Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец журнала регистрации личных дел работников». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
При оформлении личного дела разрешается принимать документы, которые датируются более ранним сроком, нежели дата принятия на работу сотрудника. Этот вопрос рассматривается в отдельных случаях, но, как правило, разрешается в пользу работника.
Любое учреждение, ведущее личные дела сотрудников, может для удобства учета документов оформить журнал учета. Он сделает работу с персональными данными сотрудников организации более простой, поскольку:
- все сведения систематизированы;
- поиск сведений занимает меньше времени;
- такой формат удобен в применении;
- защита персональных данных работников находится на необходимом уровне.
Что еще скачать по теме «Белкомархив»:
Дата в конце описи проставляется работником кадрового подразделения и заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив) после завершения процедуры приема-передачи личных дел. До передачи в архив личные дела уволенных работников продолжают оставаться на учете в кадровой службе.
И 20 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2 (далее — Инструкция), установлено, что личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел.
Чтобы грамотно вести этот документ, следует учитывать некоторые правила:
- фиксации подлежат абсолютно все заявления, подаваемые работниками фирмы;
- передавать документы надо в двух экземплярах;
- особенно правильно заполняется в журнале строка о дате подачи обращения;
- допускается компанией создать собственный регламент, на основании которого будет вестись этот журнал, поэтому лицо, назначенное ответственным за этот процесс, должно четко следовать этим правилам.
Журнал регистрации личных дел работников: образец
Важно! Каждое такое обращение непременно изучается руководителем, а также дается ответ в письменном виде.
В бюджетных и коммерческих организациях личные дела могут вестись на всех сотрудников либо выборочно. Например, только на руководителей или на руководящий состав и материально ответственных лиц и т. д.
Ведь, именно в нем фиксируется вся кадровая структура организации, состав и численность работников, а также ежемесячный фонд заработной платы. О том, как составить эту форму и как выглядит унифицированный пример штатного расписания, вы узнаете из этой статьи.
Правила оформления журнала учета личных дел работников
Перепечатка материалов и использование их в любой форме, в том числе и в электронных СМИ, возможны только с письменного разрешения администрации сайта. Ссылка на сайт обязательна.
По определению ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Соответственно, оформление личного дела сотрудника, образец по ГОСТу, — это, условно говоря, папка, в которую подшиваются ,бумаги, содержащие сведения о работнике, о его трудовой деятельности и стаже. Вести личные дела сотрудников по закону обязательно только в государственных и муниципальных организациях. Закон же определяет и требования к их оформлению. Но практическая польза от такого документа будет в любой организации. Поэтому многие для удобства сбора, обработки и хранения информации предпочитают вести персональные дела всех работников или отдельных категорий. Разберем эту тему подробнее.
Порядок учета и хранения личных дел госслужащих строго регламентирован ФЗ от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609, касающегося персональных данных госслужащих.
Образец журнала (книги) учета личных дел
Важно! Данный документ не проверяется ФНС или другими государственными учреждениями, поэтому наличие ошибок не считается значимым моментом, но все же желательно предусмотреть некоторые меры ответственности для лица, которое занимается ведением журнала, чтобы все записи вносились своевременно и правильно.
Журнал учета результатов ветеринарного надзора товаров, включенных в Единый перечень товаров, подлежащих ветеринарному контролю (надзору), утвержденный Решением Комиссии Таможенного союза от 18 июня 2010 г.
Оформление и дальнейшее ведение личных дел сотрудников требует дополнительных временных и кадровых ресурсов.
Страницы книги учета личных дел нужно защитить от изъятия и дополнительных вложений. Для этого можно использовать варианты:
- Страницы нумеруются, шнуруются, скрепляются печатью (сургучной, мастичной), сам журнал учета заверяется начальником кадровой службы или заместителем руководителя учреждения, в ведении которого находятся вопросы персонала, или непосредственно руководителем.
- Листы нужно пронумеровать по порядку и прошнуровать. На узел шнуровки на последней странице сделать наклейку с оттиском печати кадровой службы или организации. Сделать заверительную надпись:
Оформление и дальнейшее ведение личных дел сотрудников требует дополнительных временных и кадровых ресурсов.
Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.
По истечению данного срока персональные дела работников уничтожаются. Исключением являются документы граждан, занимавших руководящие должности, имевших правительственные награды и различные звания и т.п. Такие дела хранятся постоянно и уничтожению не подлежат.
Разработать и утвердить форму ШР желательно в самом начале деятельности фирмы. Но если расписание забыли утвердить, сделать это можно в любой момент существования бизнеса. Кроме того, его можно утверждать заново хоть каждый месяц. Или вносить необходимые изменения в уже действующий образец на основании специального приказа.
Личное дело — это папка, в которую подшиваются различные бумаги, касающееся сотрудника предприятия. Эти документы могут быть как подлинниками, так и их копиями. Существует перечень документов, которые подшивают в подобную папку:
- заявление работника в данную организацию о приёме на работу;
- трудовой договор, который был оформлен, когда данное лицо поступало в данную организацию;
- кроме того, все дополнительные соглашения, которые заключались вдобавок к самому трудовому договору;
Кроме того, в личном деле должна быть опись, которая включает перечень всех документов, которые в нём присутствуют.
Единой формы для ведения журнала регистрации дел не существует. Можно самостоятельно изменять правила оформления и заполнения. Обычно в него входят графы:
- номер личного дела;
- Ф.И.О. работника;
- дата приема (дата оформления личного дела), дата и номер приказа о приеме на работу;
- должность;
- структурное подразделение;
- дата увольнения (дата закрытия личного дела), дата и номер приказа о прекращении трудового договора с работником (увольнении);
- при необходимости можно использовать графу «Примечания».
Личные дела подлежат учету и регистрируются в соответствующем журнале. Его форму можно разработать самостоятельно. Чаще всего в графы заносятся номера дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.
Книга учета позволяет установить фактическое ознакомление госслужащего с материалами дела, а также их цель. Несмотря на то, что в личных делах содержится карточка ознакомления, ведение журнала личных дел позволяет оптимизировать процесс, в том числе для проверяющих органов.
Оформляем журнал учета личных дел работников
До изготовления журнала учета нужно определить, как будут расположены страницы — вертикально или горизонтально. Первый вариант оптимален для малого числа граф. При необходимости отражения большого объема информации приемлем второй вариант.
Личное дело отображает качества работника, его возможность выполнять свои обязанности на месте работы.
Как только сведения о конкретном заявлении заносятся в журнал, осуществляется подтверждение того, что от сотрудника фирмы поступило обращение. К особенностям данного процесса относится:
- документу присваивается определенный номер, а также фиксируется дата его получения, в результате чего он приобретает юридическую силу;
- отсутствуют какие-либо строгие правила или требования к ведению этой документации, поэтому обычно данные вопросы решаются внутри каждой фирмы в индивидуальном порядке;
- если принимается решение о формировании данного документа, то выпускается соответствующий приказ;
- если в компании работает достаточно много специалистов, то желательно оформлять отдельный журнал для всех обращений от них к руководству;
- занимается регистрацией всех поступающих заявлений секретарь, а также можно назначить ответственным за это какого-либо работника отдела кадров;
- исполнитель назначается специальным приказом, а также он должен ознакомиться со своими обязанностями в письменном виде и под роспись;
- требуется хранить личные дела всех трудоустроенных граждан в течение 5 лет, поэтому во время данного срока все копии приказов и сам журнал учета обращений должны находиться в архиве.
Так как на любом предприятии из-за большого количества сотрудников уследить за всеми документами и их потоком невозможно, то очень важно соблюдать все правила оформления, дабы избежать потери важной информации, которая может препятствовать организации рабочего процесса.
Важный материал на тему: «Журнал регистрации личных дел работников образец» с профессиональной точки зрения. Если возникнут вопросы, вы всегда их можете задать дежурному юристу.
Белформа поможет составить акт, договор, завещание или любой другой документ на базе имеющихся шаблонов.
Штатное расписание (ШР) по Трудовому кодексу совсем не обязательно. При желании работодатель может работать и без бланка этого образца, включая наименование должностей и размеры окладов в трудовые договоры и приказы о приеме сотрудников на работу.
При изъятии из папки документа во внутреннюю опись ставится отметка. Вкладывают справку-заместитель, в которой отражено когда, кем, для чего, на какой срок взята бумага. Заверяют подписями уполномоченный работник, и тот, кто его получил. Изъятие возможно только с разрешения руководителя предприятия или начальника отдела кадров.
Все личные дела предприятия отображаются в специальной тетради или журнале, где им предоставляется специальный номер по месту работы. В таком журнале содержится краткая информация о деле: Ф.И.О. сотрудника, дата передачи в архив, дата начала ведения дела, номер.
Ошибочно мнение, что любой сотрудник отдела кадров имеет доступ к личным делам работников. Это не так, вся власть и возможность внесения изменений производится уполномоченным человеком.Записи вносятся синими, фиолетовыми или черными чернилами. Исправления или удаление сведений с использованием корректирующих средств не допускаются.
Личные дела всех работников, которые в настоящее время работают на предприятии, требуется держать в его отделе кадров, соответственно журнал содержится там же. Для их хранения служит специальный несгораемый шкаф. Хранилище держат на замке и при этом опечатывают.
Образец журнала учета переработки военнослужащим
Имея под рукой форму расписания, любой человек сможет без труда составить мнение о средней численности сотрудников, о ежемесячном фонде заработной платы и о роде деятельности фирмы.
Несмотря на это, многие предприятия вменили в обязанность кадровым службам ведение этого документа. Впоследствии это значительно упрощает работу, так как вся информация систематизирована, и ее поиск занимает минимум времени.
Это, как уже говорилось, для госов, для всех остальных организаций правила и порядок хранения устанавливает руководство компании, но с одним железным требованием, которое предписывает закон, — персональные данные работников должны охраняться, и режим кофиденциальности нарушать никому не позволено.
Похожие записи: