Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие документы называются информационно справочными». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
В случае отказа от подписания акта после отметки об этом составители акта расписываются еще раз. Желательно также один экземпляр акта выдавать «актируемому» под расписку.
Объяснительные записки составляются в случае нарушения работником правил внутреннего трудового распорядка и трудовой дисциплины (опоздание на работу, прогул, отсутствие на рабочем месте и др.).
Справки в первом значении, отражающие основную (производственную) деятельность организации, составляются для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального (совещательного) органа.
1. Информационно-справочные документы
Информационно-справочные документы используются как для передачи информации от одного адресата (должностного лица, структурного подразделения, всей организации) к другому, так и для фиксации каких-то информационных сведений.
Такая справка имеет некоторые отличия в составе реквизитов от справки информационного характера. Так, в ней может отсутствовать заголовок к тексту. Подписи в такой справке необходимо заверять печатью (при ее наличии). Вместо реквизита «Адресат» в конце текста указывают наименование организации, в которую предоставляется справка.
Такую справку составляют на общем бланке предприятия либо на чистых листах бумаги формата А4 или А5. Если справка оформлена на чистом листе, то в левом верхнем углу лицевой стороны первого листа проставляют оттиск штампа с наименованием предприятия, справочными данными и кодом ЕГРПОУ. Также в штампе должно быть предусмотрено место для проставления даты и регистрационного индекса документа.
Официальные доверенности, выданные представителям предприятия на получение денег, товарно-материальных ценностей, совершение сделок или других действий от имени предприятия.
Виды информационно-справочных документов, их основное назначение
Ко второй группе писем относят: письма-предупреждения; письма-напоминания; письма-приглашения; письма-подтверждения; письма-отказы; сопроводительные письма; письма-извещения; гарантийные письма; информационные письма, письма-распоряжения.
Текст справки состоит из одной-двух частей. В первой части, как правило, излагается предыстория вопроса – факты, события, документы, послужившие основанием или поводом для составления справки, во второй части приводятся конкретные сведения, отражающие суть сложившейся ситуации.
Информационно-справочные документы, как отмечалось ранее, являются основанием для издания приказов по личному составу.
В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка, объяснительная записка, предложение, представление, протокол, письмо, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список и т.п.
2.4.3. Информационно-справочные документы
Служебные письма в большинстве случаев оформляются на бланках с угловым расположением реквизитов. Реквизиты оформляются в соответствии с правилами ГОСТ Р 6.30-2003.
Справочно-аналитическая (выдается по разовым или периодическим запросам с различных уровней управления, имеет сводный, обобщающий характер, разнообразие запрашиваемых показателей (пол, возраст, образование, наличие правительственных наград и так далее), в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).
Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
Как правило, внутреннюю докладную записку подписывает составитель, если она представляется руководителю подразделения. Если она представляется руководителю организации, то подписывается и составителем и руководителем подразделения. Внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.
ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Телефонограммой передаются несложные тексты в 20–30 слов, чаще всего, приглашения, напоминания и т.п., указания от имени должностного лица.
Служебная записка — форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.
Если в справке излагаются данные по нескольким вопросам, то она разбивается на разделы и подразделы, которые нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.
Текст служебной записки обычно оформляется на бумаге формата А4 и составляется из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие поводом ее написания, во второй делаются выводы и даются предложения по поставленному вопросу.
Если в справке излагаются данные по нескольким вопросам, то она разбивается на разделы и подразделы, которые нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.
Основное значение уделяется тексту справки, т.к. часто на основании документа принимаются различные решения. Если справку готовят в вышестоящую организацию, то она оформляется на бланке и подписывается руководителем организации.
Ее оформляют на общем бланке предприятия, бланке структурного подразделения или на чистом листе, который содержит основные реквизиты бланка с указанием наименования структурного подразделения.
Внешние и внутренние справки регистрируют отдельно. Регистрационный индекс внешним справкам дают согласно журналу (картотеке, базе данных) регистрации исходящих документов.
Документ визируют, подписывают и регистрируют по правилам оформления служебных писем, но все телеграммы обязательно заверяются печатью организации. Оформляют телеграммы на одной стороне листа через два межстрочных интервала. Текст печатают заглавными буквами сокращенно, без абзацев, переноса слов и исправлений.
Справка оформляется на общем бланке, имеет следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа (СПРАВКА), дата, номер документа, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Справки, направляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью. Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов.
Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, то дается ссылка на него.
2.1. Свойства справочно-информационных документов
Поэтому очень часто письма напоминают монолог. К таким письмам относят письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения. Эти письма не требуют ответа, но сам факт их наличия имеет юридическое значение.
Как правило, предложения составляются по заданию руководства. Текст документа содержит две части: краткое обоснование (объяснение, на основании чего или в связи с чем составлено предложение) и заключение – перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Предложения составляются руководителями подразделений или специалистами и представляются руководству.
Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, сложившейся ситуации, выполненной работе, требующих принятия решения.
Докладная записка — это документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Таким образом, докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения.
Контрольная работа по делопроизводству
Докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения. Если докладная записка представляется руководителю организации, то она подписывается руководителем подразделения.
Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе выполнения работ представляются руководству постоянно.
Докладные записки могут быть внутренними, т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и внешними – адресуемыми в вышестоящие инстанции, а также быть инициативными и составленными по указанию руководства.
Акт подписывается всеми членами комиссии с указанием должностей и расшифровкой подписей. Акты, затрагивающие материальные и финансовые вопросы, утверждаются руководителем и заверяются печатью.
Документационное обеспечение управления
Обычно докладной запиской информируют руководство о сложившейся ситуации (об имевших место событиях, фактах, явлениях), требующей решения. Докладная записка представляется руководителю организации или руководителю подразделения.
Протоколы оформляются на бланках организаций формата А4. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию. Постоянная — слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали». Пишутся от начала левого поля. Переменная — инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших.
Составляются и оформляются предложения в целом аналогично докладной записке. Отличием является то, что предложения, как правило, составляются по заданию руководства.
Констатирующая часть текста акта содержит описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки); в ней фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта.
Протокол заседания — это документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.
Существует множество разновидностей деловых писем, определяемых возникающими производственными и другими ситуациями, дающими повод для переписки. Однако, несмотря на множество разновидностей этих ситуаций, деловые письма можно классифицировать но ряду признаков, позволяющих унифицировать текст в пределах этих признаков.
Подготовка информационно-справочных документов
Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется руководителю структурного подразделения или иному должностному лицу.
К информационно-справочным документам относятся акты, которые составляются должностными лицами или комиссиями, как постоянно действующими, так и назначенными приказом руководителя организации. Существует большое количество разновидностей акта: акты списания материальных ценностей, акты приема-передачи дел, акты ликвидации, инвентаризации и т.д. (Приложение 1).
Несмотря на то, что нормативными и методическими документами по документационному обеспечению не предусмотрено использование в деятельности организаций служебных записок, практика показывает, что этот вид документа используется очень широко и, более того, часто заменяет собой докладную записку.