Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронный документооборот между организациями в 1с». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
В зависимости от типа документа на основании полученного электронного документа может создаться новый документ учетной системы (рис. 7).
Входящие документы не тарифицируются, то есть если вы получаете от контрагентов документы и отправляете в ответ подписанные, то такие документы не считаются трафиком. Также с 1 марта 2019 г. применяется правило: если клиент отправил в течение расчетного месяца не более пяти комплектов электронных документов, счет на оплату трафика за этот месяц выставляться не будет.
Обмен электронными документами (ЭДО) в 1С 8.3 Бухгалтерия
Пользователи работают в привычных программах 1С – их не придется учить работе в сторонних интерфейсах.
Одним из наиболее популярных и удобных сервисов для обмена документами с партнерами или поставщиками является 1С-ЭДО.
Электронный документ будет доставлен за минуту в любую точку мира по единому тарифу. Без потерь и ошибок в адресе. Безопасно обменивайтесь юридически важными документами и счетами-фактурами. Сформировать, подписать и отправить документ в сервисе можно нажатием одной кнопки.
Попробуйте сервис «Что делать 1С»
Сервис представляет услуги по получению оплаты от клиентов (по картам, платежным системам и т.д.), по предварительно выставленному счету на оплату.
При сдаче декларации НДС налогоплательщикам необходимо вести корректный учет первичной документации во избежание штрафов за несоответствие данных в счетах-фактурах.
Дополнительные возможностям «Документооборота» включают в себя:
- Создание, визирование и автоматизацию бизнес-процессов любой сложности;
- Архивирование и версионирование документов и файлов, хранение информации о связях между ними;
- Возможность загрузки пересылаемых по электронной почте документов и сканов с бумажных носителей в базу данных;
- Анализ и учет использованного рабочего времени сотрудников;
- Осуществление полнотекстового поиска по информационной базе;
- Контроль за использованием денежных средств.
Минимальный тариф за 900 руб. включает в себя 100 документов. Позволяет обмениваться документами только с контрагентами, оператором электронного документооборота которых является «СКБ Контур». При этом клиент может приобретать тарифный план «Минимальный» не чаще одного раза в год.
После активации сервисов, пользователь может приступить к регистрации организации в сервисе 1С-ЭДО. Регистрация включает в себя регистрацию квалифицированного сертификата ключа электронной подписи, а также получение идентификатора участника ЭДО у одного ли нескольких операторов ЭДО из списка подключенных.
С помощью электронного документооборота (ЭДО) бухгалтер с легкостью обработает большое количество документов от контрагентов. А настроить его в программе 1С Бухгалтерия 3.0 просто.
Решение специалистов «1С» значительно упрощает этот механизм. Теперь после заполнения необходимых полей документов продавца, ему необходимо нажать всего одну кнопку. Система сама сформирует исходящее сообщение и дополнит его ЭЦП (Рис.1). Из того же самого меню можно и отправить электронный документ покупателю.
Скачайте и установите на компьютер криптопровайдер, рекомендованный удостоверяющим центром, выпустившим ваш сертификат.
Подключение ЭДО в 1С 8.3 Бухгалтерия
Чтобы не было проблем с законом, решили пользоваться сервисом для юридически значимого электронного документооборота. При первом погружении в тему выяснили, что выбирать придется из 30+ вариантов. Во всяком случае столько нашлось в интернете. Разбираться детально со всеми не хотелось, да и времени было мало. Поэтому узнали у контрагентов, чем пользуются они.
Впервые ЭДО появился в банковской сфере, затем системы ЭДО стали применяться на многих западных предприятиях. В настоящее время ЭДО широко используется и в России, для оперативного обмена информацией.
Предложенная государством схема предполагает несколько этапов:
- Подготовка продавцом (поставщиком услуг) электронного документа;
- Заверение сформированного сообщения электронной цифровой подписью (ЭЦП);
- Используя стороннее программное обеспечение отправляет документ оператору, контролирующему документооборот;
- Покупатель со своей стороны, используя ПО загружает документ от оператора;
- Создает собственную копию документа и регистрирует его в учетной системе;
- Проверяет правильность данных и проводит документ.
На каждом предприятии разработан индивидуальный график документооборота, который помогает сотрудникам разобраться и определить движение документов.
Сама идея обмена электронными документами в Российской Федерации появилась в 2002 году в виде федерального закона «Об электронной цифровой подписи», необходимая нормативная сформировалась к 2012 году, в это же время компания «1С» создала продукт «1С Документооборот».
После заполнения всех данных пользователю необходимо согласиться с условиями использования сервиса, поставив соответствующую галочку внизу окна помощника подключения к сервису.
Электронный документооборот с 1С ЭДО
Тестовые сертификаты электронной подписи для настройки и обучения в период пробной эксплуатации.
Сдавать отчетность в контролирующие органы, участвовать в электронных торгах, обмениваться документами с ФНС и вести первичку из дома — просто!
По данному коду будет отправлен сертификат пользователя для регистрации в налоговой инспекции по месту регистрации организации.
Много времени отнимает контроль своевременного получения закрывающих документов?
Помимо того, что письмо или сообщение с файлом может просто не дойти до адресата, из-за фильтров почтовых систем попав в спам, документы, переданные таким образом, не могут быть подписаны электронной подписью.
Далее мы работаем в окне настройки профиля ЭДО через почту. Для 1С-ЭДО 8.3 нужно выделить отдельную учетную почтовую запись, с которой будут отправляться документы и на которую они будут возвращаться от контрагента. Адрес обязательно должен быть заполнен не в произвольном формате, а по данным адресного классификатора. Но для этого следует настроить подключение базы 1С к интернету и серверу ИФНС.
Криптопровайдер — это программа, позволяющая осуществлять криптографические операции и работающая с электронной подписью.
Чтобы начать обмениваться с контрагентами электронными документами, отправьте им заявку-приглашение на выполнение обмена.
В сервисе 1С ЭДО заявления на роуминг формируются автоматически с некоторыми операторами ЭДО. В исключительных случаях понадобится вручную составить заявление на роуминг и прикрепить к письму с приглашением.
Здесь же кликнуть на подсвеченную строку «Настройки электронной подписи» и поставить «галочку» в строке «Включить сертификаты». Далее выбрать пункт «Заявление на выпуск сертификата». После этого откроется Мастер, в котором будет предложено заполнить информацию об организации.
Электронные счета-фактуры – это оригиналы документов, поэтому они должны храниться именно в электронной форме без распечатки на бумажном носителе (Письмо ФНС РФ от 06.02.2014 № ГД-4-3/1984@, Письмо Минфина РФ от 13.01.2016 № 03-03-06/1/259).
Перейти в форму просмотра поступившего документа (рис. 5) можно с помощью двойного щелчка по активной строке списка документов «Текущие дела ЭДО» (рис. 3) или «Архив ЭДО» (рис. 4).
Документы, обработанные с помощью ЭДО, по законодательству имеют такую же юридическую силу, как на бумажном носителе. Все договора, соглашения и прочая подобная документация имеет юридическую силу согласно ГК РФ. В Налоговом кодексе также предусмотрена электронная документация, которая имеет такую же силу, как и документы на бумажных носителях.
Однако Налоговый кодекс РФ (ст. 169) признаёт счета-фактуры, подписанные только УКЭП. Соответственно, всю документацию организации можно подписывать любой ЭП, и они будут приравнены к бумажным актам, подписанным собственноручной подписью. А те бумаги, которые подтверждают расходы или дают право вычеты по налогам, необходимо подписывать УКЭП.
Минимальный тариф составит 1200 руб. за 300 исходящих сообщений в год. Всё, что свыше, – 10 руб. за шт. В одно сообщение (пакет, комплект) может входить 1 счет-фактура и 2 сопутствующих документа.
Однако, товарно-денежные отношения требуют еще больших скоростей. В свое время был введен в обиход отправку копий важных бумаг по факсу, однако, эти копии все-равно требовали получения оригиналов. Сейчас же появилась возможность отсылки удостоверенных цифровыми подписями актов по сети интернет.
Внести или откорректировать информацию можно в соответствующем окне, нажав справа от строки «Владелец сертификата» значок листа бумаги.
Обратите внимание, в Мастере против каждой строки стоит знак вопроса, нажатие на который раскрывает подсказку по данной строке.
Приходные накладные и счета-фактуры автоматически создаются в программе 1С на основе входящих электронных документов – быстро и без расхождений в реквизитах.
Шифрование обеспечивает только конфиденциальность передаваемых данных, а не контролирует их целостность и авторство. За это отвечает электронная подпись.
По данным электронного документа автоматически создается поступление товаров и услуг, которое вам остается только провести.
Каждую учетную запись можно просмотреть, открыв ее двойным щелчком мыши. В карточке учетной записи ЭДО пользователь может увидеть данные по организации, которые заполнял при подаче заявки на регистрацию организации у оператора ЭДО, идентификатор своей учетной записи, а также сертификаты, которые зарегистрированы в этой учетной записи.
Если ИНН контрагента уже внесен в карточку, то нажимаем кнопку «Заполнить по ИНН», после чего происходит автоматическое заполнение сведений о КПП, наименовании и адресе по данным ИФНС.