Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно писать объяснительную руководителю». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
В то же время написание объяснительной не является обязательным для работника, он может отказаться от этого без каких-либо правовых последствий (за исключением того, что работодатель будет принимать решение, основываясь либо только на собственной оценке ситуации, либо на оценке свидетелей и других участников события).
Документ, в котором он объясняет причину и суть произошедшего, называется объяснительной запиской. Как правильно оформляется и пишется объяснительная по факту выявленных нарушений разберёмся в данной статье.
Объяснительная записка пишется в свободной форме, поскольку законодательно для нее не предусмотрена унифицированная форма.
Что такое объяснительная записка
Наличие объяснительной позволяет выяснить все обстоятельства, при которых были совершены ошибки или проступки, определить виновность сотрудника в происшествии.
При этом следует помнить, что работник может отказаться от написания объяснительной записки без последствий в виде применения к нему мер юридической ответственности за такой отказ.
У моей мамы больное сердце, и она вынуждена проходить обследование несколько раз в год в центре функциональной диагностики, именно на такое обследование она прибыла в этот раз. 22 октября 2011 года ей неожиданно стало плохо, она стала задыхаться, я вызвала для мамы «Скорую помощь».
Объяснительная записка на работе – бумага, которая составляется при происшествии. Если человек виновен, его могут уволить, но сначала разбираются в ситуации. Важно правильно составить записку и корректно изложить обстоятельства дела.
Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей
Служебная записка не всегда является составляющей материалов служебного расследования, она может оформляться и как отдельный документ.
Бывают ситуации, когда сотрудник не справился с установленным на определенный период объемом работы. Такую ситуацию комментирует работник. В объяснительной следует указать то, с чем конкретно не справился работник, какой объем работы указан по плану, какой выполнен фактически.
В правой верхней части отражается информация о том, кому адресован документ. Работник указывает, где он трудится, должность, фамилия и полные инициалы.
Узнать, на чье имя следует писать объяснительную записку, может каждый работник. Для этого достаточно заглянуть в «Правила внутреннего трудового распорядка». Там четко обозначены руководители, в чьем непосредственном подчинении находится работник. Объяснительная должна быть написана на имя одного из этих людей.
Пишется она обычно либо в добровольном порядке, либо по запросу руководителя в тех случаях, когда сотрудник предприятия в чем-то провинился (опоздал или вообще не пришел на работу, явился в нетрезвом виде, не выполнил данное ему поручение и т.п.).
В объяснительной сначала указывается то, что было совершенно, а затем, по какой причине так вышло. Все написанное оформляют в доступном читателю формате, а объяснение — правдивым.
Следует помнить о том, что за одно нарушение может быть применено только одно дисциплинарное наказание и не позднее, чем через месяц после установления факта допущенного нарушения (факт устанавливается также письменно, путем составления и регистрации специального акта).
Как правильно написать объяснительную записку
Кроме начальства, никто более не может требовать с работника объяснительной записки, за исключением случаев, когда право требования было делегировано генеральным директором одному сотрудников фирмы или предприятия.
Нужно понимать, что это не докладная и не заявление, поэтому в ней нужно просто отразить уже случившийся факт.
Одно из грубых нарушений, которое приведет к увольнению по статье, такой поступок обязательно сопровождается объяснительным документом. В основной части, в первом предложении указывается имя сотрудника и сколько рабочих дней он пропустил, даты, выпавшие на эти дни. После этого указывается причина прогула, информацию формируют логично, связанно и правдиво. Чаще всего, невыход на работу происходит по причинам:
- проблем со здоровьем;
- ухода за одним из членов семьи;
- экстренного ремонта;
- автомобильной аварии;
- ненадлежащих погодных условий;
- временного заключения в месте лишения свободы.
Как видно из представленного образца, документ составлен четко по делу, указана причина опоздания, нет лишней информации.
Одно из грубых нарушений, которое приведет к увольнению по статье, такой поступок обязательно сопровождается объяснительным документом. В основной части, в первом предложении указывается имя сотрудника и сколько рабочих дней он пропустил, даты, выпавшие на эти дни. После этого указывается причина прогула, информацию формируют логично, связанно и правдиво. Чаще всего, невыход на работу происходит по причинам:
- проблем со здоровьем;
- ухода за одним из членов семьи;
- экстренного ремонта;
- автомобильной аварии;
- ненадлежащих погодных условий;
- временного заключения в месте лишения свободы.
Я расскажу, как сделать это правильно — так, чтобы и отношения с начальником не испортить, и работу не потерять.
ВАЖНО: Излагая в объяснительной причины происшествия, работнику желательно придерживаться официально-делового стиля, без использования ненормативной лексики. В то же время требовать от подчиненного определенного стиля или краткости текста некорректно.
Я, Ивлева Галина Петровна, пропустила 22 октября учебный день (3 пары и 1 практический семинар), в связи с тем, что ко мне в общежитие приехала мама из с. Александровка.
По своей форме объяснительная похожа на докладную записку, отличие между ними в том, что текст последней содержит еще определенные выводы и предложения.
Я, Коновалов Алексей Афанасьевич, PR-менеджер, отсутствовал на рабочем месте 23.09.2013 по причине транспортной аварии. Справку о ДТП и повреждениях транспортного средства прилагаю.
В тексте указывайте уважительную причину, по которой были допущены ошибки, при этом свою вину не перекладывайте на других, вряд ли руководству понравится, что работник не хочет признавать недочеты в работе, допущенные им самим.
Объяснительная записка может обезопасить сотрудника в спорных ситуациях при разногласиях с работодателем, а также может обрести статус доказательного документа в случае обращения какой-либо из сторон в судебную инстанцию.
Писать объяснительную можно как от руки, так и печатать на компьютере. Первый вариант предпочтительнее и именно так требуют оформлять документ опытные специалисты кадровых отделов и юристы.
Самые распространенные виды:
- Разъяснение каких-либо положений (отчетности и т.д.);
- Разъяснение обстоятельств.
В случаях, когда виновнику грозит серьезное наказание – например, увольнение или дисциплинарное взыскание, — объяснительная записка может стать поводом для отмены санкций или, напротив, будет подтверждающим документом.
Но это не значит, что если работник назовет этот документ по-другому, например «письменные объяснения», работодатель вправе не принять его.
Объяснительные записки в дошкольные учреждения представляют родители, причем объясняют они свои действия (например, причины отсутствия ребенка или задержки оплаты), а не поступки детей.
Вообще, в соответствии с законодательством, отсутствие на рабочем месте без уважительной на то причины более 4 часов считается прогулом, вслед за которым может последовать увольнение либо другое дисциплинарное взыскание.
Объяснительную записку в России часто воспринимают как малозначительную формальность и относятся к ее составлению несерьезно. Это неправильный подход. Грамотно написав такой документ, можно защитить себя от дисциплинарных взысканий, от карьерных проблем, а иногда и существенно сэкономить. О том, что такое объяснительная записка и как ее писать в различных жизненных ситуациях, читайте в нашей статье.
Кроме того, человек может быть нарушителем правил внутреннего трудового распорядка на предприятии. В этой ситуации начальник вправе наложить на подчиненного дисциплинарное взыскание. Перед этим он требует от работника разъяснений. И последний обязан написать объяснительную.
Если отказаться писать объяснительную, обычно это означает, что работник признает свою вину, и чаще всего приводит к дисциплинарному взысканию или даже увольнению.
Можно ли отказаться писать объяснительную
Иногда объяснения становятся аргументом сторон в суде, они могут обезопасить работника или работодателя от ответственности или стать доказательством.
В этом случае может быть два варианта. Если речь идет о школе, объяснительную записку пишут родители или сам ученик (в зависимости от возраста школьника). В высших и средних учебных заведениях записки пишет студент, в отдельных случаях – его родители или законные представители.
Как бы ни старались работники различных сфер, на производстве, в офисе, на стройке, в конторе или отделе, рано или поздно у каждого из них возникает ситуация, в которой приходится объяснить свои действия (или бездействие) работодателю, оформив мысли в письменной форме.
Желательно при написании объяснительной записки соблюдать установленный порядок. Он состоит в формализованном формате создания любых документов.
Предназначение объяснительной записки – прояснение ситуации человеком, который является главным лицом в произошедших событиях, возможно, их виновником; цель объяснительной записки – провести внутреннее расследование причин происшествия, разобраться в них, сделать правильные выводы.
Чаще всего она связана с проступками работника — например, прогулял, опоздал на работу или потерял важные документы. Прежде чем приступать к написанию подобного рода объяснительной, нужно тщательно проанализировать обоснование своего отсутствия.