципальных услуг можно будет оформить электронные дубликаты бумажных документов. Перечень таких документов и порядок их оформления своим постановлением утвердил Председатель Правительства Михаил Мишустин.

Всего в перечне – 19 документов. В их числе – военный билет, удостоверения и документы, подтверждающие право на получение социальной поддержки, сведения о доходах, свидетельство об усыновлении, различные медицинские справки и судебные решения. Также в перечне – документы об образовании и квалификации (в том числе выданные за рубежом), свидетельства ЗАГС, выданные за пределами России, и их нотариально заверенные переводы на русский язык, документы об инвалидности, полученные за границей.

Сама процедура оформления дубликатов проста. Сотрудник отсканирует документ, заверит электронной цифровой подписью и вернёт владельцу. Затем в течение часа электронный дубликат появится в личном кабинете гражданина на портале госуслуг. Таким образом, при последующем обращении в МФЦ или органы власти гражданину больше не потребуется лично предоставлять оригинал того или иного документа, и ещё больше государственных и муниципальных услуг можно будет оформлять дистанционно.

Электронные дубликаты документов, а также сведения о создании этих дубликатов будут бессрочно храниться в личном кабинете на портале госуслуг.

Расширение функционала МФЦ – один из этапов работы по совершенствованию оказания государственных услуг. На важность этой работы неоднократно обращал внимание Михаил Мишустин. Так, в ходе ежегодного отчёта в Госдуме глава Правительства подчеркнул, что взаимодействие с государственными органами для людей и бизнеса должно быть как можно более удобным.

Работа Правительства:

• Государственные и муниципальные услуги

Министерства и ведомства, органы при правительстве:

• Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации (Минцифры России)

Ноябрь

• Январь
• Февраль
• Март
• Апрель
• Май
• Июнь
• Июль
• Август
• Сентябрь
• Октябрь
• Ноябрь
• Декабрь

• Методические рекомендации по составу и учету затрат и формированию финансовых результатов от 1994-01-01
• Общие указания по применению СБЦ от 2002-08-10
• Единые нормы продолжительности проектирования и строительства предприятий, зданий и сооружений и освоения проектных мощностей
• СН 283-64 «Временные нормы продолжительности проектирования»
• Рекомендации по определению коэффициента к базовым ценам на проектные работы, учитывающего дополнительные затраты организаций на льготные выплаты по заработной плате
• Рекомендации по применению национальных стандартов системы проектной документации для строительства (СПДС) при выполнении проектных и изыскательских работ

Эскиз – это предварительный, упрощенный, черновой рисунок. Исходя из этого понятия. эскизный проект тоже можно рассматриваться как предварительный и упрощенный документ. Он разрабатывается, чтобы определить общую концепцию объекта, изделия. В сфере строительства разработка эскизных проектов не является обязательным требованием. Это решение принимается заказчиком и проектировщиками.

Эскизные проекты разрабатывают те же организации, что оформляют основной комплект проектной, рабочей и исполнительной документации. К работе над документами могут привлекаться не только проектировщики, но и инженеры, техники, архитекторы, конструкторы, дизайнеры. Перечень специалистов зависит от вида объекта или изделия, в отношении которого ведется работа.

Архитектурное бюро «МБР» предлагает услуги по разработке эскизных проектов, других видов документации в сфере строительства, проектирования. Мы не только оформим эскизный проект, но и разъясним изложенные в нем концепции, идеи, технические решения. Это упростит и ускорит работу над основным комплектом проектной документации.

Кто сможет получать электронные подписи в 2022 году по действующим правилам

До начала работы над проектом строительства нового дома нужно определить его концепцию, внешний вид, особенности архитектурного построения. Если заказчика устраивается какой-либо типовой готовый проект, оформлять эскизную документации не имеет смысла. В эскизном проекте дома можно описать:

• один или несколько вариантов концепции (идеи) нового дома;
• особенно архитектуры дома, элементов фасада, крыши;
• примерный вариант интерьера, который впоследствии доработают дизайнеры;
• план инженерных сетей, мест размещения электропроводки, коммуникаций, инженерно-сантехнического оборудования;
• планы этажей с отображением конфигурации всех помещений;
• отдельные планы на фасады, кровлю, другие элементы объекта;
• схемы прокладки вентиляции, дымоходов.

Чтобы представить заказчику эскизы с достаточно конкретными данными, можно сразу указывать в проекте реальные технические параметры – толщину стен и перегородок, крыши и перекрытий, оконных и дверных проемов. Все эти данные можно перевести в информационную трехмерную модель дома, т.е. сделать визуализацию. Это наглядно покажет, какой вариант строительства предлагают проектировщики. Также в информационной модели можно менять почти все параметры, чтобы отследить изменения по внешнему виду и характеристикам объекта.

Разработка эскизного проекта на нежилое здание осуществляется примерно по тем же правилам. Но есть и ряд специальных нюансов, которые нужно учесть проектировщикам при описании концепции объекта:

• градостроительные требования и ограничения могут касаться выбора месторасположения здания на участке, его высоты и этажности, других параметров;
• на выбор архитектурной концепции и цветовой схемы повлияют требования архитектурно-градостроительного облика города (естественно, это не столь актуально для объектов за пределами городской черты);
• нужно сразу учесть нормы пожарной, санитарной, эпидемиологической и иной безопасности (их перечень может отличаться для разных видов нежилых зданий);
• на концепцию нежилого здания повлияют показатели транспортной и пешей доступности, места расположения общих инженерных коммуникаций, точек подключения к ним.

В пояснительной записке можно указать и обосновать предварительную стоимость строительных работ, материалов и конструкций. Чем точнее будут указаны технические параметры объекта, тем точнее будет и предварительная смета.

Комментарий эксперта. Больше всего вариантов концепций и идей можно указать для многофункциональных зданий. В них могут располагаться помещения и зоны с кардинально разным целевым и функциональным назначением. Например, весь первый этаж здания может занимать супермаркет, тогда как на остальных этажах будут офисы, переговорные, помещения под коворкинг и т.д. Эскизный проект будет предусматривать разные варианты планировки указанных помещений, дизайна интерьера, других моментов.

Стоимость разработки эскизного проекта указывается в договоре. Чтобы согласовать ее, наши специалисты изучат документы и сведения на будущий или существующий объект, техническое задание. Также стоимость эскизного проекта можно включить в общую цену проектных работ. Предварительные расценки можно посмотреть в таблице ниже.

Сроки разработки проекта тоже определяются индивидуально. Например, эскизный проект на дизайн интерьера наши специалисты оформят за 5-7 дней. Если речь идет о проекте на новое здание, то срок оформления документов будет больше.

Архитектурное бюро «МБР» специализируется на проектировании новых объектов, различных видов строительных работ. Для оформления эскизного проекта мы предлагаем следующие услуги:

• обмеры, обследования, инженерные изыскания;
• помощь в подготовке технического задания, исходных сведений и документов для проектирования;
• подготовка визуализации эскизного проекта;
• проектирование пожарной безопасности;
• разработка иных документов, которые нужны для строительства, реконструкции и других видов работ.

Хотя согласования эскизного проекта не требуется, мы поможем их пройти в отношении основной проектной документации. Подробнее об условиях сотрудничества можно узнать на предварительной консультации.

ВАЖНО!

Проверьте действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования. Если ссылочный стандарт заменен (изменен), то руководствуйтесь заменяющим (измененным) стандартом. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.

Собрали в таблицу нормативные ссылки, которые использовали в ГОСТ Р 21.1101-2013.

Требования к оформлению документов по делопроизводству

Собрали в таблицу нормативные ссылки, которые использовали в ГОСТ 21.501-2018.

ВАЖНО!

Проверьте действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования. Если ссылочный стандарт заменен (изменен), то руководствуйтесь заменяющим (измененным) стандартом. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

СИСТЕМА ПРОЕКТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ДЛЯ СТРОИТЕЛЬСТВА

ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ПРОЕКТНОЙ И РАБОЧЕЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

SYSTEM OF DESIGN DOCUMENTS FOR CONSTRUCTION.

MAIN REQUIREMENTS FOR DESIGN AND WORKING DOCUMENTS

ГОСТ Р 21.1101-2013

Дата введения — 1 января 2014 года

Настоящий стандарт устанавливает основные требования к проектной и рабочей документации для строительства объектов различного назначения.

Примечание – В настоящем стандарте понятие «строительство» включает в себя новое строительство, реконструкцию, техническое перевооружение и капитальный ремонт объектов капитального строительства.

Общие правила выполнения и комплектования графической и текстовой документации, установленные в 4.1 и в разделах 5 и 8, и правила внесения изменений, установленные в разделе 7, распространяются также на отчетную техническую документацию по результатам инженерных изысканий для строительства.

3.1. Термины и определения

В настоящем стандарте применены термины по , ГОСТ Р 21.1001, ГОСТ Р 21.1002, ГОСТ Р 21.1003, а также следующие термины с соответствующими определениями:

3.1.1. Основная надпись: совокупность сведений о проектном документе, содержащихся в графах таблицы установленной формы, помещаемой на листах проектной и рабочей документации.

3.1.2. Основной комплект рабочих чертежей: графический документ, содержащий необходимую и достаточную информацию в виде чертежей и схем, предназначенный для производства строительных и монтажных работ определенного вида (марки).

3.1.3. Полный комплект рабочей документации: совокупность основных комплектов рабочих чертежей, необходимых для строительства здания или сооружения, дополненных прилагаемыми и ссылочными документами.

3.1.4. Марка: буквенный или буквенно-цифровой индекс, входящий в обозначение рабочей документации и определяющий ее отношение к определенному виду строительно-монтажных работ или обозначающий основные отличительные особенности строительных конструкций и их элементов.

3.1.5.

3.1.6.

3.1.7. Нетиповое изделие: изделие (конструкция, устройство, монтажный блок) технологических систем, внутренних и наружных систем и сетей инженерно-технического обеспечения зданий и сооружений, впервые разработанное и изготовленное, как правило, на месте монтажа (в заготовительной мастерской монтажной организации).

3.1.8.

3.1.9.

3.1.10.

3.1.11.

3.1.12. Оборудование: технологическое оборудование (машины, аппараты, механизмы, грузоподъемные и другие технические средства, обеспечивающие соответствующий технологический процесс), а также инженерное оборудование зданий и сооружений, обеспечивающее безопасные и благоприятные условия для жизнедеятельности людей.

3.1.13.

3.1.14. План: вид сверху или горизонтальный разрез здания или сооружения.

3.1.15. Фасад: ортогональная проекция наружной стены здания или сооружения на вертикальную плоскость.

Примечание – Различают фасады: главный, боковой, дворовый и др.

3.1.16.

3.1.17.

3.1.18.

3.1.19.

3.1.20. Обозначение: реквизит документа, представляющий собой его идентификационный (различительный) индекс.

Примечание. Каждому документу присваивают обозначение, которое записывают в установленных местах (в основных надписях, на титульных листах и т.п.).

6.1. К схемам расположения элементов сборной конструкции, монолитной железобетонной конструкции, к чертежам расположения технологического оборудования и/или трубопроводов, установок (блоков) технологического, санитарно-технического и другого оборудования, а также к другим чертежам составляют спецификации по форме 7 (Приложение К).

При выполнении чертежей групповым методом составляют групповые спецификации по форме 8 (Приложение К).

6.2. Спецификацию помещают, как правило, на листе чертежей, где изображены схемы, планы расположения оборудования и трубопроводов, планы установок. Допускается выполнять спецификацию на отдельных листах в качестве последующих листов чертежей.

6.3. В электронных моделях, при необходимости, спецификации и другие таблицы на чертежах допускается выполнять в рабочем пространстве электронной модели с учетом положений ГОСТ 2.052. В этом случае их рекомендуется выполнять на отдельном информационном уровне.

6.4. Спецификации строительных изделий составляют по ГОСТ 21.501.

ЕСКД 2020: как оформлять документацию по-новому?

7.1. Общие положения

7.1.1. На основании положений раздела 7 настоящего стандарта могут быть разработаны стандарты организаций, учитывающие особенности внесения изменений в проектные документы в зависимости от объема документации, условий документооборота и используемых САПР и СЭД.

7.1.2. Изменением документа, ранее переданного заказчику, является любое исправление, исключение или добавление в него каких-либо данных без изменения обозначения этого документа.

Обозначение документа допускается изменять только в случае, когда разным документам ошибочно присвоены одинаковые обозначения или в обозначении документа допущена ошибка.

Внесение изменений в расчеты не допускается.

7.1.3. Если изменение документа неприемлемо, то должен быть выпущен новый документ с новым обозначением.

7.1.4. Любое изменение в документе, вызывающее какие-либо изменения в других документах, должно одновременно сопровождаться внесением соответствующих изменений во все взаимосвязанные документы.

7.1.5. Изменения вносят в подлинник документа.

7.1.6. Информацию о факте изменения документа указывают:

• в бумажных документах — в основной надписи этих документов и/или в таблицах регистрации изменений;
• в ДЭ — в реквизитной части этих документов;
• в графе «Примечание» документов и ведомостей, предназначенных для учета документов.

7.2. Разрешение на внесение изменений

7.2.1. Изменение документа (в том числе его аннулирование) выполняют, как правило, на основании разрешения на внесение изменений (далее — разрешение). Разрешение выполняют на бумажном носителе по формам 9 и 9а (Приложение Л) или как ДЭ.

Разрешение регистрируют в соответствии с ГОСТ Р 21.1003.

7.2.2. Разрешение утверждает руководитель организации – разработчика документа или другое уполномоченное им должностное лицо.

Разрешение является основанием для получения подлинников документов и внесения в них изменений.

7.2.3. Подлинники разрешений на бумажном носителе хранят в архиве организации.

7.2.4. Изменения в каждый документ (например, основной комплект рабочих чертежей, спецификацию оборудования, изделий и материалов) вносят на основании отдельного разрешения.

Допускается составлять одно общее разрешение на изменения, вносимые одновременно в несколько документов, если изменения взаимосвязаны или одинаковы для всех изменяемых документов.

Изменения в документы основного комплекта рабочих чертежей, оформленного отдельными документами (см. 4.2.5), а также в документы тома проектной документации вносят на основании одного общего разрешения.

7.2.5. При внесении изменений в ДЭ разрешение допускается не оформлять, если в САПР и СЭД ведутся учет и хранение версий документа и обеспечивается контроль доступа, исключающий возможность несанкционированного внесения изменений.

7.3. Внесение изменений

7.3.1. Изменения обозначают порядковыми номерами (1, 2, 3 и т. д.). Один порядковый номер изменения присваивают всем изменениям, которые вносят в документ по одному разрешению. Его указывают для всего документа, независимо от того, на скольких листах он выполнен.

7.3.2. При внесении изменений в подлинник ДЭ любое изменение индексируется как новая версия этого документа.

7.3.3. Изменения в бумажные подлинники документов вносят:

• зачеркиванием;
• подчисткой (смывкой);
• закрашиванием белым цветом;
• введением новых данных;
• заменой листов или всего документа;
• введением новых дополнительных листов и/или документов;
• исключением отдельных листов документа.

При этом учитывают физическое состояние подлинника.

7.3.4. Изменения в документы вносят автоматизированным и рукописным способами.

7.3.5. Рукописным способом изменения вносят в бумажные подлинники документов в соответствии с 7.3.9-7.3.16.

После внесения изменений подлинники должны быть пригодны для изготовления копий документации надлежащего качества способами репрографии.

7.3.6. Внесение изменений в ДЭ производят путем выпуска новой версии документа с внесенными изменениями.

7.3.7. При внесении изменений автоматизированным способом изготовляют новый подлинник с учетом вносимых изменений и сохраняют его прежнее обозначение.

Новый подлинник изготовляют также, если для рукописного внесения изменений недостаточно места или возможно нарушение четкости изображения при исправлении.

Если заменяют или добавляют один или несколько листов подлинника, то на них сохраняют инвентарный номер, присвоенный подлиннику.

При замене всех листов подлинника ему присваивают новый инвентарный номер.

7.3.8. Изменения в сметную документацию осуществляют автоматизированным способом с заменой всего документа.

7.3.9. Изменяемые размеры, слова, знаки, надписи и т. п. зачеркивают сплошными тонкими линиями и рядом проставляют новые данные.

7.3.10. При изменении изображения (части изображения) его обводят сплошной тонкой линией, образующей замкнутый контур, и крестообразно перечеркивают сплошными тонкими линиями в соответствии с рисунком 16.

Создание единого экономического пространства привело к тому, что государства отказываются от некоторых национальных особенностей хозяйствования, в т.ч. и от национальных систем управления документацией, переходя на единые, общие для всех принципы. Этому способствует тот факт, что деятельность многих современных компаний давно вышла за пределы национальных границ. Свободному перемещению капитала нужна большая прозрачность систем управления организациями. Новые экономические реалии поставили перед Международной организацией по стандартизации ¹ проблему выработки единого международного стандарта по управлению документацией.

И такой стандарт был принят в 2001 году – ISO 15489:2001 «Information and documentation – Records management – General» ². Он был разработан на основе 6 австралийских стандартов по управлению документами с учетом опыта других стран. ISO 15489:2001 активно применялся во многих странах мира и, безусловно, сыграл огромную роль в формировании общих принципов и подходов к управлению документами. В частности, терминология этого стандарта была использована разработчиками Типовых функциональных требований к управлению официальными электронными документами ³ – европейского стандарта, предназначенного для тестирования и сертификации информационных систем управления документами.

Российский стандарт, идентичный ISO 15489:2001, был принят в 2007 году – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования» ⁴ и содержал положения об управлении документами любого формата и на любых носителях, создаваемых и получаемых различными организациями.

В 2016 году ISO приняла новую версию стандарта – ISO 15489:2016 ⁵, при разработке которого был учтен опыт применения стандарта 2001 года за весь период его функционирования. Вот на его базе и был подготовлен новый российский ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы» ⁶, который вводится в действие с 1 января 2020 г. и заменит собой первый вариант стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007.

Новый российский стандарт идентичен международному ISO 15489-1:2016. Оба международных стандарта ISO 15489-1:2001 и 15489-1:2016 состоят из двух частей:

• первая устанавливает общие принципы управления документами;
• вторая часть (Guidelines) является рекомендациями по применению в организациях положений первой части стандарта.

Вторая часть по статусу является не стандартом, а техническим отчетом ИСО, поэтому в нашей стране в качестве национального стандарта в 2007 и 2019 году принимались только первые части ISO 15489. Вторую часть в обозримом будущем в качестве российского стандарта ждать не стоит.

За период с 2005 года в России практически ежегодно утверждались стандарты в сфере управления информацией и документами, разработанные на базе стандартов ИСО:

• ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов»;
• ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «СИБИД. Процессы управления документами. Метаданные для документов»;
• ГОСТ Р ИСО 22310-2009 «СИБИД. Информация и документация. Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования к управлению документами»;
• ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR15801:2009 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности»;
• ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению»;
• ГОСТ Р ИСО 15836-2011 «Информация и документация. Набор элементов метаданных Dublin Core»;
• ГОСТ Р 13008-2015 «Информация и документация. Процессы конвертации и миграции электронных документов»;
• ГОСТ Р 57551-2017/ISO/TR18128:2014 «Информация и документация. Оценка рисков для документных процессов и систем».

Кроме того, в 2015 году в России был принят первый из серии стандартов ИСО на системы управления документами, – ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» ⁷, а в 2018 году – ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Требования» ⁸. В 2015 году был принят третий международный стандарт ИСO 30302:2015 (название на русском:…

• Свежие
• Посещаемые

Новый стандарт устанавливает ряд новых правил, отличающихся от тех, что были приведены в старом. К наиболее важным относятся:

1. Порядок создания и правила оформления документов в делопроизводстве 2021 г. Здесь рассматривают такие вопросы, как шрифты и гарнитуры, абзацные отступы и интервалы, поля и форматирование.
2. Инструкция по заверению копий документов. Обязательная надпись расширилась.
3. Система оформления реквизитов. Изменились привычные, появились новые и исключены некоторые старые.

В ГД разъяснили новый порядок оформления электронных дубликатов документов

Почти весь документооборот ведется на компьютере, но допускается и бумажная документация (п. 3.1 ГОСТ). Было решено, что правила их стилевого оформления необходимо зарегламентировать. Теперь допустимо печатать документ с двух сторон листа. Сейчас поля в документе по ГОСТу в 2021 г. оформляют по новым правилам: следует проставить одинаковые размеры для левого поля лицевой страницы и правого оборотной (п. 3.2 Госстандарта). Кроме того, при создании документации на двух и более страницах, второй и следующие листы необходимо пронумеровать. Номера страниц проставляют в середине верхнего поля на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

По новому регламенту отдается предпочтение свободно распространяемым бесплатным шрифтам размера 12, 13, 14. Ранее в Госстандарте в п. 3.3 были указаны конкретные шрифты: Times New Roman, Calibri, Arial, Verdana, но в новой редакции наименования шрифтов убраны.

Другие правила оформления делового письма по ГОСТу в 2021 году:

1. Для экономии места уменьшают шрифты в таблицах.
2. Интервал используют как полуторный, так и одинарный. Рекомендованный абзацный отступ — 1,25 см (Приказ 244-ст от 14.05.2018).
3. Регламент устанавливает требование к длине строки. При книжной ориентации она не превышает 7,5 см, при альбомной — 12 см (п. 3.5 Госстандарта).

Изменились правила заверения копий. Первая часть заверяющей надписи осталась прежней. Она состоит из слова «Верно», ФИО, должности и подписи лица, уполномоченного на ее проставление, и даты.

Если копию предстоит передать в другую организацию, необходимо дать ссылку на подлинник. Необходимо написать, в какой организации он находится и в каком деле хранится. Последний обязательный реквизит — печать компании.

Еще одно важное новшество, включенное в правила оформления приказов в делопроизводстве по ГОСТу в 2021 г., — отметка об электронной подписи. Во времена принятия предыдущего стандарта ее еще не использовали. А теперь стоит запомнить состав такой отметки:

• надпись «Документ подписан электронной подписью»;
• номер сертификата ключа;
• ФИО его владельца;
• срок его действия.

Возможно присутствие герба Российской Федерации, эмблемы органа власти или эмблемы организации.

Теперь бумаги содержат наименование должности лица структурного подразделения автора документа. При необходимости в правом верхнем углу допускается присутствие ограничительного грифа. А вот идентификатора электронной копии в них больше нет.

Примечательное обновление: при оформлении графы «Адресат» инициалы теперь должны стоять строго после фамилии. То же самое применимо к отметке об утверждении. Но в подписи их по-прежнему размещают перед фамилией.

Принципы ведения делопроизводства утверждаются локальным нормативным актом предприятия: типовой инструкцией по делопроизводству, правилами хранения документации и ведения архива, номенклатурой дел предприятия. Утверждаются такие документы приказом руководителя.

Похожие записи:

• Трудовой кодекс РФ 2022 срок оплаты больничного
• Экология и природопользование кем можно работать
• Страны таможенного союза список на 2018 год