Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новый перечень типовых управленческих архивных документов в 2022 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения
Храним документы с учетом новых сроков
-
Что светит за установку пиратского софта?
214 0
- Свежие
- Посещаемые
Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236
В номенклатуре дел организации следует обновить только те статьи, которые ссылаются на Перечень 2010 года. Для этого нужно провести выверку номенклатуры и актуализировать её.
- Сравните Перечень 2019 г. с перечнем 2010. Обратите внимание на новые тематические подзаголовки, категории и комплексы документов.
- Проведите сверку заголовков, сроков хранения. Укажите новые статьи. Для учета изменений следует использовать рабочий экземпляр номенклатуры дел. Он станет основой для разработки новой номенклатуры на 2020 год (или изменений к ее первоначальному варианту) и для подготовки к утверждению номенклатуры дел на следующий 2021 год.
- Потребуется приказ об отмене старой и введении новой номенклатуры, а также проект сводной номенклатуры дел. Его следует согласовать с начальниками структурных подразделений и экспертной комиссией организации.
Для удобства утверждённую номенклатуру дел можно поделить на разделы и передать каждый из них в соответствующее структурное подразделение организации.
АХО. Секретариат и делопроизводство
К списку статей
Для определения срока, в течение которого приказ, распоряжение, учетный регистр или иной образовавшийся в деятельности фирмы документ необходимо хранить, можно узнать из специальных перечней. Часть их утверждена Росархивом, а часть — Министерством культуры РФ. Сокращать указанные в них сроки и избавляться от документов раньше времени нельзя. Такой принцип применяется в отношении всех форм (бумажных или электронных) и всех видов (организационно-распорядительных, прогнозных, налоговых, бухгалтерских и др.) документов.
Рекомендуем компаниям провести проверку соблюдения требований российского законодательства об архивном хранении документов, в том числе содержащих персональные данные, в рамках которой:
- учесть в работе положения новых нормативных правовых актов;
- принять необходимые меры по обновлению локальных актов компании, регламентирующих порядок и сроки хранения документов, в том числе содержащих персональные данные;
- провести инвентаризацию хранимых документов, направленную, в частности, на выявление документов с истекшим сроком хранения.
Сроки хранения кадровой документации последний раз корректировались в 2016 году. Изменения были отражены в Федеральном законе от 02.03.2016 № 43-ФЗ.
Порядок и период сохранности стал зависеть от даты оформления бумаг.
Кадровые документы, такие как приказы по личному составу, личные дела, трудовые договоры и др.,созданные до 2003 года, следует сохранять в течение 75 лет. Период сохранности исчисляется с года, следующего за годом оформления документа.
К кадровой документации, оформленной уже после 2003, требования к периодам хранения изменились. Такие формуляры нужно сохранять не менее 50 лет.
Отметим, что речь идет о трудовых договорах, приказах, личных карточках работников. А также о невостребованных оригиналах личной документации работника (трудовые книжки, свидетельства, дипломы, удостоверения).
Подробнее об услуге вы можете уточнить
у наших менеджеров по телефону:в Москве: +7 (495) 021-93-94
в Краснодаре: +7 (918) 166-61-29или отправить запрос из формы обратной связи.
- «Архивы – школам»: астраханские архивисты провели Урок Памяти, посвящённый снятию блокады Ленинграда
- Фронтовые письма как архив солдатской души
- Василий Алексеевич Соловьев
- Конференция «Профессия-архивист»
- Из истории одной улицы, одного здания, одного банка…
О сроках хранения типовых управленческих архивных документов организаций
Все документы, образующиеся в процессе деятельности органов и организаций, включают следующие направления деятельности:
- Организация системы управления (нормативно-правовое обеспечение деятельности, распорядительная деятельность, организационные основы управления, контроль и надзор, документационное обеспечение управления и организация хранения документов, информатизация деятельности)
- Планирование деятельности (прогнозирование, перспективное планирование; текущее планирование; отчетность о выполнении планов; ценообразование)
- Финансирование, кредитование деятельности
- Учет и отчетность (бухгалтерский учет и отчетность, учет оплаты труда, налогообложение, учет имущества, статистический учет и отчетность)
- Международное сотрудничество
- Информационная деятельность
- Трудовые отношения (организация труда, нормирование и оплата труда, охрана труда)
- Кадровое обеспечение (прием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение работников; кадровый учет; противодействие коррупции; аттестация; повышение квалификации, награждение)
- Материально-техническое обеспечение деятельности
- Административно-хозяйственное обеспечение деятельности (эксплуатация зданий, строений, сооружений; транспортное обслуживание; информационно-телекоммуникационное обеспечение)
- Обеспечение режима безопасности организации, гражданская оборона и защита от чрезвычайных ситуаций (организация охраны, пропускного режима; обеспечение антитеррористической защищенности и пожарной безопасности, организация гражданской обороны и защиты от чрезвычайных ситуаций)
- Социально-бытовые вопросы (социальное страхование, социальная защита; обеспечение жильем и коммунальными услугами)
Документы по вопросам охраны труда представлены в разделе 7.3 Перечня.
Как и в приказе Минкультуры № 558, в приказе Росархива № 236 представлены примеры типовых архивных документов в сжатом виде, но организации производят в ходе деятельности практически все эти бумаги. Основные блоки следующие:
- управленческо-распорядительные;
- бухгалтерские, финансовые;
- кадровые;
- имущественные и хозяйственные;
- социально-бытовые.
Перечень, как и прежний, представлен как таблица, разбит по тематическим блокам (их 12). Кроме того, все наименования в конце этого НПА даны в алфавитном порядке с перекрестными ссылками, что значительно упрощает навигацию.
Несмотря на обстоятельность приказа, разработчики не предлагают точные наименования документов, а обобщают их в группы: действующий типовой перечень архивных бумаг насчитывает 657 групп, хотя в прошлом списке их было 1003. Некоторые другие важные изменения представлены ниже.
Разновидность документа
Что нового в перечне типовых управленческих архивных документов в 2020 и сроках их хранения в организации
Ранее хранили, лет
Сейчас хранят, лет
Ведомости о получении зарплаты
5
6
Справки о доходах, расходах, имуществе и обязательствах имущественного характера
Не установлено
50-75 — в зависимости от того, завершено дело после 2003 года или до указанного срока
Акты, справки, записки, журналы, протоколы, касающиеся коррупции
Постоянно
5
Графики отпусков
1
3
Личные дела руководителей
Постоянно
50-75
Справки, предложения о состоянии и мерах по улучшению охраны труда
Постоянно
5
Журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий
Постоянно
45
Журналы учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте)
10, но требование касалось инструктажа по технике безопасности
45
Трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников
75
50/75
Личное дело в организации начинает формироваться в момент поступления работника на работу в специализированной программе или, в крайнем случае, — в экселе, а заканчивается днем его увольнения.
Пример 1
Приказ об увольнении работника был датирован 10.06.2020. Срок хранения такого личного дела исчисляется с 01.01.2021.
Обратите внимание! В соответствии с новой редакцией закона № 152-ФЗ, личные дела, завершенные до 2003 г., должны храниться 75 лет, а завершенные позже — 50 лет. С учетом этого в нашем примере личное дело должно храниться в архиве организации до 31.12.2071.
Пример 2
В отделе кадров хранится личное дело сотрудника, уволенного 15.05.2001. Сколько лет его нужно хранить?
По закону, срок хранения дела исчисляется с 01.01.2002. Продолжительность хранения — 75 лет. Значит, это личное дело готовят к уничтожению не ранее 31.12.2077.
Все документы, образующиеся в процессе деятельности органов и организаций, включают следующие направления деятельности:
- Организация системы управления (нормативно-правовое обеспечение деятельности, распорядительная деятельность, организационные основы управления, контроль и надзор, документационное обеспечение управления и организация хранения документов, информатизация деятельности)
- Планирование деятельности (прогнозирование, перспективное планирование; текущее планирование; отчетность о выполнении планов; ценообразование)
- Финансирование, кредитование деятельности
- Учет и отчетность (бухгалтерский учет и отчетность, учет оплаты труда, налогообложение, учет имущества, статистический учет и отчетность)
- Международное сотрудничество
- Информационная деятельность
- Трудовые отношения (организация труда, нормирование и оплата труда, охрана труда)
- Кадровое обеспечение (прием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение работников; кадровый учет; противодействие коррупции; аттестация; повышение квалификации, награждение)
- Материально-техническое обеспечение деятельности
- Административно-хозяйственное обеспечение деятельности (эксплуатация зданий, строений, сооружений; транспортное обслуживание; информационно-телекоммуникационное обеспечение)
- Обеспечение режима безопасности организации, гражданская оборона и защита от чрезвычайных ситуаций (организация охраны, пропускного режима; обеспечение антитеррористической защищенности и пожарной безопасности, организация гражданской обороны и защиты от чрезвычайных ситуаций)
- Социально-бытовые вопросы (социальное страхование, социальная защита; обеспечение жильем и коммунальными услугами)
К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения
1
Законы и иные нормативные правовые акты (указы, постановления), распоряжения Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальные нормативные правовые акты:
(1) Относящиеся к деятельности организации — пост.
а) по месту разработки и утверждения
Пост.
б) в других организациях
До минования надобности (1)
2
Проекты законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных нормативных правовых актов; документы (справки, доклады, заключения, предложения) по их разработке:
(1) Относящиеся к деятельности организации — пост.
а) по месту разработки и утверждения
Пост.
б) в других организациях
До минования надобности (1)
3
Регистры нормативных правовых актов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации; муниципальных нормативных правовых актов; документы по их ведению
Пост. (1)
(1) Состав документов и сведений, содержащихся в регистрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения регистров, передаются на постоянное хранение после завершения ведения
4
Инициативные предложения, внесенные в государственные органы Российской Федерации, государственные органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления; документы (докладные записки, заключения, справки) по их разработке
Пост.
5
Поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, иных государственных органов Российской Федерации, государственных органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; документы (обзоры, доклады, расчеты, заключения, справки) по их выполнению
Пост. (1)
(1) По оперативным, непрофильным для данной организации, вопросам деятельности — 5 л. ЭПК
6
Поручения вышестоящих организаций; документы (обзоры, доклады, расчеты, заключения, справки) по их выполнению
Пост. (1)
(1) По оперативным вопросам деятельности — 5 л. ЭПК
7
Поручения руководства организации структурным подразделениям; документы (справки, докладные, служебные записки, заключения) по их выполнению (1)
36
Единые Государственные реестры юридических лиц, индивидуальных предпринимателей
Пост.
37
Документы (заявления, копии учредительных документов, выписки из реестра, справки, решения, уведомления и др.) о государственной регистрации юридического лица, о прекращении деятельности юридического лица
15 л. (1) ЭПК
(1) После прекращения деятельности. Решения — пост.
38
Документы (заявления, решения, статусные сведения индивидуального предпринимателя: гражданство, место жительства, сведения о регистрации, паспортные данные, справки, сведения, уведомления и др.) о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя, о прекращении деятельности физического лица в качестве индивидуального предпринимателя
15 л. (1) ЭПК
(1) После прекращения деятельности. Решения — пост.
39
Свидетельства о государственной регистрации, о регистрации ликвидации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей; уведомления на открытие филиалов, представительств
Пост. **
40
Информационные письма, извещения, уведомления о постановке на учет в соответствующих регистрирующих органах
5 л.
41
Единые государственные реестры; документы по их ведению (1)
Пост. (2)
(1) Не указанные в самостоятельных статьях Перечня.
(2) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения
42
Государственные реестры; документы по их ведению (1)
Пост. (2)
(1) Не указанные в самостоятельных статьях Перечня.
(2) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения
43
Опись объектов, подлежащих разграничению между Российской Федерацией и субъектом Российской Федерации, между субъектом Российской Федерации и муниципальным образованием
Пост.
44
173
Документы (доклады, справки, отчеты, акты, заключения, представления, предписания, докладные записки) проверок организации:
(1) Для внутренних проверок организации — 5 л. ЭПК.
а) комплексных, тематических (по основным (профильным) для данной организации направлениям деятельности)
Пост. (1)
б) структурных подразделений организации
5 л. ЭПК
174
Документы (акты, предписания, заключения, справки, докладные записки) ревизий организации (за исключением документов периодических бухгалтерских ревизий, предусмотренных ст. 402):
а) по месту проведения
Пост.
б) в других организациях
5 л. ЭПК
175
Переписка о проведении проверок и ревизий
5 л.
176
Журналы, книги учета (регистрации) проверок, ревизий, их решений, определений, предписаний, актов, заключений
5 л.
177
Журналы, книги учета (регистрации) контроля за выполнением решений, определений, предписаний, актов, заключений проверок, ревизий
5 л.
178
Переписка о выполнении решений, определений, предписаний, актов, заключений проверок, ревизий
5 л. ЭПК
179
Протокольные поручения Государственной Думы; документы (докладные записки, справки, информации, переписка) по их выполнению
Пост.
180
Парламентские запросы, запросы и обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации; документы (обзоры, справки, переписка) по их рассмотрению
Пост. (1)
184
Единый государственный реестр прав на недвижимое имущество и сделок с ним
Пост. (1)
(1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестре, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранится в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передается на постоянное хранение после завершения ведения
185
Свидетельства, сертификаты на право собственности, владения, пользования имуществом, регистрации и перерегистрации фирменных наименований, знаков обслуживания
Пост. **
186
Документы (постановления, доверенности, заявки, заключения, решения) к свидетельствам, сертификатам
Пост.
187
Переписка по вопросам установления прав собственности юридических и физических лиц
5 л. (1) ЭПК
(1) После выдачи свидетельства о праве собственности
188
Документы (постановления, определения, акты, решения, протоколы (1), заключения, запросы, заявления, переписка) о соблюдении норм законодательства, конфликтах, спорах, иных вопросах правового характера
5 л. (2) ЭПК
(1) Протоколы административных комиссий муниципальных образований — 3 г.
(2) О серьезных нарушениях, повлекших возбуждение уголовных дел и судебных разбирательств — пост.
189
Копии документов (исковых заявлений, доверенностей, актов, справок, докладных записок, ходатайств, протоколов, определений, постановлений, характеристик), представляемых в правоохранительные, судебные органы, третейские суды
5 л. (1)
(1) После вынесения решения
190
Переписка по вопросам правоохранительного характера
5 л. ЭПК
191
Договоры, соглашения об оказании юридических услуг
5 л. (1) ЭПК
(1) После истечения срока действия договора
192
Документы (заключения, справки, переписка) по проведению правовой экспертизы документов
5 л. ЭПК
193
262
Целевые программы (федеральные, региональные, муниципальные, отраслевые), прогнозы развития регионов, отдельных направлений деятельности:
а) по месту разработки и/или утверждения
Пост.
б) в других организациях
До минования надобности
263
Проекты целевых программ, прогнозов; документы (справки расчеты, доклады, таблицы, сведения) по их разработке
10 л. ЭПК
264
Переписка о разработке целевых программ
5 л. ЭПК
265
Документы (доклады, отчеты, обзоры) о ходе выполнения целевых программ
Пост.
266
Переписка о ходе выполнения целевых программ
5 л. ЭПК
267
Прогнозы (перспективные планы, программы) деятельности и развития организации
Пост. **
268
Концепции развития организации
Пост. **
269
Проекты перспективных планов, программ, концепций развития организации; документы (доклады, справки, сведения, расчеты, таблицы) к ним
10 л. ЭПК
Утвержден новый перечень типовых управленческих архивных документов
270
Планы экономического и социального развития организации:
а) по месту разработки и/или утверждения
Пост.
б) в других организациях
До минования надобности
271
Бизнес — планы; документы (технико-экономические обоснования, заключения, справки, расчеты) к ним
Пост.
272
Государственные, муниципальные контракты на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг
5 л. (1) ЭПК
(1) По крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам — пост. **
273
Документы (конкурсная документация, протоколы, аудиозаписи, запросы, извещения, уведомления, заявки, сводные заявки, технические задания, графики — календарные планы, доверенности, информационные карты, копии договоров (контрактов) и др.) о проведении открытых конкурсов, конкурсов котировочных заявок (котировок), аукционов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд организации:
(1) По крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам — пост. **
а) в организации — заказчике
5 л. (1) ЭПК
б) в других организациях
5 л.
274
Положения о комиссиях по размещению заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг организации
Пост.
275
Переписка о проведении открытых конкурсов, конкурсов котировочных заявок (котировок), аукционов по размещению заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд организации
5 л.
276
Журналы регистрации протоколов комиссии организации по размещению заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг
5 л.
297
Прейскуранты, ценники, тарифы на продукцию и услуги:
(1) После замены новыми
а) по месту разработки и/или утверждения
Пост.
б) в других организациях
3 г. (1)
298
Справки, расчеты по прогнозированию цен
5 л.
299
Документы (справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы, калькуляции) о разработке, применении цен и их корректировке:
(1) После замены новыми
а) по месту разработки
Пост.
б) в других организациях
3 г. (1)
300
Ценовые соглашения между производителями и поставщиками материально-технических ресурсов
5 л. (1) ЭПК
(1) После истечения срока действия соглашения
301
Протоколы согласования цен на имущество, продукцию и услуги
5 л. ЭПК
302
Протоколы заседаний тиражно-калькуляционной комиссии
5 л.
303
Переписка по вопросам ценообразования
5 л. ЭПК
304
Переписка о разработке, применении и изменении тарифов
5 л. ЭПК
305
Переписка с иностранными организациями о тарифах
15 л. ЭПК
Первичные документы / 11:30 31 августа 2020
Бумажные архивы переведут в электронный вид- Свежие
- Посещаемые
Изменения отразились на номенклатуре дел и документообороте госорганов, бюджетных и коммерческих организаций (Таблица 1).
Таблица 1: Изменения в сроках хранения документов до и после введения Перечня 2019.
Вид документа
Срок хранения по-старому (18.02.2020)
Срок хранения по-новому (после 18.02.2020)
Счета-фактуры
4 года
5 лет
Графики отпусков
1 год
3 года
Базы данных отпусков, журналы, книги и карточки учёта
3 года
5 лет
Налоговые декларации, представляемые в ФНС по всем категориям налогов, сборов, взносов
5 лет
6 лет
Документы о дисциплинарных взысканиях
5 лет
3 года
Реестры сведений о доходах физлиц
75 лет
5 лет
Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда
Постоянно
5 лет
Заявки о потребности в иностранцах
5 лет
1 год
Переписка с налоговиками, которая касается расхождений в расчетах по налогам
5 лет
6 лет
Образцы подписи материально ответственного лица
Не менее 5 лет. Конкретный срок хранения устанавливался в учетной политике учреждения.
5 лет. Срок хранения исчисляется с момента смены материально-ответственного лица в учреждении
Учитывать изменения нужно и при кадровом документообороте. Личные карточки сотрудников, трудовые договоры, документы о приёме, переводе и увольнении с работы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, теперь следует хранить 75 лет. А документы, законченные делопроизводством, позднее указанного срока – 50 лет.
Отдельные кадровые документы получили индивидуальный срок хранения:
- журналы, книги учета инструктажа по охране труда — 45 лет;
- предупреждения, уведомления работников — 3 года;
- заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии — 1 год.
Внести все изменения нужно до момента сдачи итоговых записей номенклатур структурных подразделений в службу делопроизводства. То есть, до конца 2020 года.
Обозначить дату перехода должен руководитель организации. Предварительно издав соответствующий указ или распоряжение.
В конце года останется только заполнить сводную номенклатуру. Внести сведения о количестве дел временного и постоянного хранения, а также дела с отметкой «ЭПК».
В номенклатуре дел организации следует обновить только те статьи, которые ссылаются на Перечень 2010 года. Для этого нужно провести выверку номенклатуры и актуализировать её.
- Сравните Перечень 2019 г. с перечнем 2010. Обратите внимание на новые тематические подзаголовки, категории и комплексы документов.
- Проведите сверку заголовков, сроков хранения. Укажите новые статьи. Для учета изменений следует использовать рабочий экземпляр номенклатуры дел. Он станет основой для разработки новой номенклатуры на 2020 год (или изменений к ее первоначальному варианту) и для подготовки к утверждению номенклатуры дел на следующий 2021 год.
- Потребуется приказ об отмене старой и введении новой номенклатуры, а также проект сводной номенклатуры дел. Его следует согласовать с начальниками структурных подразделений и экспертной комиссией организации.
Для удобства утверждённую номенклатуру дел можно поделить на разделы и передать каждый из них в соответствующее структурное подразделение организации.
АХО. Секретариат и делопроизводство
К списку статей
Бухгалтерское приложение газеты «Экономика и Жизнь» — рассчитано на практикующих бухгалтеров, аудиторов, работников налоговых органов. Представляет актуальные комментарии специалистов, оперативные ответы на вопросы читателей, а также законы, постановления, инструкции, письма и разъяснения министерств и ведомств.
Периодичность выхода: еженедельно, 50 номеров в год. Объем:12 полос.
Как и в приказе Минкультуры № 558, в приказе Росархива № 236 представлены примеры типовых архивных документов в сжатом виде, но организации производят в ходе деятельности практически все эти бумаги. Основные блоки следующие:
- управленческо-распорядительные;
- бухгалтерские, финансовые;
- кадровые;
- имущественные и хозяйственные;
- социально-бытовые.
Перечень, как и прежний, представлен как таблица, разбит по тематическим блокам (их 12). Кроме того, все наименования в конце этого НПА даны в алфавитном порядке с перекрестными ссылками, что значительно упрощает навигацию.
Несмотря на обстоятельность приказа, разработчики не предлагают точные наименования документов, а обобщают их в группы: действующий типовой перечень архивных бумаг насчитывает 657 групп, хотя в прошлом списке их было 1003. Некоторые другие важные изменения представлены ниже.
Разновидность документа
Что нового в перечне типовых управленческих архивных документов в 2020 и сроках их хранения в организации
Ранее хранили, лет
Сейчас хранят, лет
Ведомости о получении зарплаты
5
6
Справки о доходах, расходах, имуществе и обязательствах имущественного характера
Не установлено
50-75 — в зависимости от того, завершено дело после 2003 года или до указанного срока
Акты, справки, записки, журналы, протоколы, касающиеся коррупции
Постоянно
5
Графики отпусков
1
3
Личные дела руководителей
Постоянно
50-75
Справки, предложения о состоянии и мерах по улучшению охраны труда
Постоянно
5
Журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий
Постоянно
45
Журналы учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте)
10, но требование касалось инструктажа по технике безопасности
45
Трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников
75
50/75
Микропредприятия вправе сократить кадровое делопроизводство, а остальные организации обязаны вести кадровый документооборот в полном объеме. Какие кадровые документы обязательно оформлять, а какие пригодятся при определенных условиях, смотрите в таблице ниже.
Трудовой кодекс дополнен новой главой 48.1, устанавливающей особенности регулирования труда лиц, работающих у работодателей – субъектов малого предпринимательства, входящих в категорию микропредприятий. C января 2021 г. «микромалыши» вправе будут организовать упрощенный кадровый документооборот.
Артизов также отметил: «По всей вероятности, это будет последняя итерация перечня в традиционном виде как нормативного правового акта. В дальнейшем Росархив планирует перейти к реестровой модели его ведения в электронном виде, т.е. в виде базы данных (по аналогии с Реестрами недвижимости, юридических лиц и т.п.)» 2 . Реестр с кодами видов документов можно будет использовать в качестве классификатора для систем электронного документооборота государственных органов, для автоматизации экспертизы их ценности и развития единого информационного пространства. Фактически это будет своеобразная революция в делопроизводстве, активизирующая переход к электронному документообороту.
- командировочные удостоверения хранятся в течение 5 лет после окончания командировки (за исключением командировок на Крайний Север – те также должны храниться 75 лет);
- графики предоставления отпусков — 1 год.
Новые сроки хранения документов в 2020 году: переходим на новый Перечень
образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (Приложение к приказу Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г. № 558)
- Государственный архив Астраханской области приглашает принять участие в акции «Сохраним историю вместе»
- Вниманию граждан!
- К 70-летию Победы в Великой Отечественной войне Государственный архив Астраханской области подготовил виртуальную выставку «Чтобы помнили…»
- Видео
- Государственный архив Астраханской области совместно с волонтёрами представляет издательский проект «Астрахань – прифронтовая. Госпитали»
48
Документы (доклады, справки, отчеты, акты, докладные записки и др.) проверок организации
Пост.
49
Документы (акты, справки, докладные записки и др.) ревизий организации (за исключением документов периодических бухгалтерских ревизий, предусмотренных ст. 145)
Пост.
50
Заключения ревизионной комиссии, аудитора (аудиторской фирмы), государственных и муниципальных органов финансового контроля
Пост.
51
Переписка о проведении проверок и ревизий
5 л.
52
Журналы, книги учета ревизий, проверок и контроля за выполнением их решений (предписаний)
5 л. ЭПК
53
Переписка о выполнении решений (предписаний) проверок и ревизий
5 л. ЭПК
54
Документы (обзоры, аналитические справки) о рассмотрении обращений граждан
Пост.
55
Документы (докладные записки, справки, сводки, переписка) о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан
5 л.
56
Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы и др.); документы (справки, сведения, переписка) по их рассмотрению:
(1) В случае неоднократного обращения — 5 л. после последнего рассмотрения
а) предложения, письма творческого характера заявления, жалобы, содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотреблениях
Пост.
б) личного характера
5 л. (1) ЭПК
в) второстепенного, оперативного характера
5 л. (1)
82
Целевые программы (федеральные, региональные), прогнозы развития регионов, отдельных направлений деятельности:
а) по месту разработки и утверждения
Пост.
б) в других организациях
До минования надобности
83
Переписка о разработке и ходе выполнения целевых программ
5 л. ЭПК
84
Прогнозы (перспективные планы) развития организации
Пост.
85
Концепции развития организации
Пост.
36
Единые Государственные реестры юридических лиц, индивидуальных предпринимателей
Пост.
37
Документы (заявления, копии учредительных документов, выписки из реестра, справки, решения, уведомления и др.) о государственной регистрации юридического лица, о прекращении деятельности юридического лица
15 л. (1) ЭПК
(1) После прекращения деятельности. Решения — пост.
38
Документы (заявления, решения, статусные сведения индивидуального предпринимателя: гражданство, место жительства, сведения о регистрации, паспортные данные, справки, сведения, уведомления и др.) о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя, о прекращении деятельности физического лица в качестве индивидуального предпринимателя
15 л. (1) ЭПК
(1) После прекращения деятельности. Решения — пост.
39
Свидетельства о государственной регистрации, о регистрации ликвидации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей; уведомления на открытие филиалов, представительств
Пост. **
40
Информационные письма, извещения, уведомления о постановке на учет в соответствующих регистрирующих органах
5 л.
41
Единые государственные реестры; документы по их ведению (1)
Пост. (2)
(1) Не указанные в самостоятельных статьях Перечня.
(2) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения
42
Государственные реестры; документы по их ведению (1)
Пост. (2)
(1) Не указанные в самостоятельных статьях Перечня.
(2) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения
43
Опись объектов, подлежащих разграничению между Российской Федерацией и субъектом Российской Федерации, между субъектом Российской Федерации и муниципальным образованием
Пост.
44
173
Документы (доклады, справки, отчеты, акты, заключения, представления, предписания, докладные записки) проверок организации:
(1) Для внутренних проверок организации — 5 л. ЭПК.
а) комплексных, тематических (по основным (профильным) для данной организации направлениям деятельности)
Пост. (1)
б) структурных подразделений организации
5 л. ЭПК
174
Документы (акты, предписания, заключения, справки, докладные записки) ревизий организации (за исключением документов периодических бухгалтерских ревизий, предусмотренных ст. 402):
а) по месту проведения
Пост.
б) в других организациях
5 л. ЭПК
175
Переписка о проведении проверок и ревизий
5 л.
176
Журналы, книги учета (регистрации) проверок, ревизий, их решений, определений, предписаний, актов, заключений
5 л.
177
Журналы, книги учета (регистрации) контроля за выполнением решений, определений, предписаний, актов, заключений проверок, ревизий
5 л.
297
Прейскуранты, ценники, тарифы на продукцию и услуги:
(1) После замены новыми
а) по месту разработки и/или утверждения
Пост.
б) в других организациях
3 г. (1)
298
Справки, расчеты по прогнозированию цен
5 л.
299
Документы (справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы, калькуляции) о разработке, применении цен и их корректировке:
(1) После замены новыми
а) по месту разработки
Пост.
б) в других организациях
3 г. (1)
300
Ценовые соглашения между производителями и поставщиками материально-технических ресурсов
5 л. (1) ЭПК
(1) После истечения срока действия соглашения
301
Протоколы согласования цен на имущество, продукцию и услуги
5 л. ЭПК
302
Протоколы заседаний тиражно-калькуляционной комиссии
5 л.
303
Переписка по вопросам ценообразования
5 л. ЭПК
304
Переписка о разработке, применении и изменении тарифов
5 л. ЭПК
305
Переписка с иностранными организациями о тарифах
15 л. ЭПК
- Раздел Экология
- Раздел 01 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ. ТЕРМИНОЛОГИЯ. СТАНДАРТИЗАЦИЯ. ДОКУМЕНТАЦИЯ
- Раздел 01.140 Информатика. Издательское дело
- Раздел 01.140.30 Документы в управлении, торговле и промышленности
- Раздел 01.140 Информатика. Издательское дело
- Раздел 01 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ. ТЕРМИНОЛОГИЯ. СТАНДАРТИЗАЦИЯ. ДОКУМЕНТАЦИЯ
А также в:
- Раздел Строительство
- Раздел Нормативные документы
- Раздел Отраслевые и ведомственные нормативно-методические документы
- Раздел Проектирование и строительство объектов других министерств
- Раздел Отраслевые и ведомственные нормативно-методические документы
- Раздел Нормативные документы
Срок хранения документов налогового учёта в 2021 году должен соответствовать как перечню Росархива, так и Налоговому кодексу РФ. Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, он составляет не менее 4 календарных лет и исчисляется с момента окончания года, в котором был завершен регистр налогового учёта. При этом, если в других нормативных актах для документа установлен срок хранения, превышающий 4 года, соблюдать нужно его.
Сроки хранения бухгалтерской документации регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011. Статья 29 этого закона устанавливает не менее, чем 5-ти летний срок хранения для всех бухгалтерских документов, за исключением тех, которые должны храниться все время, пока организация осуществляет свою деятельность. В то же время, согласно пункту 1 этой статьи, конкретные сроки по различным видам документации должны соответствовать правилам организации государственного архивного дела. Следовательно, в 2021 году нужно исходить из сроков, установленных Росархивом 18.02.2020, однако они не должны быть менее 5 лет.
Сроки хранения таких документов с 18.02.2020 регламентируются пунктом 8 раздела II приказа Росархива. Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания. Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет. В перечень кадровой документации входят трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств.
Для некоторых документов установили специальный срок хранения, которого раньше не было:
- документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года;
- заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1 год;
- документы учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.
Каждая организация обязана хранить документы, иначе придется нести ответственность.
В соответствии со статьей 120 НК РФ, налогоплательщик наказывается штрафом в размере 10 тысяч рублей, если не представит налоговые и бухгалтерские документы учета за один налоговый период. Если налогоплательщик не может представить документы учета за несколько налоговых периодов, его ждет штраф в размере 30 тысяч рублей. Кроме того, если это привело к снижению налогооблагаемой базы, ФНС вправе оштрафовать организацию в размере 20% от суммы недополученных налогов, но не меньше 40 тысяч рублей.
Согласно статье 15.11 КоАП РФ, за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету должностные лица несут административную ответственность и наказываются штрафом от 5 до 10 тысяч рублей, а при повторном нарушении штрафом от 10 до 20 тысяч рублей или дисквалификацией на срок от 1 до 2 лет.
За нарушение правил хранения архивной документации по статье 13.20 КоАП РФ предусмотрен штраф от 300 до 500 рублей.
Не тратьте время на задачи, которые не приносят прибыль!
Передайте бухгалтерию на аутсорсинг. Мы возьмём на себя всё ведение и безопасное хранение вашей документации.
Перечень сроков хранения документов, утвержденный Росархивом
Как и в приказе Минкультуры № 558, в приказе Росархива № 236 представлены примеры типовых архивных документов в сжатом виде, но организации производят в ходе деятельности практически все эти бумаги. Основные блоки следующие:
- управленческо-распорядительные;
- бухгалтерские, финансовые;
- кадровые;
- имущественные и хозяйственные;
- социально-бытовые.
Перечень, как и прежний, представлен как таблица, разбит по тематическим блокам (их 12). Кроме того, все наименования в конце этого НПА даны в алфавитном порядке с перекрестными ссылками, что значительно упрощает навигацию.
Несмотря на обстоятельность приказа, разработчики не предлагают точные наименования документов, а обобщают их в группы: действующий типовой перечень архивных бумаг насчитывает 657 групп, хотя в прошлом списке их было 1003. Некоторые другие важные изменения представлены ниже.
Ответ на этот вопрос далеко не очевидный. Осознав это, законодатели с 18.06.2017 внесли серьезные изменения в статью 22.1 закона № 152-ФЗ «Об архивном деле». Теперь закон говорит, что если бумага входит в перечень документов, образующихся в деятельности организаций, срок отсчитывается с 1 января года, следующего за годом, в котором она «закрыта».
Личное дело в организации начинает формироваться в момент поступления работника на работу в специализированной программе или, в крайнем случае, — в экселе, а заканчивается днем его увольнения.
Пример 1
Приказ об увольнении работника был датирован 10.06.2020. Срок хранения такого личного дела исчисляется с 01.01.2021.
Обратите внимание! В соответствии с новой редакцией закона № 152-ФЗ, личные дела, завершенные до 2003 г., должны храниться 75 лет, а завершенные позже — 50 лет. С учетом этого в нашем примере личное дело должно храниться в архиве организации до 31.12.2071.
Пример 2
В отделе кадров хранится личное дело сотрудника, уволенного 15.05.2001. Сколько лет его нужно хранить?
По закону, срок хранения дела исчисляется с 01.01.2002. Продолжительность хранения — 75 лет. Значит, это личное дело готовят к уничтожению не ранее 31.12.2077.
Все документы, образующиеся в процессе деятельности органов и организаций, включают следующие направления деятельности:
- Организация системы управления (нормативно-правовое обеспечение деятельности, распорядительная деятельность, организационные основы управления, контроль и надзор, документационное обеспечение управления и организация хранения документов, информатизация деятельности)
- Планирование деятельности (прогнозирование, перспективное планирование; текущее планирование; отчетность о выполнении планов; ценообразование)
- Финансирование, кредитование деятельности
- Учет и отчетность (бухгалтерский учет и отчетность, учет оплаты труда, налогообложение, учет имущества, статистический учет и отчетность)
- Международное сотрудничество
- Информационная деятельность
- Трудовые отношения (организация труда, нормирование и оплата труда, охрана труда)
- Кадровое обеспечение (прием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение работников; кадровый учет; противодействие коррупции; аттестация; повышение квалификации, награждение)
- Материально-техническое обеспечение деятельности
- Административно-хозяйственное обеспечение деятельности (эксплуатация зданий, строений, сооружений; транспортное обслуживание; информационно-телекоммуникационное обеспечение)
- Обеспечение режима безопасности организации, гражданская оборона и защита от чрезвычайных ситуаций (организация охраны, пропускного режима; обеспечение антитеррористической защищенности и пожарной безопасности, организация гражданской обороны и защиты от чрезвычайных ситуаций)
- Социально-бытовые вопросы (социальное страхование, социальная защита; обеспечение жильем и коммунальными услугами)
Документы по вопросам охраны труда представлены в разделе 7.3 Перечня.
1.1. Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (далее — Инструкция) разработана в соответствии с частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», подпунктом 6 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293, и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, регламентирующими состав и сроки хранения отдельных видов документов.
1.2. Инструкция устанавливает порядок применения Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (далее — Перечень) и предназначена для использования в практике работы экспертных комиссий, делопроизводственных и архивных служб государственных органов, органов местного самоуправления, организаций (далее — организации), а также экспертно-проверочных комиссий федеральных государственных архивов, уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела, государственных и муниципальных архивов, научных организаций, включенных в Перечень федеральных органов исполнительной власти и организаций, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности, утвержденный постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 2006 г. N 808.
- Аудит промышленной безопасности
- Обучение по охране труда, пожарной безопасности и электробезопасности, теплоэнергетике
- Другие работы
1
Законы и иные нормативные правовые акты (указы, постановления), распоряжения Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальные нормативные правовые акты:
(1) Относящиеся к деятельности организации — пост.
а) по месту разработки и утверждения
Пост.
б) в других организациях
До минования надобности (1)
2
Проекты законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных нормативных правовых актов; документы (справки, доклады, заключения, предложения) по их разработке:
(1) Относящиеся к деятельности организации — пост.
а) по месту разработки и утверждения
Пост.
б) в других организациях
До минования надобности (1)
3
Регистры нормативных правовых актов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации; муниципальных нормативных правовых актов; документы по их ведению
Пост. (1)
(1) Состав документов и сведений, содержащихся в регистрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения регистров, передаются на постоянное хранение после завершения ведения
4
Инициативные предложения, внесенные в государственные органы Российской Федерации, государственные органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления; документы (докладные записки, заключения, справки) по их разработке
Пост.
5
Поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, иных государственных органов Российской Федерации, государственных органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; документы (обзоры, доклады, расчеты, заключения, справки) по их выполнению
Пост. (1)
(1) По оперативным, непрофильным для данной организации, вопросам деятельности — 5 л. ЭПК
6
Поручения вышестоящих организаций; документы (обзоры, доклады, расчеты, заключения, справки) по их выполнению
Пост. (1)
(1) По оперативным вопросам деятельности — 5 л. ЭПК
7
Поручения руководства организации структурным подразделениям; документы (справки, докладные, служебные записки, заключения) по их выполнению (1)
5 л. ЭПК
36
Единые Государственные реестры юридических лиц, индивидуальных предпринимателей
Пост.
37
Документы (заявления, копии учредительных документов, выписки из реестра, справки, решения, уведомления и др.) о государственной регистрации юридического лица, о прекращении деятельности юридического лица
15 л. (1) ЭПК
(1) После прекращения деятельности. Решения — пост.
38
Документы (заявления, решения, статусные сведения индивидуального предпринимателя: гражданство, место жительства, сведения о регистрации, паспортные данные, справки, сведения, уведомления и др.) о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя, о прекращении деятельности физического лица в качестве индивидуального предпринимателя
15 л. (1) ЭПК
(1) После прекращения деятельности. Решения — пост.
39
Свидетельства о государственной регистрации, о регистрации ликвидации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей; уведомления на открытие филиалов, представительств
Пост. **
40
Информационные письма, извещения, уведомления о постановке на учет в соответствующих регистрирующих органах
5 л.
41
Единые государственные реестры; документы по их ведению (1)
Пост. (2)
(1) Не указанные в самостоятельных статьях Перечня.
(2) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения
42
Государственные реестры; документы по их ведению (1)
Пост. (2)
(1) Не указанные в самостоятельных статьях Перечня.
(2) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения
43
Опись объектов, подлежащих разграничению между Российской Федерацией и субъектом Российской Федерации, между субъектом Российской Федерации и муниципальным образованием
Пост.
44
Документы (описание границ, схемы, справки, переписка) по закреплению границ муниципальных образований
173
Документы (доклады, справки, отчеты, акты, заключения, представления, предписания, докладные записки) проверок организации:
(1) Для внутренних проверок организации — 5 л. ЭПК.
а) комплексных, тематических (по основным (профильным) для данной организации направлениям деятельности)
Пост. (1)
б) структурных подразделений организации
5 л. ЭПК
174
Документы (акты, предписания, заключения, справки, докладные записки) ревизий организации (за исключением документов периодических бухгалтерских ревизий, предусмотренных ст. 402):
а) по месту проведения
Пост.
б) в других организациях
5 л. ЭПК
175
Переписка о проведении проверок и ревизий
5 л.
176
Журналы, книги учета (регистрации) проверок, ревизий, их решений, определений, предписаний, актов, заключений
5 л.
177
Журналы, книги учета (регистрации) контроля за выполнением решений, определений, предписаний, актов, заключений проверок, ревизий
5 л.
178
Переписка о выполнении решений, определений, предписаний, актов, заключений проверок, ревизий
5 л. ЭПК
179
Протокольные поручения Государственной Думы; документы (докладные записки, справки, информации, переписка) по их выполнению
Пост.
180
Парламентские запросы, запросы и обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации; документы (обзоры, справки, переписка) по их рассмотрению
Пост. (1)
(1) Запросы и обращения депутатов представительных органов власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления — 5 л. ЭПК
184
Единый государственный реестр прав на недвижимое имущество и сделок с ним
Пост. (1)
(1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестре, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранится в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передается на постоянное хранение после завершения ведения
185
Свидетельства, сертификаты на право собственности, владения, пользования имуществом, регистрации и перерегистрации фирменных наименований, знаков обслуживания
Пост. **
186
Документы (постановления, доверенности, заявки, заключения, решения) к свидетельствам, сертификатам
Пост.
187
Переписка по вопросам установления прав собственности юридических и физических лиц
5 л. (1) ЭПК
(1) После выдачи свидетельства о праве собственности
188
Документы (постановления, определения, акты, решения, протоколы (1), заключения, запросы, заявления, переписка) о соблюдении норм законодательства, конфликтах, спорах, иных вопросах правового характера
5 л. (2) ЭПК
(1) Протоколы административных комиссий муниципальных образований — 3 г.
(2) О серьезных нарушениях, повлекших возбуждение уголовных дел и судебных разбирательств — пост.
189
Копии документов (исковых заявлений, доверенностей, актов, справок, докладных записок, ходатайств, протоколов, определений, постановлений, характеристик), представляемых в правоохранительные, судебные органы, третейские суды
5 л. (1)
(1) После вынесения решения
190
Переписка по вопросам правоохранительного характера
5 л. ЭПК
191
Договоры, соглашения об оказании юридических услуг
5 л. (1) ЭПК
(1) После истечения срока действия договора
192
Документы (заключения, справки, переписка) по проведению правовой экспертизы документов
5 л. ЭПК
193
Документы (обзоры, справки, докладные записки, сведения, переписка) об организации и состоянии правовой работы
262
Целевые программы (федеральные, региональные, муниципальные, отраслевые), прогнозы развития регионов, отдельных направлений деятельности:
а) по месту разработки и/или утверждения
Пост.
б) в других организациях
До минования надобности
263
Проекты целевых программ, прогнозов; документы (справки расчеты, доклады, таблицы, сведения) по их разработке
10 л. ЭПК
264
Переписка о разработке целевых программ
5 л. ЭПК
265
Документы (доклады, отчеты, обзоры) о ходе выполнения целевых программ
Пост.
266
Переписка о ходе выполнения целевых программ
5 л. ЭПК
267
Прогнозы (перспективные планы, программы) деятельности и развития организации
Пост. **
268
Концепции развития организации
Пост. **
269
Проекты перспективных планов, программ, концепций развития организации; документы (доклады, справки, сведения, расчеты, таблицы) к ним
10 л. ЭПК
270
Планы экономического и социального развития организации:
а) по месту разработки и/или утверждения
Пост.
б) в других организациях
До минования надобности
271
Бизнес — планы; документы (технико-экономические обоснования, заключения, справки, расчеты) к ним
Пост.
272
Государственные, муниципальные контракты на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг
5 л. (1) ЭПК
(1) По крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам — пост. **
273
Документы (конкурсная документация, протоколы, аудиозаписи, запросы, извещения, уведомления, заявки, сводные заявки, технические задания, графики — календарные планы, доверенности, информационные карты, копии договоров (контрактов) и др.) о проведении открытых конкурсов, конкурсов котировочных заявок (котировок), аукционов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд организации:
(1) По крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам — пост. **
а) в организации — заказчике
5 л. (1) ЭПК
б) в других организациях
5 л.
274
Положения о комиссиях по размещению заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг организации
Пост.
275
Переписка о проведении открытых конкурсов, конкурсов котировочных заявок (котировок), аукционов по размещению заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд организации
5 л.
276
Журналы регистрации протоколов комиссии организации по размещению заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг
5 л.
297
Прейскуранты, ценники, тарифы на продукцию и услуги:
(1) После замены новыми
а) по месту разработки и/или утверждения
Пост.
б) в других организациях
3 г. (1)
298
Справки, расчеты по прогнозированию цен
5 л.
299
Документы (справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы, калькуляции) о разработке, применении цен и их корректировке:
(1) После замены новыми
а) по месту разработки
Пост.
б) в других организациях
3 г. (1)
300
Ценовые соглашения между производителями и поставщиками материально-технических ресурсов
5 л. (1) ЭПК
(1) После истечения срока действия соглашения
301
Протоколы согласования цен на имущество, продукцию и услуги
5 л. ЭПК
302
Протоколы заседаний тиражно-калькуляционной комиссии
5 л.
303
Переписка по вопросам ценообразования
5 л. ЭПК
304
Переписка о разработке, применении и изменении тарифов
5 л. ЭПК
305
Переписка с иностранными организациями о тарифах
15 л. ЭПК
- Аудит промышленной безопасности
- Обучение по охране труда, пожарной безопасности и электробезопасности, теплоэнергетике
- Другие работы
Приказ Росархива от 20.12.2019 N 237
1.1. «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее в тексте – Перечень) подготовлен в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2008, № 20, ст. 2253), с учетом положений других федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов.
1.2. Перечень включает типовые управленческие архивные документы (далее – документы), образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (далее в тексте – организаций) при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.
1.3. Перечень состоит из 12 разделов:
— раздел 1 включает документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями;
— разделы 2 — 4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность;
— раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций;
— раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций;
— раздел 7 включает документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;
— раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;
— раздел 9 содержит документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;
— раздел 10 включает документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;
— раздел 11 содержит документы, отражающие социально–бытовые вопросы, в том числе, социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;
— раздел 12 содержит документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).
1.4. Перечень имеет 4 графы.
В графе № 1 Перечня указаны номера статей. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация.
В графе № 2 Перечня приведены виды документов. Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин «документы», а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью.
В графе № 3 Перечня указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
В графе № 4 Перечня приводятся примечания, комментирующие и уточняющие сроки хранения документов.
… обращаем внимание, что в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз. Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.
По заключению Департамента налоговой и таможенной политики, в соответствии с подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса Российской Федерации налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено Налоговым кодексом Российской Федерации.
Федеральная архивная служба России
(Росархив)Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела
(ВНИИДАД)УТВЕРЖДАЮ
Руководитель
Федеральной архивной
службы России
В.П. Козлов
6 октября 2000 г.1.1. «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» составлен в соответствии с «Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» от 7 июля 1993 г., Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации, от 17 марта 1994 г. N 552, и с учетом положений иных правовых актов Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, современных нормативных документов и методических пособий по экспертизе ценности документов и комплектованию архивов.
1.2. Перечень включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями,*1 независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности.
_____
*1 Далее в тексте вместо слов «учреждений, организаций и предприятий» употребляется слово «организаций».Документы, отражающие специфические функции организаций (присущие определенному виду деятельности), предусматриваются в соответствующих ведомственных перечнях, примерных номенклатурах дел.
1.3. Состав документов и сроки их хранения в Перечне определены в результате непосредственного изучения документов с учетом рекомендаций специалистов соответствующих организаций, а также положений «Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения» (М., 1989), ведомственных перечней документов со сроками хранения, примерных номенклатур дел, а также решений ЦЭПК Росархива об установлении или об изменении сроков хранения отдельных видов документов.
1.4. Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т. е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных).
1.5. Перечень служит целям сохранения, организации и качественного пополнения состава Архивного фонда Российской Федерации. Перечень используется при формировании дел, при подготовке номенклатур дел, при разработке схем классификации документов, при разработке ведомственных перечней дкументов, примерных номенклатур дел, а также в практике работы экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) архивных органов и экспертных комиссий (ЭК) организаций.
3.1. Для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК), в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также представители соответствующего архивного учреждения (для организаций — источников комплектования) по согласованию с ним.
3.2. В своей работе экспертные комиссии руководствуются правовыми актами, нормативными документами, указаниями Росархива, органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации, настоящим Перечнем, нормативными и распорядительными документами руководящего органа своей ведомственной системы, своей организации.
Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и делопроизводственной службой порядок отбора документов на хранение и уничтожение в организации, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением.
3.3. Отбор документов на постоянное, временное хранение и к уничтожению должен проводиться в соответствии с действующими правилами работы государственных, муниципальных архивов, правилами работы архивов организаций (ведомственных архивов), а также указаниями Росархива и архивных органов субъектов Российской Федерации.
Документы, сроки хранения которых определены Перечнем «постоянно», подлежат государственному, муниципальному хранению и передаются в архивы в сроки и в соответствии с порядком, установленным Положением об Архивном фонде Российской Федерации, или по решению негосударственной организации, не являющейся источником комплектования государственного, муниципального архива, хранятся ею самостоятельно.
3.4. По истечении сроков хранения в архивах организаций — источников комплектования управленческая документация, отобранная на государственное, муниципальное хранение с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы, передается в архивы.
3.5. Документы, отобранные экспертной комиссией на постоянное или длительное хранение, описываются в соответствии с установленными требованиями.
3.6. Описи (годовые разделы описей) на документы постоянного хранения составляются в четырех экземплярах, рассматриваются на заседании экспертной комиссии и направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа, учреждения одновременно по всем основным подразделениям организаций — источников комплектования государственного, муниципального архива. Три экземпляра утвержденной описи возвращаются в организацию, а первый экземпляр передается в архив в качестве контрольного документа, по которому будет производиться прием документов на хранение. Описи документов по личному составу длительного срока хранения согласовываются с ЭПК соответствующего архивного органа, учреждения и утверждаются руководителем организации.
3.7. После утверждения описей организации разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.
Уничтожение документов, имеющих по Перечню срок хранения с отметкой «ЭПК», а также не предусмотренных Перечнем, должно согласовываться с архивным органом, учреждением, если последним при утверждении описей документов постоянного хранения не было вынесено решения о возможности уничтожения остальных документов за соответствующий период.
Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым руководителем организации.
3.8. Архивные органы, учреждения проверяют правильность отбора документов на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включения в опись постоянного хранения документов, отобранных к уничтожению или на временное хранение.
3.9. Организации, документы которых приему в государственные, муниципальные архивы не подлежат, уничтожают дела с истекшими по Перечню сроками хранения без согласования с архивными органами, учреждениями при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период времени.
3.10. Отобранные к уничтожению и включенные в акты документы передаются на уничтожение в установленном порядке. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.
3.11. Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом, учреждением описей документов постоянного хранения (для организаций, передающих документы в государственные, муниципальные архивы), а также нарушение установленных настоящим и ведомственными перечнями сроков хранения документов, является незаконным и влечет за собой согласно Положению об Архивном фонде Российской Федерации ответственность в установленном законом порядке.
3.12. Контроль за правильностью применения настоящего Перечня осуществляют Росархив, органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации и местного самоуправления, архивные учреждения.
3.13. С введением в действие настоящего Перечня часть 1-ую «Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения» (М., 1989), утвержденного Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г., считать утратившей силу применительно к указанным в данном Перечне управленческим документам, начиная с середины 90-х годов ХХ в. (с 1995 года). Для отбора управленческих документов за более ранний период времени (80-е — первую половину 90-х годов), а также специфической (отраслевой) документации применяется «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения» (М., 1989).
Похожие записи: