Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кадровые документы для сдачи в архив». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Обложки дел должны быть оформлены по установленным форме и правилам. При подготовке дел к сдаче в архив обычно на обложке каждого дела необходимо дополнить такие данные, как даты дела и количество листов в деле.
Стоит отметить, что все бумаги (приказы по личному составу, личные карточки сотрудников, личные дела, договорные бумаги и т.д.) имеют свою специфику и тонкости архивирования.
Самое важное, что следует знать и помнить о том, что к какому бизнесу бы не относилась Ваша компания, некоторые документы запрещено уничтожать. К таким документам можно отнести бухгалтерскую документацию с постоянным сроком хранения. Также нельзя уничтожать документацию, содержащую данные о сотрудниках компании.
Сдача кадровых документов в архив
Например, в приказе Минкультуры России № 558 от 25 августа 2010 года утвержден «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций».
В организациях же, где кадровая работа давно налажена, деятельность по архивированию документов включена в должностные обязанности одного из сотрудников. Такой сотрудник знает, в какие периоды нужно заниматься архивированием и каковы правила этой работы. Прежде всего, определимся со сроками. Исполненные кадровые документы должны быть сданы в архив не позднее трех лет с момента их выхода из документооборота. Если же по какой-то причине документы задерживаются в отделе кадров, этот момент нужно согласовывать с работниками архива дополнительно.
Получите доступ к демонстрационной версии ilex на 7 дней
Оформление дел предусматривает систематизацию документов в деле, нумерацию листов, составление листа-заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов.
Создание архива следует начинать с определения того, какой архив нужен для Вашей компании. В этом вопросе следует учитывать масштабы Вашей организации. Если компания небольшая, то архив можно включить в состав секретариата или канцелярии.
Нет, не нужно! Перед тем, как документам попасть в шредер, они проходят через пункт сортировки, где документы вынимаются из файлов и отделяются от папок «корона».
В рамках перечня проводится отбор ЭД на постоянное и временное хранение; перечень утверждается экспертной комиссией организации.
Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям.
После ликвидации организации, документы по личному составу (75 лет хранения), в обязательном порядке должны быть переданы в архив на государственное хранение.
Обычно опись дел составляется в двух экземплярах: один экземпляр остается в структурном подразделении, второй — передается в архив организации вместе с делами.
Мы хотим сдать документы на государственное хранение, какие документы нам необходимо подготовить для Ваших специалистов?
Оставить заявку на архивные услуги
Обычно под ними подразумевают: приказы по личному составу, личные дела или личные карточки, лицевые счета или ведомости по начислению заработной платы, трудовые договоры, заключаемые работником с работодателем, должностные инструкции, штатные расписания, штатные расстановки.
Документы организации могут быть переданы в государственный архив исключительно в случае ее ликвидации (гл.5, ст.23, п.10 ФЗ 125«Об архивном деле в Российской Федерации»). При этом ликвидатор, на основании договора, должен оплатить госархиву услуги по приемке документов на хранение (в среднем от 200 до 400 руб. за 1 дело).
Как правило, систематизация документов осуществляется при разработке номенклатуры. При ее составлении, в частности, учитывают сроки хранения документов, правила группировки приказов и т.д.
Документы организации могут быть переданы в государственный архив исключительно в случае ее ликвидации (гл.5, ст.23, п.10 ФЗ 125«Об архивном деле в Российской Федерации»). При этом ликвидатор, на основании договора, должен оплатить госархиву услуги по приемке документов на хранение (в среднем от 200 до 400 руб. за 1 дело).
Датами дела (крайними датами дела) являются даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
В организациях (источниках комплектования) по истечении сроков хранения проводится совместно с уполномоченным органом государственной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, Госархивом экспертиза ценности ряда документов на предмет включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Правила использования информации
Однако это определение слишком расплывчато, кадровым служащим трудно самостоятельно применять его на практике, поэтому они ориентируются на перечни документов, обязанность по хранению которых установлена на законодательном уровне.
Методическую и практическую помощь службе кадров при проведении работ по экспертизе ценности дел оказывают служба делопроизводства, архив и экспертная комиссия (ЭК) организации, которая направляет общий процесс экспертизы ценности дел в структурных подразделениях.
Собираем личные карточки, приказы, письма, которые уже вышли из документооборота и формируем их в дела. Для этого необходимо определить срок их хранения и распределить относительно этого: вместе должны лежать документы с одинаковым сроком хранения.
Положения п. 9.7 Правил являются основанием для проведения процедуры передачи дел. В частности, им установлено, что при ликвидации организации ее документы подлежат передаче в организацию, являющуюся ее правопреемником.
Правила издания «Положения об архиве»
Во время проведения процедуры ликвидации кадровику необходимо обратиться в орган управления архивным делом, действующим на территории субъекта РФ. Информацией о его местонахождении обычно располагает местная администрация.
В делах должны находиться подлинники рабочих бумаг (карточки сотрудников, регистрационные книги, приказы по личному составу и т.д.). Однако есть исключения: копии допустимы в случае, когда подлинник был отослан гражданину или в другую компанию (у автора будет свой второй экземпляр или копия). Как правило, это касается переписки.
Договор с государственным архивом о передаче документов на хранение и акт приема передачи документов на государственное хранение. Во время конкурсного производства, предъявляется акт приема передачи документов на государственное хранение.
Приветствуем Вас на странице, на которой Вы узнаете все самое важное об архиве кадровых документов. Мы расскажем Вам о сроках хранения, номенклатуре дел, условиях передачи на государственное хранения, основных требованиях архивного законодательства и многом другом.
В отделе кадров любой организации хранится до 90% всех важных документов с долговременными сроками хранения. Сроки хранения документов определяет «Перечень типовых управленческих архивных документов…..» (утвержден приказом Минкультуры РФ от 25.08. 2010 г. N 558, зарегистрирован в Минюсте РФ 08.09.2010 г. за N 18380).
Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: «в деле имеются документы за … год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.
Разработать Положение будет довольно нетрудно, если использовать Основные правила работы архивов организации. Для определения того, какие обязанности прописать в должностной инструкции, воспользуйтесь Квалификационным справочником должностей, руководителей и других служащих.
Если в нумерации допущено большое количество ошибок, проводится перенумерация: старый номер зачеркивается одной наклонной чертой и рядом проставляется новый.
Какие документы Вы получаете после сдачи документов в государственный архив?
Не оставляйте документы, содержащие персональные данные и конфиденциальную информацию без, присмотра (оригиналы на рабочих столах, экранах мониторов в помещениях с общим доступом).
Решение о приеме или уничтожении документов с отметкой «ЭПК» («ЭК») принимают экспертные комиссии архивных органов, учреждений. Данная отметка может быть использована и коммерческими организациями, не являющимися источниками комплектования, при решении вопроса о постоянном хранении своих документов.
Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.
Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока по Перечню типовых управленческих документов следующим образом. Государственные, муниципальные организации — 10 лет.
Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.
В соответствии с п. 9.3 Правил все документы передаются на постоянное хранение в государственный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы.
При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Сроки хранения документов, данные в пункте 2.4 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного Росархивом 6 октября 2000 года, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают. Составление дел необходимо осуществлять в соответствии с номенклатурой компании: включение документов в дела другими способами запрещено.