Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Заверение копии документа по госту». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Благодаря повсеместному распространению сканеров, копиров и принтеров, изготовление копий перестало быть проблемой.
И вот тут-то истцы, ответчики и (или) их представители – юристы и особенно адвокаты – рискуют, что называется, сесть в лужу, в калошу и т.д. – не суть важно куда, но всегда тем местом, которым ошибочно воспользовались вместо головы.
Для индивидуальных предпринимателей
Работник не вправе немедленно после написания заявления требовать готовых копий. По ст. 62 ТК РФ у работодателя есть 3 дня на исполнение его просьбы. Таким образом, обязанности срочного (в тот же день) предоставления запрашиваемых дубликатов у него по закону нет.
На практике эти рекомендации применяют, когда заверяют как копии многостраничных документов, так и сшивы различных документов.
Хоть я и не разбирался, просто принял за правду: мне в РОСТЕХНАДЗОРе 2 месяца назад сделали замечания, что якобы с 2018 года текст должен быть: «Копия верна.
Не знаю, как вы, коллеги, а местный автор за свою практику такие «документы» выявлял не единожды – как у доверителей, так и у процессуальных противников.
Как правильно заверить копию многостраничного документа?
Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах.
Если воспринимать эту норму буквально, то может показаться, что адвокат обязан безоговорочно принимать на веру всю информацию, переданную ему доверителем, и не имеет права усомниться в достоверности предоставленных ему документов.
По ГОСТу отметку о заверении копии нужно проставить под реквизитом «подпись». Госстандарт умалчивает, что надо делать, если в оригинале нет такого реквизита. На наш взгляд, в такой ситуации заверительную отметку нужно разместить под последним текстовым элементом документа.
Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп. В новом стандарте появились новые разделы 2 «Нормативные ссылки» и 3 «Общие требования к созданию документов», а также новое приложение — форма титульного листа документа.
Последний пункт — это и есть нововведение нового ГОСТа Р 7.0.97-2016. В остальном заверяющая формулировка от прежней (применяемой до 01.07.2018) ничем не отличается. Эти же правила применяются к оформлению любых копий «на сторону» — представляемых внешним пользователям: будь то копия трудовой книжки, приказа о приеме на работу или иного запрошенного у организации документа.
Обращаем внимание, что копии для внешнего пользования новый ГОСТ обязывает заверять именно печатью организации, тогда как по старым правилам можно было использовать и другие печати (например, отдела кадров). Оттиск печати нужно ставить так, чтобы он не закрывал подпись лица, заверившего копию документа (п. 5.24 ГОСТа). Хотя этот документ разработан для нотариусов, в нем содержится много полезной информации, которая пригодится при самостоятельном заверении копий.
Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).
Клиентом — юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении работника отдела кадров с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. данного работника.
В соответствии с пунктом 2 статьи 93 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – «НК РФ») документы подаются в виде копий, заверенных компанией. Требование нотариального удостоверения копий документов может предъявляться только в том случае, если это предусмотрено законодательством Российской Федерации.
Как видим, заверение копии необходимо, чтобы придать ей юридическую значимость. Другими словами, только такие копии используются в официальном документообороте, в том числе, для представления в государственные и муниципальные органы или для передачи другим организациям, ИП и физлицам.
В соответствии с пунктом 2 статьи 93 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – «НК РФ») документы подаются в виде копий, заверенных компанией. Требование нотариального удостоверения копий документов может предъявляться только в том случае, если это предусмотрено законодательством Российской Федерации.
При этом копией признается экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенной — такая копия, на которой имеются реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
В соответствии с п. 4 раздела «Предисловие» данного Стандарта в настоящем стандарте реализованы нормы Федеральных законов от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Образец заверения копии документов
На смену ГОСТу Р 6.30-2003 приходит ГОСТ Р 7.0.97-2016. Применять ли его для оформления организационно-распорядительных документов, компания решает самостоятельно.
А. Согласно ГОСТу, о тметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись». Отметка о заверении включает в себя слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись и ее расшифровку (инициалы, фамилию) и дату заверения.
Приказ Росстандарта от 25.05.2017 N 435-ст «О внесении изменений в Приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г.
Ответственность за нарушение правил делопроизводства
Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).
Практикующие адвокаты и юристы, в отличие от юристов-теоретиков, знают, что самый надёжный вид доказательств для отстаивания прав и законных интересов доверителя в суде – это доказательства письменные, то есть документы, выполненные в форме цифровой или графической записи.
Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация.
На практике надпись о месте хранения документа делают на копии очень редко. Принципиальным это является лишь при рассмотрении отдельных судебных дел.
Зачем нужны копии и как их получить
Некоторые нормативные акты содержат особые требования к оформлению документов, предоставляемых в Банк России, в том числе прямо устанавливают особый порядок заверения их копий.
Порядок заверения копии, в том числе для предоставления ее в другую организацию, описан в п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016).
При работе с лицами юридическими вполне приемлемый вариант – изготовление и заверение копии документа работником организации, например, специалистом канцелярии. Однако, памятуя о том, что «если хочешь, чтобы получилось хорошо – делай всё сам», представителю целесообразнее всё же изготовить копии лично.
Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.
Как правильно заверить документы, используя печать «Копия верна»
Основным нормативным актом, содержащим положения об оформлении копий документов является ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденному постановлением Госстандарта РФ от 03.03.03 № 65-ст.
Как должна выглядеть наклейка? Допускается ли сшивать копии документов в один пакет, если документы из разных по номенклатуре организации дел?
Место расположения — поле, предусмотренное для собственноручной подписи, проставляемой на бумажном варианте делового письма. Допускается включение эмблемы, товарного знака организации, выдавшей сертификат. Таким образом, надлежащим образом заверенной копией документа является такая копия, которая полностью соответствует оригиналу, и верность копии свидетельствует уполномоченное лицо.
Порядок заверения копий документов
Все листы документов должны быть прошиты прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. На оборотной стороне последнего листа каждого тома (части) в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка, на которой находится заверительная надпись.
Что должно быть в нем написано и как оно выглядит? Здесь специальных правил нет. Текст может быть напечатан на компьютере или оформлен старым проверенным способом — от руки на листке бумаги. Стиль изложения просьбы должен быть деловым, а текст по структуре соответствовать официальному документу.
Раздел «Общие требования к созданию документов» включает в себя основные правила, которые следует соблюдать при создании документов (шрифты, интервалы, элементы форматирования, нумерация страниц и др.).
Копировать необходимо все развороты, на которых есть записи. Делать копии надо с начального листа, где размещается информация о работающем, а заканчивать листом, на каком присутствует запись о текущем на данный момент приеме на работу.
Согласно п. 5 раздела «Предисловие» Стандарта правила применения настоящего Стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации».
Причем даже при очень большом документообороте (копии документов представлялись в инспекцию в объеме не менее 2500 листов ежеквартально) финансисты настаивают на заверении каждого документа в отдельности.