Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Авансовый отчет 2022 год образец». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Общие правила заполнения авансового отчета таковы:
- С 30.11.2020 данный отчет составляется в течение того количества рабочих дней, которое установлено в локальных актах работодателя, с момента:
- истечения срока, на который выданы средства, указанного в заявлении работника о выдаче денег под отчет;
- выхода сотрудника на работу, если срок, на который выданы деньги, истек в период его болезни или отпуска.
Требование о 3-х дневном сроке представления отчета с 30.11.2020 исключено указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У. Исключение — возвращение из командировки. В данном случае подотчетник обязан отчиаться в течение 3-х дней.
За нарушение срока работника можно наказать материально.
Подробнее об этом см. в статье «Работник опять задержал первичку? Накажите рублем».
- Отчет оформляется по унифицированной форме АО-1 или по форме, принятой организацией.
Скачать бланк отчета вы можете у нас на сайте — см. «Унифицированная форма № АО-1 — авансовый отчет (скачать)».
- Заполняется совместными усилиями работника и бухгалтера.
- Утверждается руководителем.
- В качестве приложений к отчету обязательны документы, подтверждающие понесенные работником расходы — чеки, счета, билеты и т. п.
Образец заполнения авансового отчета в 2021 — 2022 годах
Изменений по авансовым отчетам в 2021 году не было – этот документ по-прежнему обязателен для заполнения. Если авансовый отчет составляется в электронной форме, необходимо использование электронной подписи всеми сотрудниками, участвующими в его заполнении (письмо Минфина от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232).
Ознакомиться с примером и образцом заполнения авансового отчета вы можете на нашем сайте. Рассмотрим условный пример.
Допустим, 21.01.2021 ООО «ИКС» выдало своему сотруднику Смирнову О. Д. деньги в размере 20 000 руб. на приобретение 5 картриджей для принтеров. Неиспользованных авансов за ним не было. Покупка была совершена в тот же день, а отчет работник представил на следующий день, т. е. 22 января.
Работник потратил всего 18 950 руб. (НДС покупка не облагалась т. к. продавец применяет УСН). Неиспользованные средства в размере 1 050 руб. он вернул в кассу сразу при сдаче отчета в бухгалтерию.
Приведем образец заполнения авансового отчета для данной ситуации.
Заполнение авансового отчета требует совместной работы подотчетного лица и бухгалтера. Заполненный отчет, подписанный главным бухгалтером и руководителем, является документом, на основании которого отражаются операции в учете.
Дополнительно материалы по теме расчетов с подотчетными лицами смотрите в статьях:
- «Составляем приказ о подотчетных лицах — образец»;
- «Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса»;
- «Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами (нюансы)»;
- «Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами».
В авансовом отчете подотчетное лицо отражает как и на какие цели потрачен полученный аванс. Обязанность отчитаться по форме 0504505 возникает у сотрудника, получившего от работодателя деньги на следующие расходы:
- командировочные с учетом суточных;
- представительские;
- закупку товаров, работ или услуг;
- расчеты с контрагентами;
- и прочие целевые расходы за счет выданных авансов.
Авансовый отчет двухсторонний — то есть печатается на одном листе с двух сторон. Подотчетное лицо и бухгалтер могут заполнять форму вместе, но часто бухгалтеры предпочитают формировать документы самостоятельно — это допустимо.
Первый этап — шапка документа. Подотчетное лицо заполняет базовые сведения — наименование учреждения, структурное подразделение и свои данные: ФИО, должность и назначение аванса.
Бухгалтер в правом верхнем углу прописью указывает сумму отчета, вписывает реквизиты организации и присваивает отчету номер.
Сумма отчета всегда указывается по фактическим расходам. Если сотрудник получил 15 000 рублей, а потратил 22 000, то отчет будет на 22 000 рублей. Если же, наоборот, сотрудник получил 18 000 рублей, а потратил 16 000 — на сумму 16 000 рублей.
Авансовый отчет составляется при выдаче подотчетным лицам организации или ИП денежных средств авансом.
Если сотрудник потратил собственные средства, а компания впоследствии ему их возместила, отчет составлять не нужно. Главное условие подготовки этого документа — выдача средств авансом.
К подотчетным лицам в 2019 году относятся сотрудники, работающие в организации (или у ИП):
- по трудовому договору;
- по гражданско-правовому договору (ГПХ).
Обязанность составления отчета в отношении внештатных сотрудников, трудящихся в организации на основании договоров ГПХ, подтверждается в том числе письмом Банка России от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859.
Не допускается выдача или передача выданных средств иным лицам, например, сотрудникам контрагента или близким родственникам. Отчитаться за израсходованные средства обязан только тот сотрудник, которому они выданы.
Заполнить документ, подтверждающий выдачу средств под отчет, можно двумя способами:
- На бумаге.
В этом случае документ скрепляется подписями бухгалтера, главного бухгалтера, руководителя и лица, которому выданы средства.
- В электронной форме.
При заполнении отчета в форме электронного документа вместо собственноручных подписей он заверяется электронной подписью. Для этого подойдет простая и (или) усиленная неквалифицированная электронная подпись. При этом подпись должна быть у всех лиц, участвующих в формировании, проверке и утверждении отчета (Письмо Минфина от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232).
Выдача средств сотруднику под отчет производится на основании следующих документов:
- Письменного заявления сотрудника.
Заявление составляется в свободной форме с обязательным указанием суммы средств, выдаваемых под отчет, и сроке, на который они выдаются. После получения заявления руководитель ставит на нем свою подпись и дату.
- Распорядительного документа.
Распорядительный документ составляется руководителем организации или ИП и служит основанием выдачи денег под отчет. Денежные средства могут быть выданы и без заявления сотрудника только на основании приказа руководителя (ИП). Обратите внимание, что распорядительный документ должен составляться на каждую выдачу средств под отчет.
Авансовый отчет для бюджетников: порядок заполнения в 2021 году
После получения авансового отчета бухгалтер проверяет корректность его заполнения, наличие подтверждающих расходы документов и целевое использование выданных средств.
Срок проверки авансового отчета законодательно не установлен и может быть прописан в локальном нормативном акте организации или ИП.
После этого бухгалтер заполняет графы 7-9 оборотной стороны отчета и лицевую сторону бланка.
После проверки и заполнения отчета бухгалтером он визируется главным бухгалтером и направляется на утверждение руководителю (ИП).
Проверив отчет, руководитель (ИП) ставит свою подпись в правом верхнем углу лицевой стороны бланка и возвращает документ обратно в бухгалтерию для проведения окончательного расчета с сотрудником.
Если сотрудником возвращена часть неизрасходованных средств, они оформляются приходным кассовым ордером и возвращаются в кассу. Если сотрудник потратил больше средств, чем ему выдано, то перерасход оформляется расходным кассовым ордером и выдается сотруднику.
Рассмотрим наиболее часто встречающие бухгалтерские проводки при составлении авансового отчета.
|
Проводка |
Операция |
| Выдача средств подотчетному лицу | |
| Дт 71 Кт 50 | Аванс выдан работнику наличными из кассы |
| Дт 71 Кт 51 | Средства перечислены на личную банковскую карту сотруднику |
| Дт 55 Кт 51 | Аванс перечислен на корпоративную карту |
| Дт 71 Кт 50 | Выданы проездные документы сотруднику под отчет (авиа, ж/д билеты, талоны на ГСМ и т. д.) |
| Отражение в учете товаров и материалов, приобретенных подотчетным лицом | |
| Дт 10 Кт 71 | Приобретение материалов для производственных нужд |
| Дт 41 Кт 71 | Приобретение товаров |
| Дт 08 Кт 71 | Командировочные расходы |
| Дт 26 КТ 71 | Общехозяйственные расходы |
| Дт 44 Кт 71 | Расходы, связанные со сбытом продукции |
| Возврат остатка (выплата перерасхода) после утверждения авансового отчета | |
| Дт 50 Кт 71 | Возврат остатка наличными в кассу |
| Дт 51 Кт 71 | Перечисление остатка аванса на расчетный счет |
| Дт 71 Кт 51 | Сотруднику возвращен перерасход наличными средствами из кассы |
| ДТ 71 Кт 51 | Перерасход перечислен работнику на личную банковскую карту |
| Отражение средств, неподтвержденных авансовым отчетом | |
| Дт 94 Кт 71 | Расход, не подтвержден авансовым отчетом и не возвращен в установленный срок |
| Дт 70 Кт 94 | Удержание неподтвержденной подотчетной суммы из зарплаты сотрудника при условии его согласия |
Авансовый отчет, заполняется в одном экземпляре самим подотчетным лицом и бухгалтером.
Отчету присваивается номер и проставляется дата. На лицевой стороне отчета указывается наименование организации, ФИО генерального директора, подразделение, ФИО подотчетного лица, должность, табельный номер сотрудника, наименование аванса.
В табличной части необходимо указать сведения о наличии остатка, перерасходе по предыдущему авансу (если он есть), а также сумму текущего аванса. Указывается общая сумма полученных и израсходованных денежных средств, сумма остатка либо перерасхода и информация о бухгалтерских счетах, на которых отражается подотчет.
На оборотной стороне (в графах 2-4) в хронологическом порядке работник перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расходы, в 5 графе — указывается сумма затрат. В 7 графе бухгалтер вписывает сумму расходов, принятых к расходу, в 9 графе — счета (субсчета), 8 графу заполняет бухгалтер, если денежные средства сотрудник получил в валюте.
Обратите внимание на то, что подтверждающие первичные документы, указанные в авансовом отчете, работник прикрепляет к отчету. К этим документам относятся кассовый или товарный чек, товарные накладные, ПКО и т.д. Без этих документов организация не сможет отразить производственные расходы и принять к вычету НДС.
Авансовый отчет включает отрывную расписку о принятии отчета к проверке. Заполняет ее бухгалтер, отрезает ее и отдает подотчетному лицу. В расписке указывается ФИО подотчетного лица, реквизиты авансового отчета, сумму выданных денежных средств и количество документов.
Вроде бы все просто и понятно, но есть риск ошибки при составлении авансового отчета.
Скачать бланк авансового отчета
Если в установленный срок подотчетное лицо не предоставило авансовый отчет, то это является нарушением кассовой дисциплины. Данное нарушение предусматривает следующие штрафные санкции:
- Административная ответственность за отсутствие первичных документов. Данное нарушение приравнивается к грубейшему нарушению требований к бухучету и бухгалтерской отчетности и предусматривает штраф до 10 000 рублей. При повторном нарушении штраф возрастает до 20 000 руб. (ст. 15.11 КоАП)
- В части налогового законодательства это влечет за собой штрафные санкции доначислений сумм за неуплату НДФЛ и страховых взносов, недоимки по налогу на прибыль (налогу при УСН). Санкции предусматривают штраф для организации или ИП в размере 20% от суммы доначислений (ст. 122, 123 НК)
Еще раз обратим внимание на основные нарушения, на которые может обратить внимание налоговый инспектор:
- отсутствие подтверждающих документов к авансовому отчету;
- отсутствие заявлений на выдачу авансового отчета.
В соответствии с ч.1 ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ авансовые отчеты необходимо хранить в течение 5 лет после отчетного периода. Порядок хранения авансовых отчетов каждая организация выбирает самостоятельно. Как правило, авансовые отчеты с приложенными подтверждающими документами прошиваются в хронологическом порядке либо поквартально.
Обратите внимание, что ЦБ внес в поправки в Указание № 3210-У (Указание ЦБ от 05.10.20 № 5587-У) тем самым, упростив правила выдачи денег в подотчет.
Данные изменения вступили в силу с 30.11.2020:
- в заявлении на выдачу денег в подотчет не обязательно указывать сумму аванса и срок, на который выдают подотчетные суммы. Также можно оформлять один приказ на несколько выдач наличных денег одному или нескольким сотрудникам.
- организация и ИП в праве самостоятельно устанавливать срок, в который подотчетник должен представить авансовый отчет.
- денежные средства вправе получать даже те сотрудники, которые не отчитались по прошлым полученным суммам. Требование о том, что сотрудник должен отчитаться за ранее выданные суммы, из пункта 6.3 Указаний ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У убрали.
- также с 2021 года подотчетные деньги можно перечислять на заработную карту сотрудника. Но тогда реквизиты заработной карты, на которую перечисляются деньги, необходимо отразить в приказе директора, либо сотрудник должен прописать их в заявлении на подотчет. А чтобы налоговики не решили, что это заработная плата сотрудника, и не потребовали с подотчетной суммы исчислить НДФЛ, то платежные поручения необходимо будет заполнять особым образом. В поле 24 «наименование платежа» уточнять, что перечисленные денежные средства являются подотчетными. Например, можно сделать такие записи как: аванс на хозяйственные нужды или аванс на оплату командировочных расходов и так далее.
Таким образом, выдача в подотчет денежных сумм может обернуться головной болью для компании, если не соблюдать нехитрые, но жесткие требования законодательства.
Для составления авансового отчета используется форма АО-1. В нее вносятся следующие сведения:
- Номер и дата составления отчета.
- Наименование организации, коды по ОКПО и ОКУД.
- Наименование структурного подразделения.
- ФИО и должность подотчетного лица.
- Сумма аванса.
- Назначение аванса.
- Информация об остатке/перерасходе аванса.
- Информация о приложениях, подтверждающих израсходованные средства (билеты, кассовые и товарные чеки, квитанции и т. д.).
- Подписи руководителя, главного бухгалтера, бухгалтера.
- Расписка подотчетного лица с подписью.
Авансовый отчет заполняется подотчетным лицом с целью подтверждения целевого использования денежных средств. При этом денежные средства могут быть выданы как на командировку, так и под отчет на конкретные цели.
Заполнение АО предусмотрено Указанием Банка России N 3210-У от 11.03.2014 г., в котором говорится, что подотчетное лицо, написавшее заявление на наличные деньги (с указанием суммы и срока) и получившее их по расходно-кассовому ордеру, должно предоставить АО.
Расход выданных под отчет средств подтверждается с помощью приложенных к АО чеков, накладных и других расчетных документов. Причем:
- в чеке должна указываться не товарная группа (Канцтовары, Хозтовары), а конкретный товар. Если указана товарная группа, подотчетное лицо должно расписать на оборотной стороне документа все, что было приобретено и по какой цене. Но ревизоры такие документы не любят.
- расходы должны быть осуществлены в рабочее время в рабочий день. Причины совершать расходы в другой период должны быть аргументированы.
Заполняем авансовый отчет подотчетного лица
В случае отсутствия расчетных документов, подтверждающих расход подотчетных средств, потраченные средства не могут быть списаны на хозяйственные нужды предприятия с целью уменьшения прибыли, так как их правомерное использование не доказано. Деньги считаются доходом сотрудника и с них удерживается НДФЛ.
Хотите автоматизировать процесс составления авансовых отчетов и других документов и избежать ошибок при их заполнении? Воспользуйтесь сервисом КУБ.
Общий порядок выдачи денежных средств под отчет установлен п. 6.3 Порядка № 3210-У. Следовательно, организация может выдать подотчетные денежные средства следующими способами:
- наличными деньгами из кассы;
- безналичным переводом на банковскую карту (см. Письмо Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).
Выдавать наличные деньги можно работникам, с которыми заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера (см. Письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859).
ВАЖНО! Непосредственно перед выдачей денежных средств работнику бухгалтерии предприятия необходимо проверить наличие задолженности работника по раннее выданным авансам. Если такой информации нет (работник не отчитался по ранее выданным денежным средствам), он не имеет права получить другие подотчетные суммы (абз. 3 п. 6.3 Порядка № 3210-У).
Форма авансового отчета 2020 года осталась без изменений. Не забудьте, что к авансовому отчету в обязательном порядке должны прилагаться оправдательные документы.
В законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» не содержится требований об обязательном применении унифицированных форм первичных учетных документов. Одновременно с этим каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, что определено п. 1 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Организации имеют право выбора:
- самостоятельно разрабатывать формы отчетов;
- воспользоваться унифицированной формой № АО-1 (утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55).
Рассмотрим, как заполнить авансовый отчет (образец заполнения 2020 г. смотрите ниже). Для примера подойдет унифицированная форма АО-1 «Авансовый отчет».
Подотчетное лицо вносит данные в следующие поля.
Заполнение лицевой стороны формы № АО-1:
- наименование организации, которая выдавала денежные средства под отчет;
- дата составления;
- структурное подразделение;
- данные подотчетного лица: Ф.И.О., должность, таб. номер;
- назначение аванса, например: командировочные расходы, хоз. нужды и др.;
- в нижней части следует указать количество приложенных оправдательных документов.
Заполнение оборотной стороны формы № АО-1:
- все реквизиты оправдательного документа(ов), подтверждающего произведенные расходы;
- сумма произведенных расходов отражается в столбце «Сумма расхода по отчету».
Работник финансовой или бухгалтерской службы проверяет поля, заполненные подотчетным лицом, и дополнительно заполняет следующие поля:
- номер;
- сведения о выданных денежных средствах с разбивкой по суммам: предыдущие авансы (остаток или перерасход); выданные из кассы по текущим расходам (справочно с указанием валют);
- «израсходовано» — следует указать утвержденную сумму;
- «остаток/перерасход» — рассчитывается сумма оставшихся денежных средств;
- «бухгалтерская запись» — должна содержать проводки, которые будут проведены по итогам утверждения отчета.
После проверки правильности заполнения документа, точности, а также целевого использования выданных средств бланк направляется на утверждение руководителю организации.
После утверждения авансового отчета на его оборотной стороне указываются суммы в столбце «Сумма расхода, принятая к учету» с указанием счетов бухгалтерского учета, на которые будут отнесены затраты подотчетного лица. Авансовый отчет, проводки по нему должны соответствовать записям, сделанным в регистрах бухгалтерского учета. Далее проводятся окончательные расчеты с подотчетным лицом.
Отрывную часть авансового отчета возвращают работнику. Этот корешок является доказательством предоставления отчетности по подотчетным средствам.
Кассовым чеком или бланком строгой отчетности (далее — БСО) подтверждается фактическая оплата (то есть факт, что подотчетное лицо полученные деньги потратил). Бланки должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ст. 4.7 54-ФЗ.
С учетом специфики деятельности или особенностей своего местонахождения контрагенты производят расчеты без применения ККТ (п. 2, 3, 5–7 ст. 2 закона № 54-ФЗ).
Обязательными реквизитами БСО являются:
- название;
- серия;
- нумерация БСО;
- дата оплаты и дата оформления БСО;
- наименование поставщика услуг с указанием ИНН и адреса;
- наименование и стоимость услуг;
- должность, личная подпись и Ф.И.О. сотрудника поставщика;
- печать (при наличии);
- выходные сведения типографии, изготовившая бланк.
ВАЖНО! БСО должны содержать сведения о типографии (название, адрес, ИНН); в специальной строке типографским способом должны быть нанесены серия и номер бланка.
Авансовый отчет: образец заполнения — 2021
Счет-фактура является налоговым документом, предоставляющим в данном случае возможность принять НДС к вычету из бюджета. Обратим внимание, что счета-фактуры физическим лицам, приобретающим товары (работы, услуги) за наличный расчет, выдаются только при наличии доверенности на получение данной формы (п. 7 ст. 168 НК).
Универсальный передаточный документ является одновременно налоговым и товаросопроводительным документом. По УПД можно одновременно принять ТМЦ и учесть к вычету из бюджета НДС.
Счет-фактура и УПД не являются документами, подтверждающими оплату материальных ценностей, соответственно, не уменьшают размер подотчетных сумм.
После вступления в силу изменений, принятых Постановлением Правительства № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее — Постановление № 749), бланки командировочного удостоверения, служебного задания и отчета о выполненной в командировке работе не являются обязательными для заполнения. Организации вправе в локальном нормативном акте предусмотреть необходимость заполнения указанных форм.
Если организация примет решение не применять командировочные удостоверения, то для подтверждения суточных необходимо к авансовому отчету по командировке приложить бухгалтерскую справку произвольной формы. Форму справки следует утвердить в составе учетной политики.
Законодательство не ограничивает размер выплат в виде суточных работникам организации. Размер выплаты суточных следует утвердить приказом или указать в положении о командировочных расходах. Суточные освобождены от уплаты страховых взносов в размере, не превышающем 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ, и не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке (п. 2 ст. 422 НК). В том же размере суточные не включаются в доход работника при исчислении НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Не следует забывать, что при командировках в местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться домой, или направлении сотрудника в однодневную поездку, суточные не выплачиваются (п. 11 Постановления № 749).
Авансовый отчет по командировке 2020 необходимо заполнить с учетом мнения Минфина, изложенного в письме № 03-03-06/1/35214 от 06.06.2017. В данном письме разъясняется, что если авиабилет приобретен в электронной форме, для целей налогообложения прибыли документальным подтверждением являются квитанция электронного билета и посадочный талон.
При этом посадочный талон должен подтверждать факт услуги воздушной перевозки подотчетному лицу. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре.
При отсутствии штампа о досмотре на распечатанном электронном посадочном талоне налогоплательщику необходимо подтвердить факт оказания подотчетному лицу услуги воздушной перевозки иным способом.
Документ заполняется в одном экземпляре. Сюда вносится следующая информация:
- номер документа;
- дата составления;
- название компании и коды по ОКУД и ОКПО;
- должность подотчетного лица и ФИО;
- назначение средств и точная сумма;
- перерасход или остаток аванса, если таковые имеются;
- данные документов, которые официально подтверждают трату конкретной суммы;
- подписи директора фирмы, главного бухгалтера и подотчетного лица.
Стандартный бланк АО-1, предназначенный для оформления авансового отчета, является двухсторонним. Одна сторона предназначена для заполнения человеком, который берет средства под отчет. Он своей рукой обязан указать назначение получаемых денег, свою должность и отдел, к которому относится. Если подотчетное лицо раньше получало авансы, информация о них должна быть занесена в специальную таблицу.
Также стандартная форма имеет специальные графы и строки, предназначенные для заполнения в том случае, если подотчетная сумма выдается в иностранной валюте. Как правило, это случается того, когда у сотрудника возникает необходимость отправиться в деловую поездку за границу. Человек, получающий авансовую сумму, также должен указать список документов, с помощью которых он подтверждает использование денежных средств.
В бланке кассового отчета имеется таблица «Бухгалтерская запись». Ее заполнением занимается работник бухгалтерии. Здесь он указывает номера счетов и расходованные суммы, которые принимаются к учету. Кроме заполнения, бухгалтер обязан полностью проверить правильность внесения всей информации, в том числе и соответствие подтверждающих документов. После этого ставится отметка, которая подтверждает, что авансовый отчет утвержден на указанную сумму. Если были остатки или перерасходы, данные суммы также указываются.
Бухгалтер и главный бухгалтер должны поставить здесь подписи с расшифровками. Также в верхней части бланка имеется специальная строка, предназначенная для подписи директора компании. После того, как документ был утвержден, осуществляется списание денежных средств. Если авансовая сумма была использована не полностью, остаток возвращается в кассу. В случае перерасхода, в установленном порядке сотруднику выдается необходимая сумма.
Как уже было сказано, подотчетная сумма не выдается сотрудникам, имеющим долги по прошлым авансам. Также подотчетному лицу запрещено передавать авансовую сумму кому-либо другому.
Чтобы вести учет средств, выдаваемых сотруднику на различные нужды, в организации утверждают специальный документ — авансовый отчет. Большинство бухгалтеров и руководителей знают, что такое авансовый отчет, по унифицированной форме №АО-1, которую разработал Госкомстат. С 2013 года утвержденный бланк необязателен, но многие продолжают его использовать если не целиком, то в качестве основы для собственной формы.
Унифицированная форма №АО-1 состоит из двух частей: в одну вносит сведения сотрудник, во вторую — бухгалтер.
Как заполнить авансовый отчет подотчетного лица
Поскольку разработана унифицированная форма, действуют и правила, как оформляется авансовый отчет об израсходованных подотчетных суммах в текущем году.
Сначала его заполняет сотрудник, который получил деньги и отчитывается по ним, затем бухгалтер. Когда документ готов, его отдают руководителю на контроль.
Рассмотрим конкретный пример заполнения авансового отчета по хозяйственным расходам и параллельно расскажем обо всех нюансах.
Постановление Госкомстата России от 01/08/2001 N 55 предусматривает определенную форму авансового отчета, которая обозначается как N АО-1.
Но с 2013 года она необязательна, и компания имеет право ориентироваться на свою собственную форму с учетом требований к обязательным реквизитам Федерального закона N 402-ФЗ от 06/12/2011 «О бухгалтерском учете» (ч. №2 ст. №9).
Тем не менее большинство организаций предпочитает пользоваться утвержденной формой N АО-1.
В основном порядок регулируется указанием Банка России от 11/03/2014 N 3210-У.
Некоторые нормы указаны в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки (N 749 от 13/10/2008).
Составление авансового отчета: кто должен этим заниматься
Абзац №2 п.6.3, содержащийся в документе Указания N 3210-У, гласит, что авансовый отчет должно заполнять лицо, ранее получившее денежные средства, а затем нужно отнести его в бухгалтерию. Кто такие подотчетные лица:
- сотрудники компании;
- внештатные сотрудники, участники гражданско-правового договора (к примеру, договора подряда, договора оказания услуг). Речь идет только о физических лицах. В этом случае они приравниваются к сотрудникам компании согласно письму Банка России от 02/10/2014 N 29-Р-Р-6/7859. Таким образом, выдача средств под отчет и окончательный расчет с ними проводятся так же, как и со штатными работниками компании.
Организация не обязана составлять списки лиц, имеющих возможность получить деньги в подотчет.
Хотя компания может отметить их в ЛНА (локальном нормативном акте): это может быть раздел в положении о документообороте или отдельная инструкция, по которой можно составить авансовый отчет.
Авансовый отчет: срок для предоставления
Предоставить документ нужно в течение трех рабочих дней:
- после последнего дня периода, на который деньги были выданы;
- со дня, когда подотчетное лицо приступило к работе (после болезни/отпуска или приезда из командировки).
Авансовый отчёт. Бланк и образец 2021 года
Чтобы выдать под отчет наличные деньги сотруднику, нужен расходный кассовый ордер. Подотчетное лицо должно составить письменное заявление в произвольной форме, где будет запись о сумме необходимых средств. Резолюция руководителя подтверждает или корректирует запрос, поэтому заявление также должно содержать дату и подпись руководителя. Это обязательные реквизиты.
Нормативный акт не предусматривает форму заявления, поэтому ее можно составлять в произвольном виде, но она может также быть утверждена в ЛНА организации.
После передачи отчета он проверяется в бухгалтерии, затем его утверждает руководитель компании, а потом осуществляется окончательный денежный расчет с сотрудником. Срок устанавливается приказом или в ЛНА.
Во время окончательного расчета сотрудник либо возвращает неизрасходованную часть денежных средств, либо наоборот: если пришлось потратить больше запланированной суммы и если руководство утвердило это, то работнику выплачивают перерасход.
Работник по форме N АО-1 предоставляет авансовый отчет о средствах, которые он потратил.
Остаток возвращается в кассу.
С согласия руководителя работнику возмещается перерасход, если денег было потрачено больше предусмотренного.
Как отражаются эти операции в бухучете:
Подотчетные денежные средства получены сотрудником: Дебет 71 – Кредит 50.
Подотчетные средства выдаются руководителем работнику предприятия на осуществление общепроизводственных или общехозяйственных расходов. За выданные суммы сотрудник отчитывается в положенный срок посредством авансового отчета. Служащий, получив денежные средства на нужды предприятия, является подотчетным лицом.
ВАЖНО! Авансы выдают не только работникам предприятия, но и внештатным служащим, которые заключили с работодателем гражданско-правовые договоры (п. 5 указания ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014).
Подотчетные средства передаются ответственным сотрудникам не только в наличной форме, но и на банковскую карту путем безналичного перевода (письмо Минфина РФ № 03-11-11/42288 от 25.08.2014).
Работодатель определяет круг подотчетных сотрудников в специальном приказе. Работники выражают согласие с назначением. Распоряжение руководства утверждает список ответственных сотрудников, которые получают подотчетные средства.
Все подотчетные лица обязаны отчитываться о произведенных расходах, прилагая подтвердительную документацию, и предоставлять авансовую отчетность в бухгалтерию в положенный срок.
Положения п. 6.3 указаний Центрального Банка России от 11.03.2014 № 3210-У законодательно утверждают сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом. Сдача документации в бухгалтерию производится в течение 3 дней по факту выхода сотрудника на работу.
Общие правила
Нет единого, законодательно регламентированного формального вида. Бухгалтер вправе оформлять авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1 или разработать персональную форму, утвердив ее приказом.
Документация ведется как в бумажном, так и в электронном виде. Если заполнение в учреждении предусмотрено в электронной форме, то АО подписывается электронной подписью каждым из участников подотчетного процесса.
Существует ряд общепринятых правил заполнения (постановление Госкомстата № 55 от 01.08.2001):
- Отчет формируется в пределах трехдневного срока с момента истечения периода, на который выданы подотчетные средства (его необходимо определить приказом или распоряжением), возвращения сотрудника из командировочной поездки или выхода работника после больничного при условии, что указанный день возврата подотчета пришелся на время нетрудоспособности.
- При нарушении срока возвращения авансовых денег работодатель применяет к сотруднику санкции, в том числе и материальные.
- Бухгалтер оказывает полное содействие подотчетному лицу в заполнении.
- Заполненный и оформленный в соответствии со всеми правилами документ подписывается руководителем организации.
- К отчетности прилагается первичная документация, подтверждающая произведенные расходы (чеки, билеты, выписки, счета).
Авансовый отчёт — бланк и образец 2021 года
Нужно отразить сведения:
- об учреждении, номер и дату оформляемого документа;
- о работнике, получившем авансирование;
- величину выданных денежных средств и их целевое назначение;
- фактические расходы (прикладываются все подтверждающие первичные документы).
В лицевой части фигурируют данные о движении и списании аванса и об аналитических счетах, отражающих учет денежных средств в организации. Вся заполненная информация заверяется подписями ответственного бухгалтера, выдававшего деньги и принявшего возврат подотчетных сумм главного бухгалтера и служащего, получившего авансовую сумму. Бухгалтером заполняется отрывная расписка, подтверждающая проверку первичных документов. Это подтверждает и пример заполнения авансового отчета. После оформления и отрыва расписка остается у подотчетного лица. На оборотной стороне работником вносится детализированная расшифровка расходов, а ответственный сотрудник бухгалтерии указывает сумму к учету и бухгалтерский счет, через который будут проведены затраты.
Авансовая отчетность формируется в единственном оригинальном экземпляре. Это номенклатурный внутренний документооборот учреждения, оттиск печати ставить не обязательно.
ВАЖНО! Исправления исключены! При допущении помарок и тем более ошибок придется оформлять новый бланк.
В организации заполнением авансового отчета занимаются подотчетный сотрудник и бухгалтер.
Сотрудник, получивший авансовые средства, заполняет лицевую сторону. Необходимо указать информацию:
- краткое, полное наименование организации, ее код в соответствии с классификацией ОКПО;
- реквизиты документа — его номер и дату;
- далее необходимо оставить место для визирования отчетности руководителем компании — после проверки документа бухгалтером руководитель ставит свою подпись, дату и указывает подотчетную сумму прописью;
- фамилию, имя и отчество подотчетного лица, его должность, табельный номер и структурное подразделение;
- назначение выданной подотчет суммы.
После внесения первичной информации подотчетному служащему необходимо заполнить табличную часть отчета.
Если руководствоваться формой АО-1, то сотруднику надлежит вписывать сведения в левую и правую таблицы.
В левой таблице указываются данные об авансированных денежных средствах:
- общая сумма;
- денежная единица аванса — рубль или иностранная валюта;
- остаток или перерасход (при наличии).
В правой таблице приводятся бухгалтерские сведения: счета и субсчета, по которым проводится аванс, с указанием точных размеров затрат. Эту часть заполняет бухгалтер.
Далее необходимо прописать оправдательную документацию: количество чеков и квитанций, подтверждающих расход.
В лицевой части документа отведено место для резолюции главного бухгалтера. После проверки сведений таблицы и документов, предоставленных в срок, главбух прописывает цифрами и прописью отчетную сумму.
Если по авансу образовался перерасход или, наоборот, остаток денежных средств, отразите это в отчетности. Указывается и приходный (расходный) кассовый ордер, на основании которого были произведены операции с остатками.
После табличной части ставят подписи бухгалтер, кассир и главный бухгалтер.
Авансовый отчет предоставляется в бухгалтерию в положенный срок. Руководитель предприятия вправе утвердить иной срок для предоставления отчета, закрепив этот норматив в своих локальных правовых актах и в учетной политике.
После того как работник предоставил отчетность по выданному авансу в бухгалтерию, ее необходимо проверить. Бухгалтер проверяет не только корректность заполнения документации, но и правильность внесенных сумм, и их соответствие предоставленным чекам и прочим подтвердительным регистрам.
После проверки бухгалтер заполняет лицевую сторону отчета и отдает ответственному сотруднику отрывную расписку, подтверждающую сдачу авансовой отчетности.
Если работник заполняет бланк в связи с командировкой, порядок оформления остается прежним. Авансовый отчет предоставляют в трехдневный срок с момента возвращения сотрудника на рабочее место, а подтверждающими первичными документами командировки будут проездные (авиа и ж/д) билеты, счета за гостиничное обслуживание, чеки. Без подтверждения остаются только суточные.
Составляется в одном экземпляре и подписывается всеми ответственными сотрудниками.
Авансовые отчеты в 1С 8.3 пошаговая инструкция
Авансовый отчет по форме 0504505 – это унифицированная форма первичного документа, который является обязательным для всех типов государственных и муниципальных учреждений (казенных, бюджетных и автономных).
Лицевая форма авансового отчета заполняется подотчетным лицом. Работник вносит данные о себе – фамилия, имя, отчество, а также указывает, в каком структурном подразделении он значится.
Далее подотчетник заполняет обратную сторону листа, графы 1-6:
- В графе 1 нужно проставить порядковый номер документа, подтверждающего расходы.
- В графе 2 указывается дата оправдательного документа.
- В графе 3 указывается индивидуальный номер документа.
- В графе 4 отражается наименование организации, предоставившей услугу, название самой услуги и наименование подтверждающего документа.
- В графе 5 прописывается сумма расходов, что были произведены.
- В графе 6 прописывается сумма расходов в валюте.
- Образец заполнения Авансового отчета
- Как занести выданные ранее подотчетные суммы в авансовый отчет
- Как сделать авансовый отчет в 1С при покупке материалов и товаров
- Как проводить суточные и командировочные расходы в авансовом отчете
- Как провести услуги и прочие затраты в авансовом отчете в 1С 8.3 на примере почтовых расходов
- Как провести оплату услуг в авансовом отчете
- Как сделать авансовый отчет в 1С
Несмотря на то, что обязательное использование унифицированных форм в настоящее время не требуется, авансовый отчет будет исключением, как и некоторые другие первичные документы бухгалтерского учета, для которых необходимо использовать унифицированные бланки.
Соответственно, все организации, а также индивидуальные предприниматели должны использовать форму АО-1 при оформлении операций с подотчетными средствами.
Авансовый отчет должен быть составлен в течение 3 рабочих дней с момента наступления следующих событий:
- Окончания периода, на который были выданы денежные средства. Это период указывается либо в служебной записке на выдачу денежных средств, либо в учетной политике организации;
- Возвращение работника из командировки;
- Выход сотрудника на работу после болезни или отпуска – в том случае, если период, на который были выданы денежные средства, окончился, когда работник отсутствовал.