Исправления в путевых листах допускаются или нет в 2022 году

Нарушение

\n\t\t\t

Санкции

\n\t\t\t

Отсутствие путевого листа

\n\t\t\t

Предупреждение или штраф на водителя 500 руб. (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ).

\n\t\t\t

Отсутствие отметки о медосмотре водителя или техническом контроле ТС

\n\t\t\t

Штрафы в следующих размерах:

\n\n\t\t\t

\n\t\t\t\t
• 3 000 руб. для граждан;

\n\t\t\t\t

• 5 000 руб. для должностных лиц;

\n\t\t\t\t

• 30 000 руб. для юрлиц и ИП (ч. 2 и 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ).

\n\t\t\t

\n\t\t\t

Отметка о прохождении медосмотра не соответствует действительности (например, во время проверки водитель оказался пьян)

\n\t\t\t

Штрафы в следующих размерах:

\n\n\t\t\t

\n\t\t\t\t
• 20 000 руб. для должностных лиц;

\n\t\t\t\t

• 100 000 руб. для юрлиц и ИП (ст. 12.32 КоАП РФ). Плюс штраф от 30 000 до 3 000 000 персонально водителю за вождение в нетрезвом виде (ч. 1 ст. 12.8 КоАП РФ, ст. 264.1 УК РФ) и, возможно, владельцу транспортного средства за передачу управления пьяному водителю (ч. 2 ст. 12.8 КоАП РФ). В обоих случаях водитель лишается права управления транспортными средствами на срок от полутора до двух лет.

\n\t\t\t

\n\t\t\t

Отметка о прохождении техконтроля не соответствует действительности (ТС имело неисправности, с которыми запрещена эксплуатация)

\n\t\t\t

Штраф от 5 000 до 8 000 руб. для должностных лиц (п. 2 ст. 12.31 КоАП РФ).

\n\t\t\t

Проверяющие считают, что медосмотр не проводили (нарушен порядок проведения)

\n\t\t\t

Штраф в следующих размерах:

\n\n\t\t\t

\n\t\t\t\t
• от 2 000 до 3 000 руб. для должностных лиц;

\n\t\t\t\t

• от 30 000 до 50 000 руб. для юрлиц и ИП (ст. 11.32 КоАП РФ).

\n\t\t\t

\n\t\t\t

Не подтверждены затраты на ГСМ

\n\t\t\t

Штраф в размере 20% от неуплаченной суммы налога на прибыль (п. 1 ст.122 НК РФ). Общая сумма штрафа = (зарплата водителя + расход ГСМ + амортизация ТС) х 0.04.

\n\n

Без путевого листа может обойтись только физическое лицо в частной поездке на собственном, арендованном автомобиле или транспорте, которым управляет по доверенности. Во всех остальных случаях путевой лист необходим для учета и контроля работы транспортного средства и водителя.

«Транспортные» статьи Кодекса об административных правонарушениях предусматривают наказания непосредственно для водителей, а также должностных и юридических лиц. При этом в примечаниях к указанным статьям говорится, что индивидуальные предприниматели несут ответственность наравне с организациями.

Про самозанятых в статьях КоАП РФ упоминаний нет. Скорее всего, инспектор ГИБДД не будет разбираться в разнице между ними и предпринимателями, и выпишет штраф.

Особенности использования путевых листов в 2021 и 2022 году

Без путевого листа может обойтись только физическое лицо в частной поездке на собственном, арендованном автомобиле или транспорте, которым управляет по доверенности. Во всех остальных случаях путевой лист необходим для учета и контроля работы транспортного средства и водителя.

Проверку путевых листов могут осуществлять многие государственные организации. Работники ФНС с помощью них выявляют ошибки при учете ГСМ и уменьшении налога на прибыль. Трудовая инспекция проверяет соблюдение прав работника предприятия, например, на отдых. Путевые листы также помогают сотрудникам ГИБДД понять, насколько правомерно управление водителя автомобилем. Возможность просматривать путевые листы есть и у налоговых инспекторов при проведении выездных или камеральных проверок.

Путевой лист важно правильно заполнить. Для этого перед началом смены:

1. Водитель обязан показаться врачу. Врач проверяет, что он здоровый, отдохнувший и трезвый, поэтому не опасен для других участников дорожного движения. Компании отправляют работников в медицинские центры или приглашают врача в таксопарк. В путевой лист ставят отметку о прохождении медосмотра.
2. Нужно убедиться, что транспортное средство в порядке. Состояние транспорта имеет право проверять только человек с удостоверением по безопасности труда, которого назначили ответственным приказом руководителя. Он ставит в путевой лист отметку «о проведении предрейсового контроля».

За нарушения штрафуют по ст. 12.31.1 КоАП: водителя — на 3 000 ₽, ИП — на 5 000 ₽, ООО — на 30 000 ₽.

Минимальный срок хранения путевых листов установлен приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 и составляет 5 лет. Срок может быть увеличен, если в течение этого времени не происходила проверка ГИТ. Обратите внимание, что документы на хранение в архиве уходят только со следующего календарного года. Представьте, что вы создали два путевых листа: один 1 января 2020 года, второй — 31 декабря 2020 года, оба документа уйдут на хранение 1 января 2021.

Если в организации путевой лист ― это единственный документ, который подтверждает опасные условия труда, то срок хранения возрастает от 50 до 75 лет.

Как уже было сказано, путевые листы должны хранится не меньше пяти лет, но только если состоялась проверка ГИТ или ревизия. Так как законы довольно неоднозначны, мы советуем хранить документы не менее 7 лет, и только после этого назначать процедуру уничтожения документов. Чтобы уничтожить старые путевые листы, необходимо собрать комиссию и оформить акт. Уничтожить путевые листы можно двумя способами: сжигать или разрезать шредером на мелкие кусочки.

Новые правила предрейсового контроля и заполнения путевого листа

С введением новых реквизитов в 2021 году компаниям придется дополнять существующие формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 года № 78, или разрабатывать собственные. Бланки, которые организация будет использовать, нужно закрепить в учетной политике.

Документ ведется в бумажном (распечатанном) виде, сведения в него вносятся шариковой ручкой любого темного цвета (другие средства письма – фломастеры, карандаши и т.п. применять не стоит).

При заполнении путевого листа следует избегать помарок и ошибок. Если какая-либо оплошность все же произошла, лучше заполнить новый бланк, но если это невозможно, исправлять неправильные данные нужно очень аккуратно. Можно либо замазать их с помощью корректора, либо зачеркнуть и сверху написать верную информацию (сделав рядом отметку «исправленному верить»). Все правки обязательно следует удостоверять подписью лица, их внесшего.

После оформления путевого листа бланк обязательно подписывается ответственными лицами, а также заверяется печатью предприятия (при условии, что использование штемпельных изделий для визирования подобных бумаг закреплено в учетной политике фирмы).

Прежде чем перейти к примеру заполнения документа, скажем несколько слов о порядке внесения в него информации.

Бланк заполняется ответственным лицом перед тем, как автомобиль выедет из гаража. В лист ставят свои подписи: механик, который осуществляет контроль за техническим состоянием транспортного средства, медицинский работник, который удостоверяет физическое состояние водителя, сам водитель и ответственный работник.

Важно! В период, на который выписан путевой лист, автомобиль могут использовать несколько водителей. В этом случае можно открыть несколько листов: для каждого водителя на одно ТС.

Путевой лист (ПЛ) должен содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование и номер путевого листа;
• сведения о сроке действия путевого листа;
• сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
• сведения о транспортном средстве;
• сведения о водителе.

В шапке путевого листа указывается тип транспортного средства, например «Путевой лист грузового автомобиля». Нумерация ведется в хронологическом порядке. Она может быть сквозной на протяжении года или начинаться заново каждый месяц. Номер путевого листа может содержать буквенные и цифровые префиксы, символы-разделители и т.п. Важно, чтобы в каждом следующем документе значащая часть номера увеличивалась на единицу.

По новым правилам путевой лист нужно заполнять на любое транспортное средство, которое использует компания или ИП. То есть из старых правил убрали оговорку, по которой путевой лист оформляют при эксплуатации авто только при перевозке пассажиров или грузов.

Получается, что в 2021 году оформит путевой лист придется, даже если автомобиль будет без пассажиров. Но тут есть одна нестыковка. В статье 6 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ сказано, что путевые листы обязательны только при перевозке пассажиров и грузов. Получается, что положения нового приказа противоречат Закону от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Пока Минтранс этот момент никак не комментирует.

По новым правилам в сведениях о транспортном средстве нужно указывать дополнительные данные – марку транспортного средства. Ранее Минтранс хотел видеть в этом поле только тип и модель.

Кроме того, правила дополнили новым порядком отражения показаний одометра. В 2021 году эти данные надо приводить как при выезде транспортного средства с парковки, так и при заезде на парковку. В действующем в 2020 году приказе есть условие, что показания отражают только при выезде с парковки.

В 2021 году компании и ИП должны проставлять отметку «выпуск на линию разрешен». В действующих в 2020 году правилах этого нет.

Кроме того, в новом приказе уточнили, что контроль технического состояния проводит должностное лицо, ответственное за техническое состояние и эксплуатацию транспортных средств. Сейчас это должен делать контролер технического состояния ТС.

Порядок дополнили правилом, что журнал можно вести на бумаге или в электронной форме. Страницы бумажного журнала должны быть прошнурованы и пронумерованы. Если журнал ведется в электронном виде, организация или ИП должны обеспечить возможность его печати.

Кроме того, электронный журнал надо будет заверять усиленной квалифицированной электронной подписью. В действующем порядке такие правила не прописаны.

Федеральным законом от 8 ноября 2007 года № 259-ФЗ (далее — Закон № 259-ФЗ) установлена обязанность оформлять путевые листы для:

• компаний, занимающихся перевозкой людей на маршрутных такси в черте города и пригороде;

• транспортных организаций по междугородным пассажирским перевозкам;

• компаний, занимающихся автомобильной транспортировкой грузов и багажа;

• всех транспортных компаний, деятельность которых связана с иными видами наземного общественного транспорта (трамваи и троллейбусы).

Исходя из этого, многие отказываются от ведения путевых листов. Но, этого делать не стоит.

Путевые листы нужны:

• бухгалтерии — для учета и списания ГСМ, учета рабочего времени водителей, подтверждения расходов, которые отражены в налоговой отчетности и уменьшают налоговую базу.

• директору фирмы, начальнику транспортного или аналогичного по функционалу отдела – для того, чтобы иметь информацию о том, где находился автомобиль в рабочее время, какой маршрут совершал водитель.

Путевой лист не нужен частному лицу или сотруднику компании, который официально не работает водителем. Но, если в вашей компании развозами занимается частное лицо, не оформленное, как водитель, бухгалтерия может возмещать ему расходы на бензин только за счет прибыли, то есть за счет денег компании. В этом случае, расходы на бензин включить в налогооблагаемую базу и уменьшить налог на прибыль нельзя.

Штрафы за ошибки в путевых листах

Чаще всего путевой лист могут проверить на дороге сотрудники ГИБДД.

Налоговая инспекция в рамках камеральной или выездной проверки может запросить путевые листы, чтобы проверить правильно ли ГСМ списаны в расходы.

Трудовая инспекция, у которой с прошлого года появилось больше оснований для проверки водителей. Труд инспекция может запросить путевые листы, чтобы проверить, как организация соблюдает режим труда и отдыха водителей.

Срок хранения путевых листов составляет 5 лет. Если компания при проверке не найдет путевой лист, у которого еще не истек срок хранения, это будет расцениваться, как отсутствие путевого листа. За это предусмотрен штраф, правда, пока небольшой – 500 рублей по статье 12.3 КоАП РФ.

Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов. Мы собрали информацию в таблицу.

Если во время действия путевого листа транспортным средством посменно пользуется несколько водителей, то можно оформить несколько путевых листов для каждого водителя на один автомобиль.

Теперь в сведениях о транспортном средстве надо указывать марку транспортного средства и прицепа (при наличии). Раньше указывали только тип и модель.

Тут же будем указывать показания одометра при выезде с парковки и заезде на неё после окончания смены. Показания, как и раньше, включают полные километры пробега. Но в старой редакции заносить данные одометра при заезде на парковку не требовалось.

В новых правилах указали, что за контроль технического состояния отвечает должностное лицо, ответственное за техническое состояние и эксплуатацию транспорта. Сейчас указано, что это делает контроллёр технического состояния. Если всё в порядке, нужно проставить отметку «Выпуск на линию разрешён».

Также в правилах прописали, какую отметку ставить в путевом листе после медосмотра водителя:

• по результатам предрейсового осмотра — «прошёл предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
• по результатам послерейсового осмотра — «прошёл послерейсовый медицинский осмотр».

Теперь журнал можно вести на бумаге или в электронной форме на выбор. Если будете вести электронно, заверяйте внесённые в него сведения усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). А также обязательно предусмотрите возможность печати журнала на бумаге.

Если ведёте бумажный журнал, учитывайте, что все его страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы.

Новые правила оформления путевых листов в 2021 году утвердил Минтранс. Им обязаны следовать юрлица и ИП, которые используют легковые машины, грузовики, автобусы, троллейбусы и трамваи.

Что изменилось?

1. Сведения о перевозке. В путевом листе появился новый обязательный реквизит — в этой графе надо отметить вид сообщения и перевозки. Это указано в письме Минтранса от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ. Виды перевозок в путевом листе 2021 года:

   • регулярная перевозка пассажиров и багажа,
   • перевозка пассажиров и багажа по заказу,
   • организованная перевозка группы детей,
   • перевозка пассажиров и багажа легковым такси,
   • перевозка грузов,
   • перевозка для собственных нужд.

2. Сведения о транспортном средстве — надо указать марку транспорта и прицепа. Раньше указывали только тип и модель. В этой же графе надо вписать показания одометра при выезде с парковки и заезде на нее после смены. Раньше эти данные были не нужны.

3. Медосмотр и техконтроль. После проверки, если неполадок нет, ответственный сотрудник должен проставить отметку «Выпуск на линию разрешен».

   По новым правилам заполнения путевого листа после медосмотра водителя надо поставить отметки «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен» или «прошел послерейсовый медицинский осмотр».

4. Электронная форма журнала регистрации путевых листов — с 2021 года этот документ можно вести в электронном формате. Для этого потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись. В бумажном варианте не забудьте пронумеровать и прошнуровать все страницы. Скачать журнал учета путевых листов 2021 года можно здесь.

Минтранс перечислил обязательные реквизиты путевого листа на 2021 год в приказе от 11.09.2020 № 368.

Чтобы получить допуск к эксплуатации транспортного средства, а потом списать топливо в расходы, надо указать:

• Наименование, номер и вид ТС. Например, «Путевой лист легкового автомобиля № 322».
• Срок действия документа. Здесь надо написать период, в течение которого водитель может ездить по этому путевому листу.
• Информацию о перевозке — сведения о виде перевозки и сообщения.
• Данные о владельце ТС. Юрлицо указывает название, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН.
• ИП — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
• Сведения о транспортном средстве: тип (легковое или грузовое ТС), марку и модель, госномер, показания одометра, техсостояние ТС, дата и время выезда транспорта со стоянки и его заезда обратно.
• Информацию о водителе: ФИО, сведения о предрейсововом и послерейсовом медосмотре.

Форму бланка путевого листа грузового автомобиля выбирают в зависимости от того, как работает компания. Унифицированного варианта нет. Можно выбрать:

• Форму N 4-с. Ее используют в компаниях, которые оплачивают труд водителей сдельно.
• Форму N 4-п. Этот документ применяют, чтобы учитывать рабочее время водителя, который получает деньги за отработанный период.
• Форму N 4-м. Этот путевой лист подойдет для тех, кто занимается междугородними перевозками и доставками.

Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов.

Если одно ТС используют посменно несколько водителей, для каждого водителя можно оформить свой путевой лист на одну машину.

Путевой лист для ИП нужно составлять перед каждой поездкой. В 2021 нельзя оформлять путевой лист на месяц. Образец используется тот же, что и выше.

ИП и компании могут в 2021 году сами разработать форму журнала учета путевых листов. Ее надо закрепить в учетной политике. Оформляют документ на срок не более года, но при необходимости его можно сократить до 1 месяца.

Журнал регистрации путевых листов состоит из двух частей:

1. Лист, на котором указывают название организации, код по ОКПО и период, в течение которого будет вестись журнал.

2. Таблица, в которой указывают:

   • номер путевого листа и дату его выдачи,
   • данные водителя и его табельный номер,
   • гаражный номер автомобиля;
   • подписи лиц, ответственных за ведение журнала: водителя, диспетчера и бухгалтера.

Да. Путевые листы для ИП на своем авто должен выписывать сам предприниматель. Это новое правило Минтранса 2021 года. Если ИП, владеющий автомобилем, одновременно и водитель, он должен оформлять путевой лист на себя.

Пока нет. Эксперимент с электронными путевыми листами проходил Москве, Московской, Калужской, Рязанской областях, Республике Татарстан и Краснодарском крае. По всей стране такой формат планируют ввести в июля 2022 года.

Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368 изменен состав обязательных реквизитов и порядок заполнения путевых листов.

Во-первых, добавлен новый реквизит — «Сведения о перевозке». Согласно пункту 6 Приложения к Приказу № 368: «Сведения о перевозке включают информацию о видах сообщения и видах перевозок».

Виды сообщения и виды перевозок определены в Уставе автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта (утв. Федеральным законом от 08.11.2007 № 259-ФЗ).

Выдержка из документа:

«Статья 4. Виды сообщения

1. Перевозки пассажиров и багажа, грузов осуществляются в городском, пригородном, междугородном, международном сообщении.

2. Перевозки в городском сообщении осуществляются в границах населенных пунктов.

3. Перевозки в пригородном сообщении осуществляются между населенными пунктами на расстояние до пятидесяти километров включительно между границами этих населенных пунктов.

4. Перевозки в междугородном сообщении осуществляются между населенными пунктами на расстояние более пятидесяти километров между границами этих населенных пунктов.

5. Перевозки в международном сообщении осуществляются за пределы территории Российской Федерации или на территорию Российской Федерации с пересечением Государственной границы Российской Федерации, в том числе транзитом через территорию Российской Федерации.»

«Статья 5. Виды перевозок пассажиров и багажа

Перевозки пассажиров и багажа подразделяются на:

1) регулярные перевозки;

2) перевозки по заказам;

3) перевозки легковыми такси.»

Во-вторых, в путевых листах в дополнение к марке необходимо указывать модель транспортного средства (пп. 1 п. 4 Приложения к Приказу № 368).

В-третьих, с 2021 года в путевых листах необходимо отражать показания одометра при выезде транспортного средства с парковки, предназначенной для стоянки, и при заезде транспорта на парковку по окончании рабочего дня или смены (пп. 3 п. 4 Приложения к Приказу № 368).

Приказ № 368 также уточняет, какие отметки ставятся для технического осмотра транспортных средств и медицинского осмотра водителей до рейса и по возвращении.

Как и прежде, оформленные путевые листы необходимо регистрировать в журнале регистрации путевых листов.

В соответствии с пунктами 17, 18 Приложения к Приказу № 368 с 01.01.2021 журнал регистрации путевых листов можно вести как в бумажном, так и в электронном виде. При ведении журнала на бумажном носителе его страницы должны быть прошнурованы, пронумерованы.

При ведении журнала в электронной форме предусматривается обязательная возможность печати страниц журнала на бумажном носителе. В случае ведения журнала в электронной форме внесенные в него сведения должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью.

Рекомендуем своевременно ознакомиться с полным текстом Приказа № 368 для внесения изменений в Учетную политику учреждения и доведения информации об изменениях до ответственных должностных лиц учреждения.

В «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» редакции 2 предусмотрено формирование путевых листов по унифицированным формам №№ 3, 3 спец, 4-П, 4-С, 6, 6 спец, ЭСМ-2, утв. постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, а также по форме № 412-АПК, утв. приказом Минсельхоза России от 16.05.2003 № 750.

Для соблюдения требований Приказа № 368 в печатные формы путевых листов, формируемых в программе, внесены следующие изменения:

• добавлено поле Сведения о перевозке и его заполнение по данным документа путевого листа;

• добавлена возможность отображения сведений о модели транспортного средства и прицепов.

Для формирования путевых листов по уточненным формам следует использовать команды печати путевых листов с постфиксом «(пр. № 368 от 11.09.2020)», см. рис. 1.

Приказом № 368 закреплено, что журнал регистрации путевых листов можно вести как в бумажном, так и в электронном виде при условии его заверения усиленной квалифицированной электронной подписью (п. 17 Приложения к Приказу № 368).

В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» редакции 2 предусмотрено формирование журнала регистрации путевых листов по типовой межотраслевой форме № 8 (унифицированная форма «Журнал учета движения путевых листов» (ф. 0345008), утв. постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78). Форма № 8 ориентирована на ведение в бумажном виде. В каждой строке журнала должны проставляться собственноручные подписи: водителя в получении путевого листа, диспетчера, принявшего от водителя путевой лист и документы, бухгалтера, принявшего путевой лист.

С 01.01.2013 формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению в связи с вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (Информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

Таким образом, журнал регистрации путевых листов организация вправе составлять в произвольной форме.

Чтобы обеспечить возможность заполнить, подписать электронной подписью и сохранить электронный журнал регистрации путевых листов, в программу включен новый отчет Журнал регистрации путевых листов (ГСМ — Отчеты по учету ГСМ — Журнал регистрации путевых листов), рис. 3.

Образец заполнения путевого листа

Проверяют путевые листы различные госструктуры, в том числе:

• трудовая инспекция проверяет, нет ли нарушений по режиму труда и отдыха водителей;
• ИФНС проверяет корректность учета затрат на ГСМ (путевые листы проверяются при выездных и камеральных налоговых проверках);
• ГИБДД проверяет путевые листы непосредственно на дороге — вправе ли водитель управлять автомобилем и имеется ли документальное оформление проводимого рейса.

Штраф за отсутствие путевого листа или ошибки в нем выписывает именно ГИБДД.

На основании КоАП РФ штрафы в данном случае предусмотрены для водителей, должностных лиц компаний и самих юрлиц. В примечаниях указано, что ИП несут такую же ответственность, как и юрлица.

Что касается самозанятых, то по ним не имеется упоминаний в статьях КоАП. Допускается, что инспекторы не станут разбираться, какая разница между ИП и самозанятым, а просто выпишут штраф.

Штрафы назначают, когда путевой лист:

• отсутствует — во время рейса он обязательно должен быть у водителя. При этом нет разницы, что и как транспортируется — груз или пассажиры, на арендованном или собственном автомобиле организации, каким видом транспорта. Если путевого листа нет, инспектор может подумать, что работодатель не проводит предрейсовые медосмотры водителей и техосмотр транспорта. За такие нарушения тоже назначается штраф;
• неправильно оформлен — штраф выписывают за ошибки по двум моментам. Во-первых, если медработник не указал дату и время проведения медосмотра водителя, а также свою подпись с расшифровкой и штамп в специально предназначенной для этого графе («предрейсовый медицинский осмотр»). Во-вторых, если работник, проводящий техосмотр автомобиля, не указал дату и время проведения осмотра, свою подпись с расшифровкой и пометку о выпуске ТС на линию;
• не подтверждает расходы на ГСМ — в путевом листе должны указываться обязательные реквизиты, соответствующие требованиям Приказа Минтранса от 11.09.2020 г. № 368. Эти моменты контролирует ИФНС, и когда при проверке выявляется, что путевого листа нет или он неправильно оформлен, компания не сможет доказать свои расходы на ГСМ. Тогда ИФНС подозревает налогоплательщика в занижении прибыли.

По путевым листам предусмотрены такие штрафы:

Без путевого листа может ездить только физлицо на своем, арендованном авто, а также на ТС, управляемом по доверенности. В остальных случаях путевой лист должен быть обязательно.

Раньше указывали только тип и модель авто, теперь же включили дополнительную информацию. Это:

• марка транспорта и прицепа, если такой имеется,
• показания одометра при выезде ТС с парковки и заезде на нее после того, как закончилась смена.

Внимание к отметке о медосмотре и техконтроле

Новые правила гласят: состояние транспортного средства контролирует должностное лицо, ответственное за техобслуживание и эксплуатацию.

Если никаких неполадок при проверке машины техник не нашел, ставит отметку «Выпуск на линию разрешен».

Отметки после медосмотра водителя будут такие:

• для осмотра перед рейсом — «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
• после рейса — «прошел послерейсовый медицинский осмотр».

Обязательные реквизиты путевого листа в 2021 г. можно условно поделить на две категории. Подробности — в таблице.

Две категории обязательных реквизитов путевого листа

Допреквизиты зависят от специфики деятельности организации. Такими реквизитами могут выступать:

• нормы расхода топлива;
• маршрут движения транспортного средства;
• экономия (перерасход) топлива.

Организация может разработать бланк «путевки» сама, учитывая требования к первичной документации. Или доработать под себя унифицированные формы из Постановления Госкомстата России от 28.11.1997 № 78.

Бланк, который фирма будет применять, закрепляют в учетной политике организации.

Власти указали, как регистрировать путевые листы электронно

С 2021 г. журнал регистрации путевых листов можно вести в электронном формате, но нужна ЭЦП. То есть все внесенные в журнал сведения надо заверять усиленной квалифицированной электронной подписью.

Реквизит предполагает указание не только модели, как было ранее, но и марки автомобиля, а также марки прицепа/полуприцепа, если они эксплуатируются. В этой же графе уточняются показания счетчика при отправлении автомобиля с парковки и возвращении его на стоянку к завершению смены. Данные записываются ответственным лицом, назначенным приказом, проставляющим рядом свою подпись и инициалы. Если ИП является водителем транспортного средства, ответственное лицо может не назначаться.

Прежняя редакция закона вносить сведения, опирающиеся на маршрут до парковочного места, не требовала.

Как избежать штрафов за ошибки в путевых листах

Путевой лист — это основной документ для учёта и контроля работы водителя в компании. Он выдаётся ежедневно и даёт право на управление транспортным средством. В нём содержится информация об организации, автомобиле, маршруте и расходе топлива.

Путевые листы должны применять организации и индивидуальные предприниматели, которые используют легковой и грузовой транспорт, автобусы, трамваи и троллейбусы. Эти документы необходимы, чтобы начислять водителям заработную плату, контролировать и подтверждать расход ГСМ для исчисления налога на прибыль.

В чём сложность?

Оформление путевых листов требует соблюдения большого количества правил и норм. Если их не соблюдать — организации грозят штрафы и увеличение налога на прибыль. Здесь нельзя исключать человеческий фактор, ошибки в документах всегда возможны, но в этом случае они могут обойтись дорого.

Кроме того, если водители неохотно заполняют путевые листы или вписывают неверные данные о расходе топлива, то у компании не будет полной картины трат. Есть вероятность махинаций со стороны водителей и перерасход средств на горючее.

Заполнение и хранение путевых листов требуют внимания и большого количества времени. Сотрудники тратят его на рутину, от которой уже можно отказаться в пользу более сложных и полезных задач.

«Сведения о перевозке» — новый обязательный реквизит в путевых листах. В соответствующем поле «путевки» указывайте вид сообщения и вид перевозки транспортного средства.

Возможные виды перевозок (ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ):

• регулярные,
• по заказам,
• на легковом такси.

Виды сообщения (ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ):

• перевозки пассажиров и багажа, грузов в городском, пригородном, междугородном, международном сообщении;
• перевозки в городском сообщении в границах населенных пунктов;
• перевозки в пригородном сообщении между населенными пунктами на расстояние до 50 км включительно;
• перевозки в междугородном сообщении между населенными пунктами на расстояние более 50 км;
• перевозки в международном сообщении за пределы РФ или на территорию РФ с пересечением Госграницы РФ, в том числе транзитом через Россию.

Похожие записи:

• Код 327 в декларации 3 НДФЛ за 2022
• Действие техосмотра для ОСАГО в 2022 продлили
• Замена водительского удостоверения в 2022 году по окончании срока